Planera

Innan du genomför en upphandling behöver du planera och förbereda arbetet. En del av planeringen inkluderar arbetet för att säkerställa skäliga arbetsvillkor för arbetstagarna.

Under planeringsfasen inleder du arbetet med att bedöma om det är aktuellt att ställa arbetsrättsliga villkor när svensk rätt är tillämplig, det vill säga enligt kollektivavtal.

I planeringsfasen hanterar du följande uppgifter:

  • Identifiera värdet på den kommande upphandlingen.
  • Definiera mål och syfte för arbetet med den aktuella upphandlingen.
  • Identifiera redan genomförda riskbedömningar för oskäliga arbetsvillkor.

Om din organisation har tydliga ledningsbeslut om hur verksamheten ska arbeta med detta, exempelvis genom en övergripande policy, ett strategidokument eller liknande, kan det vara så att planeringsfasen redan eller delvis är genomförd.

Värde på upphandlingen

När du startar en upphandling behöver du först identifiera vilket värde det kommande kontraktet uppskattas till för att göra en första kontroll om det finns skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor. Detta kan vara en lätt uppgift att ta fram om det är ett återkommande kontrakt där du har inköpsstatistik. Om det däremot är ett nytt behov som har uppkommit får du utgå från den budget som finns för utförandet av det upphandlande kontraktet.

Visar det sig att värdet av det kommande kontraktet kommer att överstiga de tröskelvärden som finns, kan du ha en skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen. Så blir fallet om det skulle visa sig att det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor för dem som ska utföra arbetet enligt kontraktet.

Tröskelvärden 

Är värdet av kontraktet under gällande tröskelvärden eller avser kontraktet sociala tjänster och andra särskilda tjänster, kan det fortfarande vara relevant att ställa arbetsrättsliga villkor, om det skulle bedömas behövas. Se mer under ”Definiera egna mål och syften”.

Om Sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt lag om offentlig upphandling, bilaga 2 och 2a 

Definiera egna mål och syften

I planeringen inför upphandlingen är det bra att definiera vilka mål och syften du har med upphandlingen. Även om det inte är en skyldighet enligt lagens mening att ställa arbetsrättsliga villkor kan din organisation fortfarande ha egna uppsatta mål. Det kan till exempel handla om att säkerställa skäliga arbetsvillkor för vissa arbetstagare eller inom vissa branscher. Eller så är föremålet för upphandlingen av medialt intresse eller uppmärksammat på annat sätt. Det kan då vara av intresse att undersöka behovet trots att du inte har en laglig skyldighet att ställa villkoren.

I dessa fall kan du behöva genomföra en behövlighetsbedömning för att analysera om det är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor för att minimera en risk för osund konkurrens eller uppnå din organisations målsättningar. Detta beror självklart på hur målen i din organisation är beskrivna och vilket strategiskt värde din upphandling har.

Har Upphandlingsmyndigheten genomfört en riskbedömning om oskäliga arbetsvillkor som kan vägleda mig?

Har du kommit fram till att du behöver göra en behövlighetsbedömning är det bra att planera för hur du ska genomföra det arbetet. Titta på vår webbplats för att se om vi har genomfört en riskbedömning för oskäliga arbetsvillkor.

Du behöver tänka på att våra riskbedömningar är generella för hela Sverige. En bedömning måste också alltid göras i det enskilda fallet. Varje enskild upphandling har olika förutsättningar och det kan även förekomma vissa regionala skillnader. Det är därför bra att göra en marknadsundersökning och tillsammans med potentiella leverantörer eller lokala företrädare för arbetsmarknadens parter analysera hur situationen ser ut för din upphandling.

I vissa fall kan du till exempel inkludera din och andra organisationers erfarenheter inom samma bransch för att analysera hur riskerna ser ut för oskäliga arbetsvillkor. Det kan också förekomma skillnader på grund av att andra krav eller villkor har ställts. Detta kan medföra att riskerna inte längre är aktuella för just din upphandling, eller att det förhöjer den risk vi har identifierat.

Upphandlingsmyndigheten har genomfört en riskbedömning och du har konstaterat att det inte finns andra förutsättningar för din upphandling

Visar din behövlighetsbedömning att arbetsrättsliga villkor kan behöva ställas i upphandlingen söker du efter relevanta villkor i vår kriteriedatabas om det finns. Har vi inte publicerat några relevanta villkor bör du i en marknadsundersökning ta reda på om någon annan upphandlande myndighet eller enhet har annonserat en liknande upphandling med arbetsrättsliga villkor.

Om du hittar en liknande upphandling med arbetsrättsliga villkor bör du ta kontakt med den upphandlande myndigheten eller enheten för att få information om hur de har fastställt villkoren. Du behöver säkerställa att du annonserar villkor som är anpassade till det kontraktsföremål som du ska upphandla och eventuellt genomföra kompletterande samråd med parterna.

Hittar du inte någon liknande upphandling med publicerade arbetsrättsliga villkor behöver du själv kontakta parterna för att fastställa villkoren.

Fortsätt under steget ”Upphandla - Fastställa villkoren”

Upphandlingsmyndigheten har genomfört en riskbedömning och du har konstaterat att det finns andra förutsättningar för din upphandling

Om det skulle visa sig i en marknadsundersökning att det finns andra förutsättningar för din upphandling eller regionala skillnader på leverantörsmarknaden, behöver du agera efter de risker som finns för din upphandling.

Du har ingen laglig skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen som du ska genomföra om din behövlighetsbedömning visar att det inte är behövligt att ställa arbetsrättsliga villkor. Trots att vår generella riskbedömning visar på indikationer om oskäliga arbetsvillkor för hela landet. 

Skulle däremot din behövlighetsbedömning visa att det är behövligt på grund av risk för oskäliga arbetsvillkor trots att vår riskbedömning visar något annat, kan du ha en skyldighet att ställa arbetsrättsliga villkor.

Upphandlingsmyndigheten har inte genomfört en riskbedömning

Har vi inte publicerat någon riskbedömning ska du ändå genomföra en behövlighetsbedömning om

  • upphandlingen du ska genomföra är över tröskelvärdet och avser inte sociala tjänster och andra särskilda tjänster
  • eller din organisation har egna organisatoriska mål som strävar efter att ställa arbetsrättsliga villkor.

Fortsätt under steget ”Kartlägga” för information hur en behövlighetsbedömning kan gå till