Upphandla

När du tar fram upphandlingsdokumenten ska du i dem formulera de arbetsrättsliga villkor som ska ingå. Till din hjälp finns färdiga mallar.

I upphandlingsfasen hanterar du följande uppgifter:

  • Fastställa de arbetsrättsliga villkoren enligt kollektivavtal i upphandlingsdokumenten.
  • Genomföra samråd med arbetsmarknadens parter för att fastställa villkoren.
  • Ta fram en uppföljningsplan av villkoren i upphandlingsdokumenten.

Vi har publicerat mallar för kontraktsvillkoren samt en mall för ifyllandet av villkoren för arbetstid, lön och semester. Dessa hittar du i vår kriteriedatabas. Villkoren är utformade på en basnivå för att du ska kunna uppfylla dina skyldigheter eligt lagstiftningen när det gäller arbetsrättsliga villkor för arbetet som utförs i Sverige.

Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas

Fastställa villkoren

När du får ut kollektivavtalet bör du först skapa dig en överblick, bland annat utefter parternas information, om var villkoren för lön, arbetstid och semester finns. Villkoren i ett kollektivavtal kan finnas i olika delar av kollektivavtalet samt i bilagorna.

När du tar fram villkoren är det viktigt att säkerställa att alla villkor kommer från ett och samma kollektivavtal. Du får alltså inte ta lönevillkor från ett kollektivavtal och arbetstidsvillkoren från ett annat. Kollektivavtalen är förhandlade av parterna i ett sammanhang. Till exempel kan en lägre lön vara kompenserad av en mer förmånlig semesterreglering. Det skulle också vara mindre förenligt med den svenska arbetsmarknadsmodellen om upphandlande myndigheter eller enheter skulle skapa egna avtal genom att använda sig av villkor från olika avtal.

Kommer flera yrkesgrupper att medverka till fullgörandet av kontraktet samt att det har visat sig behövlighet för flera yrkesgrupper, behöver du fastställa villkoren för alla yrkesgrupper där det är behövligt.

Lönenivåer

I Sverige finns det inga lagstadgade nivåer för lön. Lönenivån regleras därför uteslutande genom kollektivavtal eller enskilda anställningsavtal. För fastställande av lönevillkoren är det viktigt att se om kollektivavtalet reglerar lön för utfört arbete eller inte och på vilken nivå lönevillkoren är. Lönevillkoren kan benämnas som ”grundlön” och kan avse en ersättning för en ställtid mellan utförandet av olika arbetsuppgifter. Detta ska då inte likställas med de lönevillkor som ska ställas i en upphandling, då dessa ska avse den lön som utgår för arbetad tid. Villkoren för lön innebär också att villkor ska ställas på vissa lönetillägg till exempel tillägg för obekväm arbetstid och övertidsersättning.

Innan du fastställer ackordslöner i din upphandling bör du i samråd med arbetsmarknadens parter konstatera om hur du kan följa upp efterlevnaden av ackordslöner. Det vill säga är ackordsmodellen sådan så att du teoretisk kan kontrollera att arbetstagarna får rätt ackordslön? Eller är det en kvalitativ ackordsmodell som kräver sakkunskap om hur väl ett arbete har utförts? I de fall ackordsmodellen är kvalitativ bör du överväga att se det som att villkoren inte kommer gå att följa upp och att du därmed inte ska fastställa ackordslöner i din upphandling.

Lönebegreppets närmare innehåll kan variera mellan olika branscher och bör därför i det enskilda fallet avgöras med ledning av kollektivavtal eller praxis i den aktuella branschen.

Framkommer inga lägsta lönenivåer i kollektivavtalet så har du fortfarande en skyldighet att fastställa villkor på arbetstid och semester enligt kollektivavtalet.

Arbetstid och semester

Det är viktigt att villkoren du ställer i upphandlingen inte är lägre än lagstadgade nivåer enligt arbetstidslagen eller semesterlagen. Dessa lagstiftningar är semidispositiva, det vill säga att vissa paragrafer i lagarna kan undantas om arbetsmarknadens parter kommer överens om annat i ett kollektivavtal. Det är dock viktigt att komma ihåg att ett kollektivavtal bara är giltigt för de medlemmar som är bundna till kollektivavtalet. Då din skyldighet är att säkerställa att arbetstagaren får skäliga arbetsvillkor även när deras arbetsgivare, det vill säga leverantören, inte är bundna till ett kollektivavtal, så får inte de arbetsrättsliga villkoren i upphandlingen ha en lägre nivå än lagstiftningen.

Det framgår inte alltid av kollektivavtalen om lagstiftningen har frångåtts eller inte. Du bör därför fråga arbetsmarknadens parter om lagstiftningen har frångåtts och i så fall i vilka avseenden.

Arbetstidslagen (webbplats Sveriges riksdag)

Semesterlagen (webbplats Sveriges riksdag)

Formulering av villkoren

När du tar fram upphandlingsdokumenten är det viktigt att de arbetsrättsliga villkoren integreras med de andra kontraktsvillkoren. Du skapar då en tydlighet för anbudsgivarna och begränsar inte konkurrensen till de anbudsgivarna som är bundna till det kollektivavtalet som du har baserat dina villkor på.

I Sverige är det frivilligt att teckna kollektivavtal. Det är därför inte tillräckligt att enbart hänvisa till några paragrafer eller sidor i ett eller flera kollektivavtal om anbudsgivarna inte kan få tillgång till kollektivavtalet. Det kan även vara olämpligt att hänvisa till paragrafer eller sidor i ett kollektivavtal, även om det bifogas. Det medför onödigt många dokument, som gör det svårare för anbudsgivarna att ta till sig det väsentliga som upphandlingen avser och som ska gälla under kontraktstiden.

Lagen om medbestämmande i arbetslivet (webbplats Sveriges riksdag)

Villkoren ska även gälla för underleverantörer som direkt medverkar till fullgörandet av kontraktet. Detta framgår även av våra mallar till kontraktsvillkor. I praktiken är det svårt att tolka begreppet ”direkt medverkar till fullgörande av kontraktet” och fastslå en generell princip för exakt vilka underleverantörer som omfattas. För att förtydliga detta bör en diskussion föras med potentiella leverantörer i en marknadsundersökning, men även i samband med uppföljningen av kontraktet.

Villkor som ska gälla för underleverantörer

Vad du behöver tänka på under samråden.

Samrådet med arbetsmarknadens parter bör ske löpande under tiden du fastställer villkoren, för att skapa tydlighet och förståelse när du fastställer villkoren i upphandlingsdokumenten.

För att få en så bra dialog som möjligt med arbetsmarknadens parter kan det vara bra att inför samrådet, när du får del av kollektivavtalet, säkerställa vilka tidsramar som parterna kan behöva för att genomföra samrådet.

Om ni har kommit överens om att parterna ska identifiera och ta fram förslag på arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtalet är det viktigt att du förstår vad de föreslagna villkoren innebär. Bedömer du tolkningen som svår eller inte förstår vissa ord eller begrepp är det viktigt att fråga parterna om ett förtydligande. Får du därefter inte en gemensam tydlig förklaring av båda parter, bör du överväga att inte ställa villkoren i upphandlingen. Bristen på en gemensam förklaring kan ses som att parterna inte är överens om tolkningen av kollektivavtalet. Det kan då saknas förutsättningar för att ställa villkoren i en upphandling. Detta trots att det finns ett behov av att ställa villkoren.

Om det istället var överenskommet att du ska ta fram villkoren från kollektivavtalet är det viktigt att samråd sker med båda parter. Detta för att säkerställa att innebörden av den text du har tagit fram stämmer överens med parternas gemensamma bild och innebörden av kollektivavtalet. Efter varje återkoppling från parterna är det viktigt att justera villkoren efter parternas synpunkter.

Ibland kan det bli nödvändigt att genomföra samråd i flera omgångar för att säkerställa att du förstår innebörden av villkoren. När du ska följa upp villkoren underlättar det att du och leverantören förstår innebörden av de villkor du har integrerat i kontraktet.

Uppföljningsplan

I samband med att ni tar fram de arbetsrättsliga villkoren (och de övriga kraven och villkoren) till upphandlingsdokumenten är det viktigt att fundera på hur din organisation ska följa upp dem genom att ta fram en uppföljningsplan. Er uppföljningsplan för de arbetsrättsliga villkoren bör anpassas till hur och när andra villkor och krav ska följas upp samt till

  • Hur stor risk det finns för oskäliga arbetsvillkor?
  • Hur strategiskt viktiga de arbetsrättsliga villkoren är i den enskilda upphandlingen?
  • När relevanta personer i er organisation kan medverka i uppföljningen.

När ni tar fram er uppföljningsplan av villkoren bör ni även fundera på hur ni ska hantera brister som kan uppstå. Uppföljningsplanen, eller beskrivning av hur uppföljningen kommer gå till, och formulering av påföljder av brister kan inkluderas i upphandlingsdokumenten. Tänk på att sanktionerna bör stå i proportion till kontraktsvärdet och de konsekvenser bristerna kan orsaka. Det finns inget som hindrar att en sanktion utesluter möjligheten att använda andra sanktioner, om bristerna fortsätter och om ni har angett detta i kontraktet.

Exempel på sanktionerna kan vara:

  • beställningsstopp (om detta är möjligt)
  • innehållande av betalning/prisavdrag
  • vite.

Läs mer om hur brister kan hanteras under steget Förvalta.

Ta hänsyn till värdet av hela kontraktet, kontraktets strategiska betydelse samt vilka möjligheter ni kommer att ha för att följa upp efterlevnaden av villkoren när ni formulerar sanktioner. Kommer ni till exempel ha möjligheten att tillfälligt kunna stoppa leveranser eller köpa från någon annan leverantör om ni upptäcker allvarliga brister.

Syftet med lagstiftningen om arbetsrättsliga villkor är att motverka oskäliga arbetsvillkor och främja en sund konkurrens. Formulera därför hellre lämpliga påföljder i kontraktet som främjar att leverantören ändrar sitt arbetssätt, istället för att ni direkt begär vite eller säger upp kontraktet med omedelbar verkan. Självklart bör ni säkerställa att ni alltid har möjlighet vidta lämpliga sanktioner om ni bedömer att det finns sakliga skäl att göra det.