Rusta organisationen för sysselsättningskrav

BESLUTSFATTARE OCH LEDNING| Är din organisation redo att börja ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling? Innan era inköp kan bli ett framgångsrikt arbetsmarknadsinstrument behöver ni förbereda er organisation och ta fram viktiga styrdokument.

I vårt stöd för ökad sysselsättning i offentlig upphandling utgår vi från inköpsprocessen som den illustreras av Upphandlingsmyndigheten. Ett offentligt inköp består av så mycket mer än själva upphandlingen. I illustrationen kan du se de olika steg som ingår i en effektiv inköpsprocess.

Men ska processen bli effektiv och offentliga inköp ett verkligt styrmedel krävs en tydlig strategi och konkreta styrdokument som organisationen kan följa. Det symboliseras av pilen in i processen i illustrationen ovan.
Här får du tips om hur ni tar steget mot att använda offentliga inköp som strategiskt verktyg.

För att styra mot sysselsättningskrav i era offentliga upphandlingar bör ni som beslutsfattare och ledning ta hänsyn till och förbereda följande:

  • beskriv syfte, krav och vad ni vill uppnå med sysselsättningskrav i offentlig upphandling
  • analysera organisationens inköpsbehov på lång sikt och ta fram en plan utifrån till exempel affärsplaner, budget och annan långtidsplanering
  • gör en marknadsanalys, analysera arbetsmarknad och lämpliga branscher i samverkan med verksamhet som är experter på arbetsmarknadsfrågor och matchning, branschorganisationer, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, näringsliv och andra lämpliga aktörer
  • planera tillräckliga resurser och vilken roll i organisationen som gör vad i inköpsprocessen
  • ta beslut om att sysselsättningskrav ska ställas, i vilken typ av upphandlingar, eventuella lokala och regionala skillnader och vad som i övrigt styr dessa upphandlingar – använd gärna beslutsunderlaget nedan för beslut
  • skapa styrdokument som praktiskt stödjer de roller som ska genomföra upphandling med sysselsättningskrav
  • för dialog både internt och externt för att förankra beslutet dels inom den upphandlande organisationen, dels inom potentiella leverantörer och aktuella branscher
  • ta del av uppföljning och anpassa styrdokument och organisation vid behov.

Använd gärna frågeställningarna i mallen för beslutsunderlag som utgångspunkt för analys, planering och beslut. För att närmare se vilka uppgifter som ska utföras i respektive steg i inköpsprocessen se
För upphandlande organisation.

Mer information om marknadsanalys, tidig dialog, resurssättning och bedömning inför beslut hittar du nedan.


Marknadsanalys

En övergripande marknadsanalys av om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan även användas i det operativa arbetet för en snabbare process. Analysen kan till exempel ta hänsyn till:

  • upphandlingens ekonomiska värde och upphandlingens längd. Till exempel kan det avgöras om sysselsättningskrav bara ska ställas i upphandlingar som omfattar ett visst antal månader och inte ställa krav i korta upphandlingar (till exempel att avtalet ska vara över sex månader eller avtal som utförs av mer än en heltidstjänst).
  • om upphandlingens värde mest består i personalkostnader eller maskin- eller investeringskostnader. Kontrakt som främst bygger på utfört arbete har en högre andel personalkostnader vilket kan ge större utrymme för sysselsättningskrav inom ramen för kontraktet.
  • kravställning på antal sysselsatta personer bör anpassas efter vad som ska utföras och uppnås. Vid sysselsättningskrav bör uppdraget omfatta fler än en person som utförare av upphandlingsföremålet.

Varje upphandlande organisation behöver göra sin analys på lokal eller regional nivå för att bedöma om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i samband med en viss upphandling. Det kan till exempel finnas regionala skillnader på arbetsmarknaden beroende på konjunktursvängningar som kan påverka tillgången på personer som står till arbetsmarknadens förfogande. Under analystiden bör organisationen samråda med lämpliga aktörer, till exempel näringslivet, branschorganisationer, arbetsmarknadsparter, leverantörer och andra relevanta organisationer.

För att få en väl underbyggd marknadsanalys och skapa goda förutsättningar för att lyckas med en upphandling med sysselsättningskrav bör även en tidig dialog med leverantörer, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer samt andra relevanta aktörer genomföras. Det är också viktigt att föra en dialog i den egna organisationen med berörda interna parter inför marknadsanalysen och inför dialogen med leverantörer och andra organisationer.

Här finns exempel på hur man gör en marknadsanalys.


Tidig dialog

Tidig dialog kan innebära att träffa potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer för att få kunskap om dels hur sysselsättningskrav kan fungera på bästa möjliga sätt i den aktuella upphandlingen, dels vilka lösningar marknaden kan erbjuda utifrån upphandlingens mål och syfte samt leverantörernas verksamhetsbehov. Mer fördjupad information om hur en tidig dialog genomförs finns här på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

Här finns information om hur en tidig dialog utförs.


Resurssättning

För att en upphandling med sysselsättningskrav ska bli framgångsrik krävs att det finns tillräckliga resurser för att klara av hela processen. Likaså att det är tydligt vilka roller som ska utföra de olika uppgifterna. Redan innan processen startar måste det alltså stå klart vilka olika roller som berörs, det kan vara till exempel beställare eller projektledare, upphandlare eller kontraktsansvarig. Att en upphandlare ensam ska utföra alla uppgifter är sällan framgångsrikt.

Även i rekryteringsprocessen bör det tydliggöras vem som är matchningsansvarig. Den rollen kan finnas internt i organisationen om det till exempel finns en arbetsmarknadsförvaltning. Det kan även vara en extern part, till exempel Arbetsförmedlingen eller en privat arbetsmarknadsaktör.

För att närmare se vad som ingår i rekryteringsprocessen se
För matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör


Bedömning inför beslut

Exempel på förutsättningar som krävs och faktorer som upphandlande organisationer bör överväga inför ett beslut att ställa sysselsättningskrav är:

  • att samråd har skett med branschen, näringslivet, arbetsmarknadens parter (arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer) och andra relevanta organisationer om möjligheterna för att ställa sysselsättningskrav, eller finns eventuella branschöverenskommelser om praktik, utbildningsinsatser och liknande redan
  • att dialog med potentiella leverantörer ska genomföras innan upphandlingen påbörjas för att kartlägga vad som kan vara ett lämpligt sysselsättningskrav och för att ge leverantörerna en möjlighet att förstå vad som förväntas av den som vinner kontraktet
  • att en kartläggning har gjorts att det finns lämpliga arbetssökande ur den definierade målgruppen på arbetsmarknaden
  • att det inte ska finnas risk för undanträngningseffekter, det vill säga att ordinarie arbetstillfällen trängs undan till förmån för nya personer utifrån sysselsättningskravet
  • att det inte får bli oproportionerligt tungt för leverantörerna att uppfylla kraven
  • att det finns möjlighet och resurser att följa upp och att bristande efterlevnad kan sanktioneras
  • att det finns stöd, möjlighet och förutsättningar för leverantören som vinner kontraktet att uppfylla kraven
  • att det finns stöd och engagemang från den upphandlande organisationens ledning för att avsätta resurser och rätt ambitionsnivå för samarbete med leverantören för att kraven ska kunna uppfyllas
  • att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen mellan stora företag och SME-företag och mellan utländska och svenska medlemsföretag.

Om mallen för beslutsunderlag

I stödet ingår en mall för att kunna fatta ett välgrundat beslut om det är lämpligt att ställa eller inte ställa sysselsättningskrav vid en upphandling. Beslutsunderlaget är i form av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska fungera bra och ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. Mallen är uppdelad i två nivåer:

  • Frågor som bör besvaras inför beslut.
  • Fördjupningsfrågor som kan besvaras för ett grundligare beslutsunderlag.

Beslutsunderlag

Senast uppdaterad:

Relaterad information