Halvering av körsträcka med upphandlad distributionscentral

Sandvikens kommun har på fem år halverat antalet körda mil vid distribution av livsmedel och andra varor till kommunens verksamheter. Genom en medveten hållbarhetsstrategi har kommunen lyckats påverka upphandlingen av distributör och transportör på ett sätt som också skapar bättre arbetsmiljö för medarbetarna och en trivsammare miljö för elever på skolor och förskolor. Nästa steg är att öppna en egen distributionscentral och därmed minska miljöpåverkan ytterligare.

Före upphandlingen av distributionscentral var körsträckan per år cirka 15 000 mil i Sandvikens kommun. 2017 hade sträckan halverats. Frågan om distributionscentral väcktes av en politiker som såg potentialen av minskade transporter.

Servicekontoret, som sorterar under kommunstyrelseförvaltningen, utredde ärendet och kom fram till att det fanns stora fördelar. Den politiska ledningen gav tummen upp och motiverade beslutet i fyra punkter:

  1. Minskade utsläpp från transporter.
  2. Färre tunga transporter i miljöer där barn vistas.
  3. Underlätta för lokala leverantörer.
  4. Lägre inköpspriser med ett minskat antal leveransplatser.

496997-freight-truck-on-move.jpg

Planering

Uppdraget att upphandla en distributionscentral gick till servicechefen som anställde en projektledare med erfarenhet från transportbranschen. Under hela processen hade de stöd av inköpskontoret i Sandvikens kommun.

Det fanns en styrgrupp med förvaltningschefer och en referensgrupp med företrädare från de berörda verksamheterna. Extern samarbetspart var Högskolan i Gävle där en forskare och två studenter följde processen och ställde frågor utifrån ett vetenskapligt perspektiv.

Inledningsvis arrangerades ett antal informationsträffar, både med leveransmottagar i kommunen och med leverantörer. Båda intressegrupperna gav värdefulla synpunkter som projektgruppen tog med in i upphandlingen.

Kartläggnings- och analysarbetet bestod av att studera hur andra kommuner hade gjort och sedan gå igenom vilka varugrupper som skulle ingå, vilka volymer det var inom varje varugrupp och hur ofta man beställde de varorna.

Inom äldreomsorgen i Sandvikens kommun krävs två leveranser av livsmedel per vecka. För att det skulle finnas färskt bröd och färska grönsaker till helgen, lades den ena leveransen på fredagen.

Genomförande

Upphandlingsförfarandet var öppet. För att leverantörer skulle kvalificera sig till uppdraget, krävdes miljöpolicy och dokumenterade rutiner för miljöarbetet eller miljöledningssystem. Valet föll på Maserfrakt i Gävle.

Redan efter några månader såg kommunen resultat. Antalet körda mil minskade stadigt. Efter första året hade körsträckan minskat med 40 procent, efter tre år med 50 procent. Transportsträckan kommer att minska ytterligare eftersom kommunen bygger en egen distributionscentral.

Uppföljning

Uppföljningen av avtalet sker varje kvartal och däremellan hålls driftsmöten för att säkerställa att fel rättas till om det finns avvikelser. Kommunen och leverantören går igenom en checklista med bränsleåtgång, körda mil m.m.

Framgångsfaktorer

En stark framgångsfaktor var att förankra avtalet i verksamheterna och ha en god informationsöverföring inom kommunen före, under och efter upphandlingen.

Dialogen med leverantörerna innebar ett värdefullt informationsutbyte kring hur distributionscentralen skulle fungera. Det gjorde upphandlingsunderlaget bättre och undanröjde risker för svåra och fördyrande krav på leverantörerna.

Men det fanns också andra framgångsfaktorer:

  • Tydliga mål som kunde följas upp och utvärderas.
  • Projektledarens kompetens. Det är viktigt att det är en person med god kunskap om branschen och förståelse för den upphandlande sidan.

Måluppfyllelsen har varit i det närmaste total, enligt kommunens bedömning:

  • Körsträckan har minskat mer än förväntat.
  • Miljön bedöms ha blivit säkrare för barn och personal.
  • Andelen lokala leverantörer har ökat – från en till fyra och under grönsakssäsong ännu fler.
  • Varuleveranserna kostar mindre.

Texten bygger på information från Sandvikens kommun. För ytterligare information om upphandlingen kontakta kommunen.

Senast uppdaterad:

Relaterad information