Request for information (RFI) och extern remiss

Det finns många fördelar med skriftlig dialog. Genom att få in återkoppling innan publiceringen kan du minska antalet frågor från anbudsgivarna under själva upphandlingen. Det underlättar både för din organisation och för anbudsgivarna.  

Skriftlig dialog är, liksom muntlig dialog, bra som förberedelse inför en upphandling där du inte känner till vilket utbud, vilka lösningar eller aktörer som finns på marknaden. Den information du får in ger dig en bra grund för att definiera det som ska upphandlas utifrån verksamhetens behov. 

Du kan arbeta på olika sätt med skriftlig dialog. Du kan skicka ut en RFI, som innebär att du inför en upphandling skickar skriftliga frågor till leverantörer eller branschorganisationer. Du kan även skicka ut hela eller delar av upphandlingsdokumenten som en extern remiss innan en upphandling publiceras. Det går även att göra en kombination av dessa där du skickar ut hela eller delar av upphandlingsdokumenten med specifika frågor. Det går självklart också att kombinera dialogmöten med en RFI, eller att först skicka ut en RFI med frågor och därefter skicka en ny RFI med ytterligare fördjupande frågor. 

Genom att skicka ut en RFI kan du ställa frågor och testa idéer om till exempel upplägg och process, kravformuleringar, utvärderingsmodeller, logistikupplägg eller avtalsvillkor. En RFI är även lämplig lite senare i processen, när du har blivit någorlunda orienterad inom området för den aktuella upphandlingen. I det läget kan det finnas tydliga frågeställningar som du vill ha svar på. 

Det finns flera fördelar med extern remiss. Du kan ha nytta av en extern remiss när: 

• du är osäker på affärens utformning. Det är ett sätt att få återkoppling på affärens upplägg och upphandlingsdokumentens utformning kopplat till krav och villkor.  
• du vill veta om specifika krav eller villkor på varan eller tjänsten i upphandlingen är ändamålsenliga, begränsar konkurrensen eller driver kostnader. Du får möjlighet att förtydliga krav som är oklara eller som inte leder till den funktion du vill uppnå efter remissen. 

När du ska arbeta med en RFI eller extern remiss måste du först förbereda och skicka ut dina frågor eller dokumenten och sedan ta hand om resultatet. Du ska också dokumentera allt på ett korrekt sätt.

Det krävs god planering för att leverantörerna ska se värdet i att svara på en RFI. Det är till exempel viktigt att du kan beskriva verksamhetens behov och upphandlingens mål, så att leverantörerna förstår vad ni vill uppnå. Tänk också på att möjliggöra en vidare dialog för att tydliggöra eller diskutera frågor eller delar av upphandlingsdokumenten. 

• Klarlägg hur den kommande upphandlingen ska bidra till målen för din organisation. 
• Analysera vilka behov upphandlingen ska tillgodose. 
• Ta reda på vilken kunskap din organisation har inom området för upphandlingen. 
• Fastställ upphandlingens värde utifrån era nuvarande kostnader, tidigare avtal och liknande. 
• Tänk igenom vilken information du behöver hämta in från leverantörer och branschorganisationer. 
• Analysera marknaden för att hitta leverantörer och alternativa lösningar samt för att få insikt om utvecklingen på kort och lång sikt. Det kan ske genom att ta kontakt med branschorganisationer, nuvarande leverantörer eller andra aktörer samt genom att söka information om lönsamhet och nyckeltal på marknaden via exempelvis kreditupplysningsföretag. 

Det du skickar ut bör innehålla följande: 

• Information om din organisation. 
• Beskrivning av det område som är aktuellt för upphandling. 
• Syftet med RFI:n eller den externa remissen och hur informationen kommer att användas. 
• Information om vad som gäller ifråga om sekretess och hantering av inlämnade svar. 
• Om du skickar ut en RFI med frågor ett frågeformulär med tydliga instruktioner. 

När du skickar ut frågor i en RFI och om du väljer att skicka ut ett frågeformulär med din externa remiss finns det några saker att tänka på: 

• Gör ett strukturerat frågeformulär. Skriv tydliga instruktioner för hur de ska fylla i formuläret.  
• Du kan gärna dela upp frågorna i kategorier, till exempel ekonomisk information, kvalitetsaspekter och leveranstider. Skriv även tydliga instruktioner för hur mottagaren ska fylla i formuläret. 
• Se till att frågorna är lätta att förstå och formuläret går bra att fylla i. Testa gärna genom att själv fylla i det och medvetet försöka misstolka frågorna. Be också gärna en kollega att läsa igenom frågorna. Då kan du upptäcka otydligheter som du behöver åtgärda innan du skickar iväg RFI:n. 
• Redan när du utformar frågeformuläret bör du tänka på hur du ska dokumentera de svar som du får in. Du kan till exempel förbereda en mall där du samlar alla svar. Det underlättar för dig när du ska analysera och sammanställa dem. En strukturerad dokumentation av svaren är dessutom viktigt för transparensen och för att säkerställa full spårbarhet. 

När du ska skicka ut en extern remiss bör du noga tänka igenom vad du behöver för återkoppling samt vad som ska publiceras för den externa remissen. Du har tre alternativ att skicka ut: 

• Hela upphandlingsunderlaget 
• Enstaka upphandlingsdokument, till exempel kravspecifikation eller avtalsvillkor. 
• Delar av ett dokument, till exempel specifika villkor eller beskrivningar. 

Mängden material påverkar arbetsinsatsen för både dig och för dem som svarar. Be därför enbart om återkoppling på delar där det finns ett verkligt behov. Om du ställer relevanta frågor ökar du chansen att du får svar på remissen och även att leverantörerna lämnar anbud i den kommande upphandlingen. 

• Se till att upphandlingsdokumenten är så pass färdiga att de skulle kunna publiceras i en kommande upphandling. 
• Verifiera dokumenten internt, både innehållet och formuleringarna. Det är viktigt, så att inget måste ändras av interna skäl efter att dokumenten skickats ut på extern remiss. Sådana ändringar bör undvikas, eftersom det finns ett värde i att leverantörer känner igen materialet i den kommande upphandlingen. Dessutom gynnar det inte förtroendet om leverantörerna lägger tid på ett material som sedan inte används. 
• Säkerställ att det finns tillräckligt med tid. De som svarar ska hinna gå igenom materialet och ge bra återkoppling, och ni behöver tid internt för att omarbeta upphandlingsdokumenten efter återkopplingen. Vid planeringen bör du ta hänsyn till hur mycket material den externa remissen omfattar. 

Skicka ut RFI:n eller den externa remissen brett för att få in många svar. Det kan du göra på olika sätt:  

• Genom de registrerade annonsdatabaserna där du också inhämtar svaren. Fördelen med dem är att du minimerar ditt manuella arbete.  
• Du kan även lägga ut information på din organisations webbplats och begära att få svar per e-post, vilket underlättar för en del leverantörer. Det gör att du kan få fler svar.  
• Det är även möjligt att skicka RFI:n eller den externa remissen till en stor mängd leverantörer eller branschorganisationer och begära svar per e-post. 

Oavsett hur du väljer att skicka ut exempelvis en extern remiss, tänk på att låsa dokumenten, så att ingen kan ändra något i dem. 

För att få in fler svar kan du gärna informera om RFI:n eller den externa remissen i förväg i förväg. Genom att göra så minimerar du även risken att inte nå ut till alla potentiella anbudsgivare. Du kan informera i förväg vid informationsmöten, dialogmöten, genom utskick eller på webbplatsen. 

Den återkoppling du får från leverantörer och branschorganisationer använder du för att förbättra upphandlingsdokumenten. Tänk på att avsätta tid för arbetet att ta hand om resultatet av din skriftliga dialog. Räkna även med tid för eventuella beslut i styrgruppen, intern kvalitetssäkring eller motsvarande.  

De svar du får in genom din skriftliga dialog kommer till nytta på flera sätt i den aktuella upphandlingen. Här är några exempel: 

• Skapa ett upphandlingsunderlag som bättre uppfyller organisationens mål. 
• Få ökad kunskap inom det område som ska upphandlas. 
• Öka din kunskap om marknaden och marknadens aktörer. 
• Få information om ny teknik, nya lösningar och innovationer på marknaden. 
• Få kunskap om branschspecifik terminologi. 
• Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera. 
• Minska risken att ställa irrelevanta krav. 
• Ändra formuleringar som leverantörer verkar kunna misstolka. 
• Lägg till förklarande texter för områden som visat sig vara svåra att förstå. 
• Skapa engagemang och intresse hos leverantörer att delta i den kommande upphandlingen. 

Du kan också välja att ta initiativ till fler former av dialog utifrån resultatet av din skriftliga dialog. Till exempel kan du bjuda in till dialogmöten med flera leverantörer eller enskilda dialogmöten en leverantör i taget. I dessa dialogmöten kan du få mer information i specifika frågor och öka din förståelse av marknaden. Samtidigt som marknaden får ökad förståelse för din organisation. 

Du kan behöva justera specifika krav och villkor om de är så snäva att de minskar konkurrensen betydligt, driver kostnader eller på annat sätt begränsar leverantörernas möjligheter att lämna anbud. De kan också behöva uppdateras för att bättre motsvara det som leverantörerna kan leverera. 

Återkopplingen får däremot inte leda till att kraven i upphandlingen justeras till fördel för en enskild leverantör. Det skulle begränsa konkurrensen och strida mot likabehandlingsprincipen. 

När du gör en RFI eller extern remiss är följande särskilt viktigt att dokumentera: 

• De frågeställningar som du skickar med de svar och synpunkter som kommer in. 
• De eventuella förändringar som görs i upphandlingsdokumenten eller upphandlingen baserat på de inkomna svaren. 
• Andra åtgärder som de inkomna svaren leder till, till exempel enskilda dialogmöten med leverantörer. 

En RFI eller extern remiss är alltid en allmän handling och ska dokumenteras som en del av upphandlingen. Även de svar som kommer in ska som huvudregel betraktas som allmän handling. Det är därför viktigt att du informerar dem som besvarar RFI:n eller den externa remissen om att de kan begära kommersiell sekretess om det finns delar av svaren som är känsliga för deras affär. Informera också om att en sådan begäran prövas i varje enskilt fall och att sekretess aldrig kan garanteras. 

Vad sekretessreglerna innebär vid upphandling

Dialog är viktigt för att säkerställa en väl genomförd upphandling. Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. Men du bör vara medveten om de grundläggande principerna för offentlig upphandling. De principer som anges i 4 kap. 1 § och 19 kap. 2 § i lagen om offentlig upphandling (LOU) är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid dialogmöten, och då i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering. 

Om någon av dem som lägger anbud i upphandlingen har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska de andra anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar som har lämnats i det sammanhanget. Det gäller upplysningar som har relevans för upphandlingen. 

För upphandlingar över tröskelvärdena slås detta fast i 4 kap. 8 §, LOU. För upphandlingar under tröskelvärdena och för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i lagen. Motsvarande gäller dock, då det följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen. 

Om någon anbudsgivare har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom att delta i det förberedande arbetet, till exempel i ett dialogmöte, så kan den uteslutas. Men ni får endast utesluta anbudsgivaren om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. 

För upphandlingar över tröskelvärdena står det i 4 kap. 8 § och 13 kap. 3 § punkten 7, LOU. För upphandlingar under tröskelvärdena och för upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i lagen. Motsvarande gäller dock, då det följer av de grundläggande upphandlingsprinciperna. 

Det kan vara möjligt att avhjälpa en orättvis konkurrensfördel med mindre åtgärder än uteslutning genom att exempelvis sprida information om det förberedande arbetet till andra anbudsgivare. 

Innan en eventuell uteslutning ska ni alltid ha en dialog med leverantören. Leverantören ska ges möjlighet att visa att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen, om den anser det.