Villkor för utförande av städtjänsten

Städkemikalier som används vid utförandet av kontraktet ska doseras med lämplig doseringsutrustning, till exempel automatiska doseringsanordningar, måttbägare eller andra typer av doseringsutrustning på den plats där städtjänsten utförs.

Vid tömning av sopkärl (papperskorgar, soptunnor och liknande) ska resurseffektivitet och minskad användning av avfallspåsar eftersträvas. Leverantören ska därför säkerställa att byte av avfallspåse i samband med tömning av respektive kärl endast sker vid behov.

För att erhålla [poäng eller prisavdrag] vid anbudsutvärderingen ska leverantören i sitt anbud beskriva hur den systematiskt arbetar för att minska användningen av jungfrulig fossil plast¹ i soppåsar/avfallspåsar.

För att minska användningen av kemikalier vid städning ska enbart torra städmetoder användas där det är möjligt med hänsyn till ytskikt och rengöringskrav. Fuktiga metoder kan användas efter att ytan rengjorts med torra metoder.

Leverantören ska, vid kontraktsstart, kunna redovisa rutiner och instruktioner för de städmetoder som används. Om fuktiga metoder inte föregås av torra metoder ska detta motiveras.

För att erhålla [poäng eller prisavdrag] vid anbudsutvärderingen ska leverantören i sitt anbud bifoga en beskrivning av hur den säkerställer att information om hur städtjänsten ska utföras görs tillgänglig för städpersonal med olika funktionsvariationer. Beskrivningen ska minst omfatta vilka städmetoder, ergonomianpassningar samt eventuella anpassningar av kemikaliehantering som kommer att användas, för att säkra en arbetsplats där information finns tillgänglig för alla.

Om motorfordon används vid utförandet av kontraktet, ska minst [procent] fordon drivas med förnybart drivmedel.

Med förnybart drivmedel menas:

• Bioetanol (ED95/E85/75).
• El
• Fordonsgas om biogas. Kravet är möjligt att uppfylla med grön gas-avtal.
• Biodiesel (HVO 100, RME100 eller annan FAME100).
• Vätgas.

Ansvarig arbetsledare som utför arbete enligt kontraktet ska senast inom [tre månader eller annan tid som bestäms av den upphandlande organisationen] ha genomgått en lokalvårdsbildning enligt PRYL (Projekt Yrkesbevis Lokalvårdare), SRY (Servicebranschens Yrkesnämnd) eller likvärdigt. Utbildningen ska minst innehålla områdena:

1. Service och kvalitet, inklusive faktorer som kan påverka kvalitetsnivån.
2. Ergonomi, friskvård och arbetsmiljö.
3. Städningens grunder och arbetsplanering, inklusive hygien, spridningsvägar och olika städsystem.
4. Miljö, inklusive kemisk-tekniska produkter, dosering, kemiska begrepp, säkerhetsdatablad och pH-skalan.
5. Redskap och maskiner, inklusive olika städmaterial samt skydds- och säkerhetsbestämmelser.
6. Golvmaterial och underhållsmetoder, inklusive entrésystem.
    

All städpersonal som utför arbete enligt kontraktet ska senast inom [tre månader eller annan tid som bestäms av den upphandlande organisationen] ha genomgått en städutbildning enligt PRYL (Projekt Yrkesbevis Lokalvårdare), SRY (Servicebranschens Yrkesnämnd) eller likvärdigt. Utbildningen ska minst innehålla områdena:

1. Service och kvalitet, inklusive faktorer som kan påverka kvalitetsnivån.
2. Ergonomi, friskvård och arbetsmiljö.
3. Städningens grunder och arbetsplanering, inklusive hygien, spridningsvägar och olika städsystem.
4. Miljö, inklusive kemisk-tekniska produkter, dosering, kemiska begrepp, säkerhetsdatablad och pH-skalan.
5. Redskap och maskiner, inklusive olika städmaterial samt skydds- och säkerhetsbestämmelser.
6. Golvmaterial och underhållsmetoder, inklusive entrésystem.

Leverantören ska ha rutiner för ett systematiskt miljöarbete. Rutinerna ska vara dokumenterade, minst omfatta den verksamhet som omfattas av kontraktet och tillämpas under kontraktstiden. Rutinerna ska minst omfatta följande punkter:

• Rutiner för att identifiera betydande miljöaspekter och sätta mål i den verksamhet som omfattas av uppdraget
• Rutiner för att löpande följa upp satta mål kopplat till de betydande miljöaspekterna med tillhörande handlingsplaner för att förbättra verksamhetens miljöprestanda
• Rutiner som säkerställer efterlevnad av relevant miljölagstiftning samt rutin för återkommande uppdatering av ovanstående
• Rutiner för att registrera/utreda miljötillbud, miljöolyckor och miljöavvikelser
• Rutiner för kontinuerlig utbildning av personalen i miljöfrågor med anknytning till uppdraget
• Rutiner för hur avvikelser hanteras samt rutiner för förbättring av anbudsgivarens miljöprestanda kopplat till uppdraget samt uppdatering av tillhörande handlingsplaner

Observera! Det kollektivavtal som de arbetsrättsliga villkoren baseras på har löpt ut och arbetsmarknadens parter har kommit överens om ett nytt kollektivavtal. Det innebär att villkorsbilagan för kontor och annan verksamhet (bilaga 1a) om lön, semester och arbetstid måste uppdateras i enlighet med det nya avtalet.  Upphandlingsmyndigheten har därför påbörjat en revidering av villkorsbilagan. Upphandlande organisationer kan använda den här publicerade villkorsbilagan i delar och på egen hand justera villkoren enligt de nya nivåerna för lön, semester och arbetstid efter kontakt med arbetsmarknadens parter.

1. Leverantörens åtagande

Leverantören ska under hela kontraktets löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt punkt 1–5. Kontraktet ska fullgöras i enlighet med de vid var tid gällande arbetsrättsliga villkoren avseende lön, semester och arbetstid enligt [bilaga 1a eller bilaga 1b].

De arbetsrättsliga villkoren i [bilaga 1a eller bilaga 1b] benämns ”Villkoren”.

Leverantören ska säkerställa att Villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet, oavsett antal mellanled. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 4.

Åtagandet gäller för anställda arbetstagare när dessa utför arbeten enligt kontraktet. Vilka arbetstagare eller vilket arbete som omfattas av de arbetsrättsliga villkoren framgår av [bilaga 1a eller bilaga 1b].

Åtagandet avser arbete som utförs enligt svensk arbetsrätt.

2. Justering av Villkoren under kontraktstiden

Under kontraktsperioden kan kollektivavtalet som Villkoren utgår från omförhandlas av parterna. Om kollektivavtalet omförhandlas äger [Den upphandlande myndigheten] rätt att justera Villkoren. Justeringen kan avse lön, semester och arbetstid, exempelvis vilka lönenivåer som ska tillämpas.

Om Villkoren justeras kommer [Den upphandlande myndigheten] skriftligen underrätta leverantören om detta. Leverantören ska därefter, senast inom 30 dagar från det att den mottog en sådan underrättelse, börja tillämpa dessa justerade Villkor.

3. Hur Villkoren kan uppfyllas

Leverantören kan uppfylla Villkoren för lön, semester och arbetstid genom att tillämpa dessa. Leverantören kan även uppfylla dem på följande alternativa sätt:

• genom att vara bunden av och tillämpa ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen eller ett lokalt avtal som bygger på detta avtal,
• genom att tillämpa villkor för lön, semester och arbetstid i ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen utan att vara bunden av det, eller
• genom att vara en arbetsgivare som omfattas av en utstationeringssituation enligt lagen (1999:678) om utstationering av arbetstagare och tillämpar villkor om lön, semester och arbetstid i enlighet med denna lag.

Ovanstående gäller även för eventuella underleverantörer.

4. Uppföljning

[Den upphandlande myndigheten] äger rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering och revision.

4.1 Egenrapportering

På begäran av [Den upphandlande myndigheten] ska leverantören senast den [välj datum eller ange antal veckor] från det att begäran mottogs skriftligen redovisa hur Villkoren efterlevs. Redovisningen lämnas i formulär enligt bilaga 2: formulär för egenrapportering. Leverantören ska lämna den rapportering som framgår av bilagan och på begäran kunna styrka lämnade uppgifter.

4.2 Revision

Leverantören ska möjliggöra för [Den upphandlande myndigheten] att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs, till exempel tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal för berörda arbetstagare.

5. Hantering av brister

Om leverantören inte medverkar vid uppföljningen eller om det föreligger brister i den dokumentation som ska tillhandahållas enligt punkt 4 ska rättelse ske inom den tid som bestäms av [Den upphandlande myndigheten.]

Vid bristande efterlevnad av Villkoren ska leverantören avhjälpa detta enligt en av leverantören framtagen tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av [Den upphandlande myndigheten]. Åtgärdsplanen ska tas fram inom den tid som bestäms av [Den upphandlande myndigheten].

[Den upphandlande myndigheten] har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte vidtar rättelse inom angiven tid eller inte avhjälper brister enligt fastställd åtgärdsplan. [Den upphandlande myndigheten] har också rätt att säga upp kontraktet med omedelbara verkan vid allvarliga brister i Villkorens efterlevnad.

1. Leverantörens åtagande

Leverantören ska under hela kontraktets löptid tillämpa kontraktsvillkoren enligt punkt 1-4. Kontraktet ska fullgöras i enlighet med följande villkor avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och anti-korruption (hållbara leveranskedjor): 

• FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna,
• FN:s barnkonvention, artikel 32,
• ILO:s tio kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering samt föreningsfrihet och arbetsmiljö (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138, 155, 182, 187).
• den arbetsrättslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och arbetsmiljö,
• den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs, och
• FN:s konvention mot korruption.

Villkoren avseende hållbara leveranskedjor benämns nedan ”Villkoren”.

I de fall då internationella bestämmelser föreskriver ett starkare skydd för den enskilde än nationell lagstiftning ska leverantören vidta skäliga åtgärder för att efterleva de internationella bestämmelserna.

Åtagandet gäller för all verksamhet med anknytning till kontraktets utförande.

Leverantören ska i enlighet med punkt 2, säkerställa att Villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer, i alla led. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 3.

2. Policys och rutiner

För att uppfylla åtagandet enligt punkt 1 ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från Villkoren enligt punkterna 2.1–2.6 nedan. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer i alla led.

Leverantören ska vid kontraktsstart ha:

2.1. antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera Villkoren,

2.2. antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera Villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan,

2.3. utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnaden av Villkoren,

2.4. antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, det vill säga identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för brister i efterlevnaden av Villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter,

2.5. antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av Villkoren, och

2.6. antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av Villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

3. Uppföljning

[Den upphandlande myndigheten] äger rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering och revision.

3.1 Egenrapportering

På begäran av [den upphandlande myndigheten] ska leverantören, [inom sex (6) veckor/annan tid som den upphandlande myndigheten anger] från det att begäran mottogs, skriftligen redovisa hur Villkoren efterlevs. Redovisningen kan lämnas i formulär enligt bilaga 1: formulär för egenrapportering. Leverantören ska lämna den rapportering som framgår av bilagan

3.2 Revision

Leverantören ska möjliggöra för [den upphandlande myndigheten] att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs.

4. Hantering av brister

Om leverantören inte medverkar vid uppföljningen eller om det föreligger brister i den dokumentation som ska tillhandahållas enligt punkt 3 ska rättelse ske inom den tid som bestäms av [den upphandlande myndigheten].

Vid bristande efterlevnad av Villkoren ska leverantören avhjälpa detta enligt en av leverantören framtagen tid- och åtgärdsplan som ska godkännas av [den upphandlande myndigheten]. Tid – och åtgärdsplanen ska tas fram inom den tid som bestäms [den upphandlande myndigheten] och ska stå i proportion till bristernas art och tydligt beskriva hur dessa avhjälps inom angiven tid.

[Den upphandlande myndigheten] har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören inte vidtar rättelse inom angiven tid eller inte avhjälper brister enligt fastställd åtgärdsplan.

[Den upphandlande myndigheten] har också rätt att säga upp kontraktet med omedelbara verkan vid allvarliga brister i Villkorens efterlevnad.