Trendens 2018

Bästa läsare! Äntligen är den här – det tredje utgåvan av Trendens – Upphandlingsmyndighetens årliga rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet!

Statistik är ett viktigt kunskapsunderlag som gör det möjligt för olika intressenter på upphandlingsområdet att utveckla den offentliga affären.

Regeringen föreslår att statistik om offentlig upphandling främst ska baseras på uppgifter i annonser om upphandlingar.

Upphandlingsstatistiken baseras på de uppgifter som du anger i annonser och efterannonser. Statistikens kvalitet påverkas negativt när uppgifter saknas eller är ofullständiga.

Domar i Sverige och EU påverkar hur offentlig upphandling utvecklas i Sverige. Här följer ett antal domar som påverkat rättsutvecklingen under det senaste året.

Det har varit ett intressant år i upphandlingsvärlden. Förslag om förenklade regler under tröskelvärdet och nya regler om överprövning samt ny Dataskyddsförordning för att bara nämna några händelser. Här följer en sammanställning.

Varje vecka besvarar Upphandlingsmyndigheten över 100 frågor från både upphandlande myndigheter och enheter, leverantörer och allmänheten. Under året har vår frågeportal, som innehåller över 1 400 frågor och svar, haft över 20 000 sidvisningar per månad. Här följer ett urval av de vanligaste frågorna i Frågeservice under det senaste året.

Vi ställde fem frågor till fem proffs inom offentlig upphandling och fick 25 olika svar. Läs vad Adnan Ganic, Alexandra Dalle Vacche, Katarina Appelqvist, Kim Gustavsson och Karin Sandberg har att säga om inköp i en föränderlig värld.

Traditionellt sett har den största ansträngningen i inköpsprocessen lagts i upphandlingsfasen. Detta är på väg att förändras. Vi på Upphandlingsmyndigheten ser att fler har insett vikten av det strategiska arbetet.

Som ett led i arbetet med att utveckla de offentliga upphandlingarna har regeringen tagit fram en nationell upphandlingsstrategi med sju stycken inriktningsmål. Strategin lanserades sommaren 2016 och innehåller konkreta förslag om hur upphandlande myndigheter och enheter kan arbeta för att utveckla sitt strategiska arbete med offentliga inköp.

Som upphandlare lever man i en hektisk vardag med höga och föränderliga krav på vad som ska omhändertas i en upphandling. Metoderna inköpsmognad och kategoristyrning kan stötta dig att prioritera i enlighet med verksamhetsmålen.

Eskilstuna kommun har inom ramen för kategoristyrning utvecklat en mötesmodell med workshop, där både styrande politiker och oppositionen samråder med upphandlarna. Genom att ha möten varje kvartal skapas hållbarhet i strategierna över tid. Det blir också lättare för den enskilde upphandlaren att väga olika intressen i målkonflikter.

I Växjö kommun har inköpsmognad ökat kännedomen om utvecklingsbehovet och förbättrat målstyrningen. Modellen ger strategisk pondus åt inköpsfrågorna och skapar långsiktighet.

De offentliga inköpen kommer att förändras till följd av regeringens satsning på digital förnyelse av det offentliga Sverige. Fokus ligger på att effektivisera verksamheten och skapa nytta för medborgarna.

Flera upphandlande myndig­heter har hittills förlitat sig på EU-kommissi­onens webbtjänst för ESPD-formulär. Nu är det dock dags att se sig om efter en annan lösning då EU-kommissionens webbtjänst stängs den 18 april 2019.

Utmaningar inom exempelvis områdena vård, omsorg och skola driver utvecklingen framåt, men för att lyckas behöver vi inom det offentliga samarbeta för att få digitali­se­ringen att fungera. Trendens har träffat Tomas Kågebrand, ansvarig för juridik och upphandling på Inera.

Ny lagstiftning om e-faktura till följd av offentlig upphandling. Lagen träder i kraft den 1 april 2019.

Med en större lyhördhet gentemot leverantörerna kommer vi som arbetar med offentlig upphandling lättare att kunna sätta oss in i de utmaningar som präglar de branscher vi vänder oss till. Tillsammans med dem kan vi bereda vägen för förändring i samhället. Leverantörens kunskap är nyckeln för att förbereda sig för förändringar över tid.

För att möta den snabba utvecklingen inom vissa områden, särskilt IT, har Uppsala kommun utvecklat leverantörspartnerskap. Syftet är att stärka samarbetet med ett mindre antal leverantörer och att låta funktions- och processlösningar ersätta de tidigare detaljkraven i upphandlingen.

Leverantörer efterfrågar mer dialog med upphandlande myndigheter och enheter för att tillsammans skapa bättre affärer. Detta bekräftas i Upphandlingsmyndighetens kundresa.

Sedan ett år tillbaka arbetar Upphandlingsmyndigheten med så kallade kundresor, för att utveckla servicen till upphandlande myndigheter och enheter samt till leverantörer. Trendens har mött Erika Pohjanen, kundmötesansvarig tjänstedesigner, för att höra mer.

Idéburna organisationer besitter ofta särskild kunskap som är viktig för att möta förändringar och utmaningar i samhället. Det är därför viktigt att offentlig verksamhet samverkar med den idéburna sektorn för att få ta del av den kunskapen.

För att genomföra rättssäkra upphandlingar behövs lika delar information, förtroende och kontrollmöjligheter. Upphandlande myndigheter ska veta vilka regler som gäller och uppleva att reglerna efterlevs. Vi ska också kunna få ett beslut prövat om det behövs.

I ljuset av den föränderliga värld vi lever i har behovet av säkerhetsskydd ökat vid offentlig upphandling. Säkerhetsskydd innebär förebyggande åtgärder för att skydda rikets säkerhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och andra brott.

År 2016 annonserades totalt 18 330 upphandlingar, varav totalt 1 353 upphandlingar överprövades.

Sverige har försämrat sin placering i det index som Transparency International tar fram varje år och som återger upplevelsen av korruption i 180 av världens länder. Inköp bedöms vara ett av de största riskområdena för korruption. Som tur är finns det en rad åtgärder du kan vidta för att förebygga inköp som skadar förtroendet för den offentliga affären.

Den offentliga sektorn står inför en mängd samhällsutmaningar. Några exempel på utmaningar är att skapa ett hållbart och digitaliserat Sverige, att möta en ökad efterfrågan på välfärdstjänster samt att upprätthålla en ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet.

Antalet äldre i samhället ökar, och fler personer i arbetsför ålder ska försörja både yngre och äldre. Det är en utmaning för kommunerna och deras omsorgsverksamheter.

Trafikverket har höga krav på sig att ligga i framkant. Myndigheten har stora underhålls- och investeringsbehov framför sig och ska bidra till en hållbar utveckling. Samtidigt ska den bidra till ökad produktivitet, innovationskraft och effektivitet i anläggningsbranschen.

Beställare inom ett och samma område står inför liknade utmaningar och har ofta samma behov av inköp. I stället för att utforma egna lösningar kan flera beställare samverka kring sina behov.

Cirkulär ekonomi nämns både inom forskningen och politiken som en av lösningarna för att nå ett hållbart samhälle. Lösningen går ut på att återanvända och återvinna våra resurser i stället för att producera nytt hela tiden.

Hållbar upphandling är upphandling av varor och tjänster som ger lägre miljöpåverkan under livslängden än de varor och tjänster som annars skulle köpas. I en norsk studie har man analyserat tio upphandlingar med miljökrav. Analyserna visar att upphandlingarna har gett miljönytta, till exempel genom lägre utsläpp av växthusgaser.

Cirkulära möbelflöden, där möbler renoveras och används på nytt, kan halvera resursförbrukningen jämfört med traditionell hantering. De kan också minska möbelbranschens miljöpåverkan med 30 procent.

Den nationella upphandlingsstrategin nämner cirkulär upphandling som ett strategiskt verktyg för Sveriges omställning mot en cirkulär ekonomi. I en rapport presenterar Nordiska ministerrådet fyra strategier som kan användas för cirkulär upphandling.

Flyktingströmmar, integration, stöd till särskilt utsatta grupper, tillgänglighet, sysselsättning, jämställdhetsfrågor och osunda villkor på arbetsmarknaden.

Offentliga inköp kan bidra till en mer hållbar arbetsmarknad. Finland vill göra sysselsättningsfrämjande krav i offentlig upphandling till vardag för upphandlaren.

Nederländerna har Rotterdam med stor framgång använt sina offentliga inköp som arbetsmarknadsinstrument.

RESESKILDRING: Varje dag används tusentals kirurgiska instrument på våra sjukhus i Sverige. En stor del av instrumenten kommer från industristaden Sialkot i Punjabprovinsen i östra Pakistan.