Startsida
Pratbubblor - Illustration

Mer dialog – vägen till hållbarare upphandlingar

Publicerad 16 februari 2021

Upphandling kan användas som verktyg för att uppnå verksamhetens miljömål. Men bristande dialog mellan upphandlare, brukare och leverantör gör att många upphandlingar ger onödigt stor miljöpåverkan. Genom att bättre undersöka behoven och upphandla en effekt snarare än produkt kan miljöpåverkan minska.

Upphandlingar kan användas för att göra skillnad och påverka. Men för att de ska uppnå den effekt man vill krävs ofta mer kunskap om det man upphandlar.

Lina K Wiles, Hållbarhetschef på Berendsen.
Lina K Wiles, hållbarhetschef på Berendsen.

Med mer dialog mellan brukare och leverantör kan man få mer förståelse för vad behovet är, och därmed ofta hitta mer hållbara lösningar än att bara köpa in en produkt. Det menar Lina K Wiles, hållbarhetschef på Brendensen. Berendsen hyr ut, tvättar och sköter textilier, till exempel arbetskläder, sängkläder och entrémattor. De har erfarenhet av både miljöupphandlingar som gjort stor skillnad och upphandlingar som missat målen.

"Istället för att skapa en lösning med låg miljöpåverkan skapade man en lösning med extra hög belastning."

Bristande kompetens gör att fel lösningar upphandlas

Upphandlingar görs ofta görs av andra personer än de som har behovet och de har inte alltid möjlighet att sätta sig in i vad det är de ska upphandla. Kompetensen om vilka lösningar som finns, och hur olika lösningar påverkar miljön, saknas.

Vi har till exempel haft upphandlingar med krav på 100 procent ekologisk bomull, berättar Lina K Wiles. Kunden behövde arbetskläder som skulle stå emot mycket och tvättas ofta. 100 procent bomull klarar inte så hög påfrestning, så kläderna fick väldigt kort livslängd och fick bytas ut ofta. Istället för att skapa en lösning med låg miljöpåverkan skapade man en lösning med extra hög belastning.

Lina fortsätter berätta om andra exempel, där det har gått bättre.

Vid ett tillfälle efterfrågade kunden Öko-texcertifiering klass 1. Öko-tex klass 1 är en klassificering för barnkläder som innebär att det ska gå att tugga och suga på kläderna utan att få i sig gifter. Det är inte det kriteriet som främst gör skillnad för miljön, utan snarare hur hållbara kläderna är, hur länge de kan användas. Ju längre livscykel, desto mindre miljöpåverkan. Som tur är kunde vi ha en dialog med kunden här, och de ändrade sina krav.

"Oftast finns det mer hållbara lösningar som upphandlaren inte känner till."

Dialog mellan brukare och leverantör ökar kompetensen

Det bästa sättet att få fram hållbara lösningar är att ha en dialog både med brukare och leverantörer. Brukarna är experter på behoven och leverantörerna på lösningarna. Tillsammans kan de komma fram till det som ger bäst resultat.

"Det händer att organisationer väljer att köpa in nya produkter, bara för att de inte känner till att det går att hyra eller köpa begagnat."

Oftast finns det mer hållbara lösningar som upphandlaren inte känner till, säger Lina. Det händer att organisationer väljer att köpa in nya produkter, bara för att de inte känner till att det går att hyra eller köpa begagnat, säger Lina. Om vi får träffa brukarna och förstå deras behov kan vi ge förslag på den mest hållbara lösningen.

Därför är det bättre att be om en lösning på ett problem istället för att snäva in sig på en produkt med specifika krav.

Säg att vi får krav på arbetskläder där fickorna ska ha en viss storlek. Då måste vi ta fram nya kläder som möter de kraven. Hade kravet istället varit att det ska få plats ett visst verktyg i fickorna hade vi kunnat titta bland våra befintliga kläder om något passade, säger Lina.

Ett sätt att få bra informationsunderlag är att gå ut med en informationsförfrågan (request for information) till flera leverantörer, eller bjuda in dem till dialogmöten. På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns information om hur man genomför tidig dialog.

Upphandling måste få ta tid

Upphandlingar med dialog tar av naturliga skäl mer tid att ta fram och genomföra än upphandlingar utan dialog. Men det behöver inte innebära att det tar mer resurser, sett ur ett större perspektiv. Den tid man tar sig innan själva upphandlingen genomförs kan göra att man i slutändan upphandlar lösningar som kostar mindre, eller ger mindre miljöpåverkan.

Vi har till exempel haft kunder som gått från att ha ramavtal då de köpt in kläder var tredje år, till att ha tjänsteavtal där de hyr kläder under sex år. På så sätt kan de använda kläderna hela dess livscykel, vilket spar både pengar och miljö.

När det kommer till förutsättningarna för att genomföra den här sortens upphandlingar ser Lina att det är väldigt olika.

Större kommuner har ofta kompetens internt som kan stötta i den här sortens upphandlingar, men det har inte mindre kommuner. De behöver mer centralt stöd, men det centrala stödet saknas. Det gör att de får svårare att upphandla strategiskt.

En möjlig lösning skulle kunna vara att flera mindre kommuner delar på både upphandlingsresurser och det som upphandlas. Om man till exempel inte har logotyp på sina arbetskläder och sängkläder kan flera kommuner dela på samma tjänst.

Leverantörens tips – så lyckas du med upphandlingar som gör skillnad

  1. Börja i god tid
    För att få en bra dialog mellan alla parter och för att hinna undersöka olika alternativ behöver förberedelseprocessen börja i god tid. Beroende på vilken produkt det gäller kan det innebära så mycket som ett och ett halvt år innan det är aktuellt med själva upphandlingen.
  2. Ta med brukare och leverantör från början
    Brukaren är expert på behoven och leverantören på lösningar. Genom direkt dialog mellan brukare och leverantörer kan man hitta de optimala lösningarna och minska risken för missförstånd.
  3. Utgå från behov och problem
    För att få den bästa lösningen är det bättre att upphandla en lösning på ett problem eller ett behov snarare än en produkt. Snävar man in det till en produkt i ett tidigt skede finns risken att man missar smarta lösningar, bara för att man inte känner till dem.
  4. Satsa på begagnat
    Att hyra eller köpa begagnat är bättre än att köpa nytt. Se också till att dina produkter kan gå vidare när du är färdig med dem, genom att till exempel inte beställa speciallösningar eller logotyp på produkterna. Känns tanken på begagnat lite obehaglig? Det är en vanlig tanke hos många, trots att de samtidigt tycker att hotellakan är höjden av lyx, där många personer har sovit innan.

Berendsen bytte namn i januari 2020 till Elis.