Start
Tobias Jobring, Strateg på Upphandlingsmyndigheten
Tobias Jobring, Strateg på Upphandlingsmyndigheten

Frigör resurser för inköpsarbete

Publicerad 14 december 2021
  • Trendens
  • Generellt - Strategiskt inköpsarbete

I Upphandlingsmyndighetens senaste uppföljning av utvecklingen på upphandlingsområdet uppger många organisationer att de saknar både tid och personalresurser. Samtidigt är det bara 19 procent som svarar att de har en kategoristrategi för inköpen. Genom att arbeta kategoribaserat skapas förutsättningar för strategiskt inköpsarbete samtidigt som resurser frigörs. Då kan organisationen nå sina verksamhetsmål och samtidigt göra goda affärer.

en nationella upphandlingsstrategin är fram­tagen av regeringen som ett led i att utveckla de offentliga affärerna. Upphandlingsmyndigheten har sedan strategin beslutades följt upp och utvärderat utvecklingen på upphandlingsområdet. I år har myndigheten dessutom konkretiserat strategins sju inriktningsmål till tydliga effektmål som beskriver önskade framtida tillstånd för den offentliga upphandlingen. Utifrån dessa effektmål har bedömningar gjorts av huruvida målen uppnås. 

Uppföljningen visar bland annat att två av de största hindren för måluppfyllelse är att det saknas tid och personalresurser för inköpsbehoven, samt att specialister inom exempelvis hållbarhet, inte deltar i inköpsarbetet. 

– Enbart 19 procent har kategoristrategier eller planer för sina inköp. Att andelen är så pass låg kan vara en orsak till att så många organisationer upplever att det saknas tid och personalresurser, säger Tobias Jobring, strateg på Upphandlingsmyndigheten.

När det gäller verksamhetsutveckling och digital omställning är det 66 procent av organisa­tionerna som upplever att de saknar tid och personalresurser. I arbetet med minskad miljö- och klimatpåverkan är det 41 procent av organisationerna som saknar specialistkompetens i inköpsarbetet och 32 procent som saknar verktyg och metoder för analys. 

Kategoribaserat inköps­arbete är effektivt

Ett kategoribaserat inköpsarbete innebär bland annat att man analyserar potentialen att nå olika mål inom respektive inköpskategori, för att sedan skapa strategier för att förverkliga dessa mål.

– Om inköpsarbetet inte planeras på en mer övergripande nivå saknas det sannolikt en prioritering av vilka de viktigaste målen för olika inköp är. I dessa fall finns det en stor risk att verksamheter försöker uppnå samtliga mål vid samtliga inköp – och att det på så vis varken blir hackat eller malet, säger Tobias Jobring.

Samtidigt ställer kategoribaserad styrning av inköp krav på verksamheten. Många organisationer upplever att de saknar verktyg och metoder för att analysera. Avsaknaden av verktyg och metoder skulle kunna vara en bidragande faktor till att det saknas strategier och planer för hur inköps­kategorierna ska uppnå målsättningar i verksamheten.

– Fler än de 43 procent som idag har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier borde överväga att göra det. Det skulle kunna skapa förutsättningar för ett mer tvärfunktionellt arbetssätt, samt även frigöra tid och personalresurser till annat arbete.

– Vi ser också att resultatet skiljer sig åt mellan de olika respondentgrupperna; särskilt regionerna utmärker sig positivt i frågan kring kategoristrategier säger Tobias Jobring.

Samarbete vägen när resurserna är begränsade

Många kommuner och regioner har inte resurser för att arbeta strategiskt med inköpen eller så saknar de specialistkompetens inom exempelvis hållbarhet. Genom samarbete kan resurser, kompetens och erfarenhet delas mellan organisationer. Då kan också upphandlingarna bli effektivare. Genom att dela kunskap, göra gemensamma upphandlingar eller dela på personal kan även mindre organisationer skapa förutsättningar för att arbeta mer strategiskt för att nå sina mål. 

– Men det viktigaste är såklart att det finns ett samarbete inom den egna organisationen. Det samarbetet handlar om att ledningen sätter mål och ger mandat så att verksamhetsöverskridande insatser kan ge mer innovativa lösningar, säger Tobias.

De olika verksamheterna i organisationen måste också bli delaktiga och bidra med kunskap eftersom det är de som påverkas. 

– Ta exemplet med digital nattlig tillsyn av äldre, det påverkar både arbetssätt och behovet av bilar. Det är en lösning man inte kommer på själv på sin kammare, säger Tobias och tillägger, vill man göra upphandlingar som gör skillnad behöver upphandlarna få bättre förutsättningar. Det kräver att det hos kommun- och regionledningar finns kunskap och insikt om inköpens betydelse, bättre styrning och samarbete kring inköp.

Lite siffror

66 % 

av organisationerna upplever att de saknar tid och personal­resurser för verksamhetsutveckling och digital omställning. (2020)

41 % 

av organisationerna saknar specialistkompetens inom miljö- och klimatpåverkan i inköpsarbetet. (2020)

32 % 

saknar verktyg och metoder för analys av inköpens miljö- och klimatpåverkan. (2020)

Kategoristyrning

Kategoristyrning används för att bedriva ett proaktivt och värdeskapande inköpsarbete. 

Kategoristyrning är en metod som innebär tvärfunktionellt arbete och som involverar personer från olika delar av organisationen som har rätt sakkunskap. Arbetssättet bidrar till att nå organisationens övergripande mål, ger besparingar samt ökad kvalitet.

I kategoristyrning grupperas inköpen inom ett område, som exempelvis IT så att den sammanlagda potentialen kan tas till vara. Arbetet bedrivs i tvärfunktionella arbetsgrupper och värdeskapande aktiviteter sammanfattas i strategier. På så sätt kan en bättre samlad effekt för dessa inköp uppnås oavsett om effekten handlar om organisationens ekonomi eller hållbarhetsmål.