Start
Henrik Grönberg, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten
Henrik Grönberg, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten

Krisberedskap måste bli en självklar del i upphandlingsarbetet

Publicerad 14 december 2021
  • Krisberedskap
  • Trendens

Vi har intervjuat upphandlande organisationer om hur de arbetar med krisberedskap. Intervjuerna visar att krisberedskap historiskt sett inte har prioriterats på grund av bristande resurser, oklart ansvar och att man helt enkelt inte tänkt tanken att något oväntat ska inträffa.

Det ligger inte i vår historia

Ett återkommande tema i svaren är att eftersom det var länge sedan Sverige utsattes för en större kris har frågor om krisberedskap inte diskuterats. 

– För att offentlig sektor ska klara sig vid kriser måste dock krisbered­skapen analyseras redan när allt funkar som det ska, säger Henrik Grönlund, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten. Pandemin är vare sig den första eller den sista krisen vi kommer behöva hantera och privata leverantörer kommer även i framtiden att vara en kritisk komponent i samhällets krisberedskap. 

Vi kan inte både hantera dagens kris och planera för morgondagen

Flera av de vi intervjuat säger att de har löst det akuta problemet men att det inte finns resurser eller ork i dagsläget att planera och säkra inför framtiden. Det kommer ge en stor skuld och arbetsbörda framöver. 

– Krisberedskap behöver bli en självklar komponent i hur vi organiserar, planerar, utför och följer upp både offentlig verksamhet och inköps­arbetet, säger Henrik. En mer strategisk syn på upphandling tillsammans med en kontinuerlig dialog med leverantörer gör oss bättre rustade nästa gång.

"Krisberedskap behöver bli en självklar komponent"

Henrik GrönbergUpphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten

Krisberedskap hamnar mellan stolarna

En annan tendens som visat sig är att många arbetar i stuprör och därmed avgränsas upphandlarens ansvar till att enbart handla om själva upphandlingen. Det verkar som att det tidigare inte har funnits så mycket dialog mellan krisberedskapsansvariga och inköpsfunktionen. Detta gör att frågor som rör både upphandling, verksamhet och krisberedskap inte riktigt landar. 

– Den viktigaste frågan man kan ställa sig, säger Henrik, är vad som händer om en leverantör inte kan leverera? Kommer verksamheten att fungera ändå eller finns det alternativ man kan använda i en krissituation? Man måste i det dagliga inköpsarbetet förebygga att leveranser till samhällsviktig verksamhet uteblir.

Verksamheternas budget styr upphandlingen

Flera av de vi intervjuat påpekar gång på gång att det är verksamheterna som styr och står för kostnaderna. Om verksamheten inte har budget­utrymme eller om de har sparkrav på sig kommer krisberedskapsfrågor att prioriteras ner.

– Krisberedskap kostar – så enkelt är det, säger Henrik. Men att inte göra något kan också bli mycket kostsamt när krisen kommer. Och allt kostar inte. En kontinuerlig dialog mellan inköpsfunktionen och krisberedskapsfunktionen, eller krav på att leverantören informerar om något kan påverka leveransen, kostar inte. Krisberedskap kommer framöver att bli ytterligare en dimension jämte hållbarhet, innovation och annat som vi måste tänka på i upphandlingsarbetet. 

Stöd för att upphandla samhällsviktig verksamhet

För att underlätta arbetet med krisberedskap och upphandling av samhällsviktig verksamhet har både Upphandlingsmyndigheten och MSB tagit fram hjälp på deras webbplatser. Upphandlingsmyndigheten erbjuder hjälp både om vad man behöver tänka på, exempel på verksamheter som gjort det bra, och hur de har gjort. MSB erbjuder hjälp om hur man arbetar med krisberedskap specifikt för kommuner och regioner.