Du är nu på Upphandlingsmyndighetens nya webbplats. Information om vår webbplatsen och hur den är utformad.

Att upphandla till samhällsviktig verksamhet kräver samverkan

Publicerad 15 december 2020

Fungerande relationer mellan aktörerna i den offentliga affären säkerställer att samhällsviktiga funktioner upprätthålls även vid allvarliga störningar i samhället, som en pandemi, olyckor, kriser eller krig. Nu publicerar vi ett webbstöd som förklarar hur det går till att ta hänsyn till krisberedskapsaspekter vid upphandling.

Stödet är utformat för de olika rollerna i inköpsprocessen i offentlig sektor, men även för krisberedskapsansvariga och leverantörer som vill veta mer om vad det innebär att svara på anbud och delta i en upphandlingsprocess.  

– Det här året har på många sätt varit ett annorlunda år. Coronapandemin har påverkat mycketRelationen mellan offentlig sektor och marknadens aktörer bygger i många fall på tecknade avtal som ska fungera både i ett normalläge såväl som vid uppkommen kris. Och krisen i sig har ökat medvetenheten i samhället kring frågor som rör krisberedskap och kontinuitetsäger Niklaz Kling, strateg på Upphandlingsmyndigheten och ansvarig för regeringsuppdraget om offentlig upphandling till samhällsviktig verksamhet. 

Vissa verksamheter viktigare än andra – de är samhällsviktiga 

Samhällsviktig verksamhet är sådan verksamhet som är av betydelse för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner. Det kan handla om anläggningar, noder, infrastruktur eller tjänster, till exempel livsmedelsförsörjning, hälso- och sjukvård, transporter och elförsörjning. 

Vårt samhälle måste fungera även vid olyckor, pandemier, kriser eller krig. För att kunna upprätthålla samhällets funktionalitet oavsett störning är vissa verksamheter viktigare än andra – de är samhällsviktiga. 

 Under hösten har vi på Upphandlingsmyndigheten genomfört ett antal djupintervjuer med nyckelpersoner på både den köpande och den säljande sidan med syfte att förstärka stödet kring upphandling till samhällsviktig verksamhet, säger Hans Fondelius, strateg på Upphandlingsmyndigheten och ansvarig för målgrupps- och behovsanalysen i uppdraget. 

Tvärsektoriell samverkan inom offentlig sektor krävs 

Det är angeläget att offentliga organisationer arbetar långsiktigt med inköpsfrågor och involverar olika delar av organisationen. Eftersom samhällsviktiga verksamheter är beroende av fungerande relationer med avtalade leverantörer i händelse av kris behöver det finnas en bra balans i ansvarsfördelningen mellan köpande och säljande part. En god dialog behövs både före och efter upphandlingen för att skapa en hållbar affär där båda parter lever upp till sina åtaganden.  

 Vår förhoppning är att stödet ska kunna användas både i samband med strategiska diskussioner såväl som vara ett stöd inför uppstarten av en upphandling till samhällsviktig verksamhet säger Niklaz Kling. 

Stödet riktar sig till fem specifika roller 

Stödet förklarar hur det går till att ta hänsyn till krisberedskapsaspekter vid upphandling genom samverkan med olika roller. Det riktar sig specifikt till beslutsfattare, upphandlare, krisberedskapsansvariga, verksamhetssakkunniga och leverantörer.  

Beslutsfattare - stöd att skapa bättre förutsättningar inför samhällsstörningar 

Du som politiker eller ansvarig chef för en eller flera samhällsviktiga verksamheter har en viktig roll i arbetet med att förbereda organisationen för en mer träffsäker upphandling. Du får stöd att skapa förutsättningar som behöver finnas för att effektivt kunna fatta beslut om mål, strategi och riktlinjer för att omhänderta krisberedskapsaspekter vid inköp. 

Verksamhetssakkunnig – få ökade kunskaper om upphandlingsprocessen för att omsätta era viktigaste behov 

Ett stöd till dig som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till den samhällsviktiga verksamhet du arbetar i. För att kunna analysera förutsättningarna i verksamheten behöver du vara väl förberedd på uppgiften och ha en grundläggande förståelse för upphandlingsprocessen.  

Upphandlare  bästa tipsen att skapa en god dialog både internt och med leverantörer i olika nivåer av kris 

Du som jobbar med upphandling har viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden. Vid upphandling till samhällsviktig verksamhet behöver ni som upphandlande organisation ta höjd för olika nivåer av kris. En dialog med leverantörerna är särskilt viktig för att säkerställa att det finns en gemensam bild av den framtida leveransen och vad som gäller vid olika scenarier.  

Krisberedskapsansvarig – bästa tipsen för hur du tar dig in i er egen upphandlingsprocess  

Stöd till dig som arbetar med frågor som handlar om att förebygga och hantera kriser. Som ansvarig för frågor som rör krisberedskap behöver du vara med i början av upphandlingsprocessen, för att kunna analysera förutsättningarna i verksamheten som berörs. Det är även viktigt att du deltar i implementerings- och uppföljningsfasen.  

Leverantör – bäst tipsen för goda relationer i offentliga affärer 

Om du ska eller vill leverera till en kund i offentlig sektor, som bedriver en samhällsviktig verksamhet, behöver du ta reda på vilka särskilda förutsättningar som gäller. Det kan finnas särskilda krav på exempelvis leveranssäkerhet och lagerhållning, som ni behöver ta ställning till. 

Upphandla till samhällsviktig verksamhet  

Stödet utgår från den vägledning som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tog fram i samverkan med Upphandlingsmyndigheten och Sveriges kommuner och regioner (SKR) 2018.