Tidig dialog

Genom dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer får upphandlande myndigheter en bättre bild av vilka lösningar som finns eller kan utvecklas. Det kan leda till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar.

Det vi kallar tidig dialog är en del av det förarbete som alltid bör göras inför en upphandling. Tidig dialog innebär att ni träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer med syftet att få kunskap om de lösningar som marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån verksamhetens behov.  

Att lägga tid och resurser inför en upphandling är en framgångsfaktor, och den tidiga dialogen gör det möjligt att utveckla verksamheten på ett framgångsrikt sätt. En bra dialog kan gå bortom ständiga förbättringar och kanske leda hela vägen till nya och innovativa lösningar.

Fördelar med tidig dialog

I den tidiga dialogen har ni möjlighet att presenteraera behov och önskade resultat. Ni kan även få insikt i de olika lösningar som leverantörer kan erbjuda utifrån ett specifikt behov. De får bättre förutsättningar att komma med förslag som uppnår det som ni önskar, när de förstår målbilden för den aktuella upphandlingen bättre. Dialogen kan beröra olika aspekter, som till exempel krav, vägval och tänkbara inriktningar.

Genom inspelet från leverantörer kan det kommande avtalet balanseras, med bättre och mer ändamålsenliga krav och villkor. Det kan förebygga problem under upphandlingen och avtalstiden. En bättre ömsesidig förståelse kan även skapa en smidigare inköpsprocess; fler frågor kan hanteras före annonseringen och onödiga missförstånd kan undvikas. Det kan i sin tur leda till färre överprövningar samt effektivare och bättre leveranser.

Dialog bygger långsiktigt samarbete

En tidig dialog ger förutsättningar för att kunna bygga ett långsiktigt och stabilt samarbete med leverantörer. Den tidiga dialogen bygger förtroende och lägger grunden för hur relationer och samarbete kommer att fungera under avtalsperioden. 

I bästa fall har ni påbörjat den tidiga dialogen redan under den föregående avtalsperioden och haft kontinuerlig bevakning av marknaden. Då minskar behovet av att genomföra en större dialog inför den nya upphandlingen. Men tänk på att det kan finnas ett värde i att föra dialog med leverantörer som ni tidigare inte gjort affärer med.

Vikten av att arbeta med tidig dialog

Dialog är en viktig del i hela inköpsprocessen, oavsett om det är inför en upphandling, under annonsering eller när ni följer upp tecknade avtal. Den tidiga dialogen är en del av marknadsanalysen, och vilka metoder som ska användas beror bland annat på vad som ska upphandlas och er tillgängliga tid och resurser.

Tänk också på att det är viktigt att föra en intern dialog inför dialogen med leverantörer. Vilka behov är det som ska tillgodoses med upphandlingen? Med en god intern kommunikation och samverkan blir underlaget bättre och även förutsättningarna för att dialogen ska bli framgångsrik.

Rätt använd bidrar den tidiga dialogen till ökad marknadskännedom och till att utveckla verksamheten och samhället.

Lär känna marknaden

Det finns flera fördelar med att ha god kännedom om marknaden. Om ni har låg kunskap om en marknad eller om marknaden har hög utvecklingstakt, är det extra viktigt att planera in tid och avsätta resurser för tidig dialog.

Se möjligheter att utveckla verksamheten

En tidig dialog kan öppna upp för möjligheten att utveckla verksamheten. När det är kritiskt för verksamheten att uppnå högt ställda mål kan en tidig dialog bidra till att ni får in flera förslag till lösningar på de behov som behöver mötas. Den tidiga dialogen kan även göra att ni ser nya möjligheter, som exempelvis att skifta från att upphandla en vara till att upphandla en tjänst. Den tidiga dialogen kan också inspirera leverantörer att ta fram nya lösningar eller utveckla gamla.

Bidra till samhällsutvecklingen

Genom tidig dialog kan ni tillsammans med leverantörer lära er mer om de samhällsutmaningar vi står inför. Genom att ni efterfrågar bättre, nya eller transformativa lösningar kan leverantörer få inspiration till utveckling och innovation. Och om det finns en mångfald av aktörer, varor och tjänster gynnar det en god offentlig affär. 

Olika metoder för tidig dialog

Det finns olika metoder för att föra dialog. Oavsett vilken metod ni väljer är det viktigt att ni tydligt kommunicerar syftet. Genom ett tydligt syfte bygger ni förtroende och skapar förståelse hos potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer som ska delta i dialogen. Det ger bättre förutsättningar för att ni ska få den information ni behöver inför den kommande upphandlingen.

Syftet bör klargöras redan i inbjudan till dialog. Då får deltagarna ramarna för dialogen och kan även avgöra om de anser att det är värt att lägga tid på mötet i fråga.

Exempel på metoder

I dialogen kan ni förslagsvis använda er av följande metoder:

  • Dialogmöten
  • Enskilda dialogmöten
  • Request for information (RFI)
  • Extern remiss

Dialogmöten

Dialogmöten används vanligen för att samla in eller ge information på en mer övergripande nivå. Syftet kan exempelvis vara att informera om en kommande upphandling, ta in generell information om hur marknaden fungerar i en viss upphandling eller att skapa ett forum för diskussion om branschspecifika frågor. Om ni vill fördjupa samtalen med leverantörerna kan dialog föras utifrån olika frågeställningar kopplade till era behov.

Mer om dialogmöten

Enskilda dialogmöten

Enskilda dialogmöten kan användas när ni vill ha mer specifik information om lösningar som kan tillgodoseera behov.  Vissa leverantörer kan ha utvecklat metoder och system som de är ensamma om på marknaden och kan ge värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för den kommande upphandlingen.

Mer om enskilda dialogmöten

Request for information

Request for information, RFI, kan användas på ett tidigt informationsinhämtande steg när ni inte känner till vilka lösningar som finns på marknaden. Det innebär att ni skickar ut frågeställningar till många potentiella leverantörer syfte att inhämta information kopplat till ert behov.

Mer om RFI

Extern remiss

Extern remiss innebär att ni publicerar hela eller delar av era preliminära upphandlingsdokument och låter leverantörer inom en begränsad tid komma med synpunkter på specifika krav och avtalsvillkor. Av naturliga skäl är detta en metod som används ganska sent i det förberedande arbetet eftersom ni bör ha påbörjat arbetet och utformningen av upphandlingsdokumenten.

Mer om extern remiss

Dialogens rättsliga förutsättningar

All dialog måste vara förenlig med de grundläggande rättsprinciperna för upphandling. För tidig dialog är det i första hand principerna om likabehandling och transparens som är aktuella.

I det praktiska arbetet handlar det bland annat om:

  • Hur ni bjuder in till dialogmöte
  • Vilken information ni ger
  • Hur ni säkerställer att alla leverantörer får samma information.

Genomför dialogerna på öppet sätt

Ni måste vara tydliga med varför dialogen förs och vad för resultat som förväntas. Ni bör ha tydliga agendor, tydliga uttalade syften och även fundera på hur ni dokumenterar och sprider information. Det som kommer fram i dialogerna bör också dokumenteras.

När dialogerna är genomförda kan ni sammanfatta vad som framkommit och dela med er genom att genom att exempelvis publicera det på er webbplats. Precis som vid utlämning av allmänna handlingar behöver ni säkerställa att ni inte avslöjar företagshemligheter eller andra sekretessbelagda uppgifter genom publiceringen.

Dialogen får inte leda till orättvisa fördelar

Dialogen får aldrig leda till att ni ger någon leverantör en otillbörlig konkurrensfördel. En sådan kan exempelvis bestå i att en leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen. Det kan också handla om att en leverantör har fått för stort inflytande över utformningen av upphandlingsdokumentet och på så sätt blir gynnad.

Utesluta en leverantör som fått fördel

Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel kan ni utesluta den leverantören. Det kan ni göra om det inte räcker att avhjälpa den snedvridning av konkurrensen som har uppstått, med andra mindre åtgärder. Men en leverantör som har deltagit i förberedelserna av upphandlingen får endast uteslutas om det inte finns något annat sätt att säkerställa att myndigheten följer principen om likabehandling.

Innan uteslutningen ska leverantören få möjlighet att ge sin syn på saken. Om leverantören anser att deras deltagande i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen ska de få möjlighet att lägga fram en utredning som visar det.

  • 4 kap. 8 § LOU, om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna
  • 13 kap. 3 § punkten 7 LOU, om missförhållanden i övrigt i fråga om en leverantörs verksamhet

Senast uppdaterad:

Relaterad information