Dialogmöten

I dialogmöten träffar en upphandlande myndighet potentiella leverantörer, branschorganisationer och andra relevanta aktörer. Syftet är att utbyta information och dialogmöten är en del av förberedelserna inför en kommande upphandling. Här får du tips på hur du kan gå tillväga. Du får även råd om sådant som är viktigt att veta och bra att komma ihåg.

Hur kan ett dialogmöte se ut?

Dialogmöten kan hållas på olika sätt och i olika former. Det kan vara allt från stora möten med många deltagare till möten med färre aktörer. Mötena kan hållas i form av traditionella informationsmöten eller som webbinarier eller workshoppar. Hur långt mötet ska vara beror bland annat på hur många deltagare det är samt på hur många och vilka typer av frågeställningar ni ska föra dialog kring.

Vilken mötesform passar bäst?

Om din organisation vill skapa intresse för upphandlingen tidigt och få igång ett ökat engagemang hos leverantörerna kan öppna informationsmöten vara ett bra alternativ. Ett informationsmöte kan handla om flera olika upphandlingar eller om en specifik upphandling. 

När det behövs fördjupade samtal för att kartlägga en marknad, för att diskutera marknadens utveckling, få kunskap om varor och tjänster samt möjliga lösningar eller för att diskutera olika affärsmodeller kan ni bjuda in till en workshop. En sådan inbjudan kan vara öppen eller riktad till ett urval av leverantörer. 

Ett webbinarium är en bra form när du kan förvänta dig att vissa leverantörer inte har möjlighet att närvara fysiskt. Presentationer och diskussioner kan då i stället genomföras elektroniskt.

Tänk på

Innan du genomför ett dialogmöte bör du ha formulerat ett tydligt syfte med mötet och skaffat dig en klar uppfattning av vad du vill få ut av det. I början av mötet bör du också vara tydlig med verksamhetens behov och målbild, så att deltagarna får goda möjligheter att förstå vad det är ni önskar uppnå. Ge under mötet även utrymme för funderingar, frågor, råd och rekommendationer till det fortsatta arbetet. 

Det är viktigt att ha ett öppet sinne genom att aktivt lyssna och visa att du är nyfiken på deltagarnas tankar och idéer.

Fördelar med dialogmöten

Det finns mycket att vinna med dialogmöten. En stor fördel är att det ger alla som deltar en bättre bild och känsla av behoven och av möjligheterna med upphandlingen. Det kan i sin tur ge bättre förutsättningar för en god offentlig affär. 

Du kan föra dialog utifrån olika mål och syften. Syftet kan till exempel vara att:

  • Skapa ett upphandlingsunderlag som bättre uppfyller organisationens mål.
  • Få ökad kunskap inom det område som ska upphandlas.
  • Få information om ny teknik, nya lösningar och innovationer på marknaden.
  • Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera.
  • Öka marknadens förståelse kring upphandling och upphandlingsprocessen.
  • Minska risken att ställa irrelevanta krav.
  • Skapa engagemang och intresse hos leverantörer att delta i den kommande upphandlingen.
  • Öka din kunskap om marknaden och marknadens aktörer.

Så här gör du

Det finns fem viktiga delar i arbetet med dialogmöten. Där ingår att förbereda, bjuda in till mötet och att genomföra det. Du behöver även ta hand om resultatet på ett bra sätt samt dokumentera det som kommit fram på mötet.

Förbered

Alla typer av dialogmöten kräver god planering och förberedelse, dels för att alla leverantörer ska känna ett värde i att delta, dels för att ni ska få ut så mycket av mötet som möjligt. 

Här får du förslag på hur du kan förbereda dig

  • Klarlägg hur den kommande upphandlingen ska bidra till målen för din organisation.
  • Analysera vilka behov upphandlingen ska tillgodose.
  • Ta reda på vilken kunskap din organisation har inom området för upphandlingen.
  • Fastställ upphandlingens värde utifrån era nuvarande kostnader, tidigare avtal och liknande.
  • Tänk igenom vilken information du behöver hämta in från leverantörer och branschorganisationer.
  • Analysera marknaden för att hitta leverantörer och alternativa lösningar samt för att få insikt om utvecklingen på kort och lång sikt. Det kan ske genom att ta kontakt med branschorganisationer, nuvarande leverantörer eller andra aktörer samt genom att söka information om lönsamhet och nyckeltal på marknaden via exempelvis kreditupplysningsföretag.
  • Ta fram en mötesagenda och förbered frågeställningar och presentationer.

Bjud in

Annonsera inbjudan via en allmänt tillgänglig elektronisk annonsdatabas eller på den egna webbplatsen. Du kan även skicka riktade inbjudningar som komplement för att nå leverantörer som inte fångas upp vid en annonsering. 

Inbjudan bör innehålla en mötesagenda där verksamhetens behov och målbild framgår. Det kan även vara bra att skriva i inbjudan att flera leverantörer kommer att delta i mötet.

Vilka ska bjudas in?

Vilka leverantörer du ska bjuda in styrs av syftet med mötet och det resultat som du har fått fram av förberedelserna. Det ger dig urvalet. Det är möjligt att endast bjuda ett urval av leverantörer för en fördjupad diskussion. Samtidigt är det lämpligt att du bjuder in så brett som möjligt för att säkerställa likabehandling och transparens samt inhämtar så bra underlag som möjligt. 

I inbjudan har du också möjlighet att skriva vilka roller och funktioner från leverantörerna som bör delta. Det är viktigt att de som kommer till mötet har rätt typ av kunskap och kompetens inom den marknad eller om de varor och tjänster som ska diskuteras.

Genomför

Du bör ha en tydlig agenda som du följer under dialogmötet. Den kan till exempel bestå av följande delar:

  • Kort presentation av deltagarna.
  • Syfte och mål med mötet.
  • Information om behov, målbild och förutsättningar för upphandlingen.
  • Tänkbar omfattning och inriktning för upphandlingen.
  • Information om önskade resultat och preliminär tidsplan.
  • Genomgång av och dialog om de aktuella frågeställningarna.
  • Sammanfattning av mötet.

Det är också viktigt att planera mötet i sin helhet så att du underlättar dialog. Det kan du påverka till exempel genom att bjuda på något enkelt att dricka eller äta och genom valet av lokal, möblering med mera.

Ha rätt funktioner på plats

För att få en bred förankring i din organisation bör det vara flera roller och funktioner som deltar i dialogmötet. Det är en fördel att ha med företrädare för upphandlingsfunktionen, näringslivsfunktionen samt beslutsfattare eller beställare för de verksamheter som berörs av upphandlingen.

Vilka frågeställningar är bra att ta upp?

Tydliga och specifika frågeställningar som är kopplade till verksamhetens behov och målbild ökar sannolikheten för en god dialog.

Här får du några exempel på vanliga frågeställningar till leverantörerna under ett dialogmöte:

  • Hur ser utvecklingen och trenderna ut på marknaden och inom det aktuella området?
  • Vilka tankar och förslag har ni för att lösa det aktuella behovet och uppnå målbilden?
  • Kan ni på egen hand uppfylla behoven eller krävs det att ni samverkar med flera aktörer eller över flera branscher? Hur vill ni att samverkan ska se ut och regleras för att säkerställa fördelning av risk?
  • Hur borde en kommande upphandling och affär struktureras?
  • Har ni någon särskild information eller fundering som ni vill skicka med inför upphandlingen?
  • Vad har ni för erfarenheter från andra upphandlingar inom det aktuella området? Hur har andra offentliga eller privata aktörer upphandlat samma eller liknande typer av varor eller tjänster?
  • Vad är kostnadsdrivande i paketering, logistikupplägg eller kravställning för den tänkta varan eller tjänsten?

Ta hand om resultatet

De svar, synpunkter och tankar som kommer fram i dialogmötet kan du använda som underlag för att gå vidare i arbetet med upphandlingen. Du kan kommunicera resultatet via er webbplats och tacka de som deltog. Det ger deltagarna ett värde från dialogen. 

Du kan också välja att ta initiativ till fler former av dialog utifrån resultatet av dialogmötet. Det kan exempelvis vara i form av enskilda dialogmöten med vissa leverantörer eller genom att skicka ut en så kallad Request for information (RFI) eller en extern remiss.

Tänk på att dokumentera

Det är viktigt att dokumentera mötet så att förutsättningarna blir lika för alla leverantörer som vill lägga anbud i upphandlingen. Alla presentationer från mötet bör göras tillgängliga i efterhand för att säkerställa att ni följer principerna om likabehandling och transparens. Även frågeställningar och samlade synpunkter ska dokumenteras och kan med fördel refereras i korthet på webbplatsen. Du kan också välja att filma mötet för att i efterhand lägga ut hela eller delar av filmen.

Några sammanfattande råd

  • Bestäm längden på mötet utifrån vad du vill uppnå.
  • Skicka ut mötesagendan och presentationsmaterialet i förväg så att leverantörerna hinner förbereda sig.
  • Ta inte upp för många frågeställningar. Det är ofta bättre att gå på djupet med några frågeställningar än att skumma igenom många frågeställningar ytligt.
  • Ägna inte för mycket av tiden åt att berätta om upphandlingen – syftet är att få in information från leverantörerna.
  • Håll inte för långa möten – risken finns att viktig information missas i mängden och att leverantörer tappar intresset eller inte kan ta sig tid.
  • Se till att allt relevant material finns tillgängligt efteråt för samtliga leverantörer – även de som inte var med på mötet.
  • Anpassa inte den kommande upphandlingen till enskilda leverantörers specifika förutsättningar eller lösningar.

Vad säger lagen om dialogmöten?

Dialog är viktigt för att säkerställa en väl genomförd upphandling. Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. Men du bör vara medveten om de grundläggande principerna för offentlig upphandling. De principer som anges i 4 kap. 1 § i lagen om offentlig upphandling (LOU) är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid dialogmöten, och då i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering.

Alla har rätt till samma information

Om någon av dem som lägger anbud i upphandlingen har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska de andra anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar som har lämnats i det sammanhanget. Det gäller upplysningar som har relevans för upphandlingen. Detta slås fast i 4 kap. 8 §, LOU. Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen.

Ingen får ges orättvis konkurrensfördel

Om någon anbudsgivare har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom att delta i det förberedande arbetet, till exempel i ett dialogmöte, så kan den uteslutas. Men ni får endast utesluta anbudsgivaren om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Det står i 4 kap. 8 § och 13 kap. 3 § punkten 7, LOU. Det kan vara möjligt att avhjälpa en orättvis konkurrensfördel med mindre åtgärder än uteslutning genom att exempelvis sprida information om det förberedande arbetet till andra anbudsgivare. 

Innan en eventuell uteslutning ska ni alltid ha en dialog med leverantören. Leverantören ska ges möjlighet att visa att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen, om den anser det.

Vill du veta mer?

På vår webbplats hittar du mer material och exempel på hur andra använt sig av tidig dialog.

Läs mer och titta på korta filmer med exempel inom tidig dialog

Metodbeskrivningen för hur du genomför Dialogmöten finns även som nedladdningsbar PDF.

Senast uppdaterad:

Relaterad information