Härnösands kommun, Livsmedel

Upphandlingen gällde avtal om inköp av livsmedel till skolor och äldreboende i Härnösands kommun. Olika produktgrupper som till exempel kolonialvaror, djupfryst, grönsaker, frukt och kött delades upp i tio olika upphandlingar. Det totala varuvärdet i de kommande avtalen låg på totalt ca 17 miljoner kronor per år. Den strategi som sattes upp för upphandlingen var att öka konkurrensen genom att inte utesluta mindre producenter och leverantörer.

Det som skilde denna upphandling från andra var att anbudsgivare hade möjlighet att lämna anbud på artikelnivå, vilket innebar att till exempel lokala potatisodlare kunde vara med och lämna anbud. Avtalet ersatte ett tidigare avtal som landstinget Västernorrland hade upphandlat, men det tidigare avtalet var inte väl lämpat för Härnösands kommuns verksamhet.

I denna korta film beskriver upphandlingscontroller Sofia Elmeholt och nämndsordförande Sara Nylund om hur de arbetade med dialog för att få med små leverantörer. Synnöve Häggdin från Häggby gård, som är en av leverantörerna berättar om sina erfarenheter av dialogen.

Genomförande

Kommunen valde att ha en leverantörsdialog i form av möten i Härnösand. De hade både stormöten och individuella möten där både lokala och nationella aktörer var inbjudna. Mötena annonserades i upphandlingssystemet och de fick hjälp av LRF att bjuda in till mötena.

Skälet till att Härnösands kommun valde dialog var att de ville skapa sig en uppfattning om vad producenter och grossister hade för synpunkter på inköp av livsmedel. Det var självklart att använda tidig dialog i detta fall, eftersom de inte hade kännedom och kunskap om hur producenterna och leverantörerna såg på saker och ting.

I Härnösands kommun har den politiska ledningen ett tydligt mål och intresse för strategiska upphandlingar. De hade satt upp en politisk prioriteringsordning för livsmedelsupphandlingen:

  1. Lokalproducerat och ekologiskt
  2. Lokalproducerat
  3. Svenskt och ekologiskt
  4. Svenskt
  5. Utländskt och ekologiskt

Utvärderingskriterierna för en del av produktgrupperna var lägst pris. Härnösand använde sig därutöver av kvalitetstester som var tvungna att godkännas för att anbudet skulle vara giltigt. I anbuden skulle leverantörerna lämna förslag på artikelnivå. Mervärden i upphandlingen var till exempel sparsam körning, fria leveranser, GMO-fria livsmedel och ett hälsoredovisningssystem för mjölkkor. Ett krav var att Härnösands kommun skulle kunna ha stående ordrar via webb. Förberedelsearbetet gjordes noggrant och ingående efter att upphandlingen inleddes februari 2014. Därefter genomfördes stormöten och dialogmöten. Slutligen tecknades avtalen i januari 2015. Det har inte blivit någon överprövning i något av de 10 avtalen.

Kommunen är nöjd med resultatet av upphandlingen som uppfyllde de politiska viljeyttringarna och de politiska målen, även om de hade önskat sig något fler lokalt producerade varor än det i slutändan blev.

Organisation

En projektgrupp tillsattes där den ansvariga upphandlaren var projektledare. De hade ett samarbete med LRF och Hushållningssällskapet, som har en knutpunkt för mindre producenter som heter Västernorrlandsgården. Dit kan små producenter leverera sina varor och där kan man sedan beställa varor ifrån. Projektgruppen tog även stöd av SKL och SKL Kommentus inköpscentral liksom E-avrops konsulter samt dåvarande Miljöstyrningsrådet. Den ansvariga upphandlaren hade även stöd av en politisk referensgrupp.

Projektgruppen hade även stöd av representanter från det produktionskök som levererar ut till verksamheterna och som utgör en sambandscentral till leverantörerna. Att få ner antalet leveransställen var helt avgörande för att lokala producenter skulle kunna lämna anbud, vilket bland annat framkom under dialogmötet och informationsträffarna.

Styrkor

Upphandlarna i Härnösands kommun upplever att det bara finns fördelar med att använda sig av dialog. Utan dialogen hade de inte fått med producenter från det lokala näringslivet, utan troligtvis bara fått med de stora grossisterna. Dialogen ledde till ett bra förfrågningsunderlag och dessutom fick kommunen få frågor under anbudstiden.

Framgångsfaktorer och utmaningar

Framgångsfaktorerna var att tidigt i processen definiera de utmaningar som fanns för små och medelstora företag att lämna anbud i stora upphandlingar som exempelvis livsmedel:

  • Information eller dialog
  • Uppdelning av volymen i geografiska områden
  • Uppdelning av varugrupper
  • Smarta logistiklösningar
  • Förenklade förfrågningsunderlag
  • Lämpliga avtalstider och lämpliga annonseringstider och -perioder.

Att ta ett helhetsgrepp om de utmaningar som fanns var avgörande. Att bara fokusera på att dela upp varuområden eller bara fokusera på logistiken hjälper inte de små leverantörerna.

En av utmaningarna var att få de mycket små odlarna, som exempelvis potatisodlare eller biodlare, intresserade av att lämna anbud. Det var väldigt viktigt för kommunen att bevisa att en upphandling av livsmedel kunde lyckas i det avseendet att lokala leverantörer kunna lämna anbud och vinna delar av upphandlingen utan att rättssäkerheten sattes åt sidan. Det var viktigt att ingen del av upphandlingen skulle ligga ”på gränsen” – den skulle skötas enligt regelboken, men ändå med gott resultat. SKL Kommentus och dåvarande Miljöstyrningsrådet bidrog med en del råd i denna fråga.

Lärdomar och rekommendationer

Det finns inte något som är dåligt med leverantörsdialog, enligt upphandlarna. Det kan förstås alltid finnas obekväma dialoger, men på det stora hela är det bara positivt med dialog. Dialog leder till att man får en helt annan förståelse för marknaden och leverantörerna har en chans att få en förståelse för lagen om offentlig upphandling, vilket de små företagen ofta inledningsvis kan ha en negativ inställning till.

 

Det som kan vara ett problem är ha tillräckligt mycket tid att skicka ut en RFI eller att genomföra en muntlig dialog. Det är också viktigt att verkligen beakta de synpunkter som kommer in. Det kan ibland vara svårt att veta hur man startar upp arbetet när man ska genomföra en dialog. Upphandlarna i Härnösand understryker att det i deras fall var viktigt att ha ett bra samarbete med den egna näringslivsenheten i kommunen. Ett tips är också att kontakta branschorganisationer när man ska gå ut med en RFI. Dialog behöver inte alltid vara formell i form av inbokade stormöten eller liknande. De små företagen uppskattar oftast om man ringer dem eller besöker dem (om tid finns).

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Härnösands kommun.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version

Sadesfaltet_orange.jpg

Upphandla livsmedel

3 miljoner måltider serveras i offentlig sektor varje dag. Vi hjälper upphandlande myndigheter, leverantörer och grossister att ställa krav, verifiera och följa upp dem.