Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län, Kollektivtrafik

Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län genomförde en upphandling av linjelagd kollektivtrafik på väg samt skolskjutsar i Västernorrlands län. Upphandlingen handlade om 15 trafikuppdrag för linjelagd kollektivtrafik med buss och 40 trafikuppdrag för skolskjuts. Kollektivtrafikupphandlingen är en omfattande och resurskrävande upphandling som genomförs sällan.

Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland är ett kommunalförbund som består av länets sju kommuner och landstinget. I den tidigare kollektivtrafiksupphandlingen ställde de enskilda kommunerna separata krav på länets kollektivtrafik och skolskjutsar. Nu överlämnades istället befogenheten att fatta beslut till kommunalförbundet vilket innebar en skillnad i mandat.

Miljökraven skärptes jämfört med den tidigare upphandlingen för att åstadkomma en mer effektiv energianvändning och mindre fossilt beroende. Den politiska ambitionen var att 90 procent av kollektivtrafiken skulle drivas med fossilfria drivmedel och detta mål skulle uppnås år 2020.

Genomförande

Kollektivtrafikmyndigheten valde leverantörsdialog för att de ansåg att det är ett bra sätt att arbeta för att minska de kostnadsdrivande delarna i kollektivtrafiken. Dialogen gjorde att de kunde sätta upp krav på miljö- och resandeincitament som troligtvis inte gjorts annars. De valde att både genomföra enskilda dialoger och gemensamma möten med samtliga leverantörer. I vissa delar av upphandlingen ställde de funktionskrav, bland annat då det gällde målen och miljöprogrammet. Tidigare har de ställt många specifika krav på till exempel exakt vilka bussar som ska användas och hur stoppknapparna ska vara placerade.

Arbetet inleddes med en dialog med trafikföretagen för att få ett underlag kring hur branschen ser på denna typ av trafik i länet. I upphandlingen utgick de från den branschgemensamma standard som finns framtagen av Svensk kollektivtrafik. Under arbetets gång arrangerades möten med kommunerna och landstinget för att inhämta synpunkter. Det var en prövande och resurskrävande process och de arbetade sig successivt igenom avtalsmallen.

Upphandlingen påbörjades tre år innan avtalet undertecknades. Arbetet var som mest intensivt i slutet av 2012 och i början av 2013. Sommaren 2013 tecknades avtalet och trafiken startade sommaren 2014. Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrland är nöjd med upphandlingen. De har redan uppnått miljömålet som de hade som ambition att nå 2020. Kollektivtrafikmyndigheten jobbar idag även mer aktivt med upprätthållandet av avtalen, till exempel genom att döma ut viten, vilket de inte gjort tidigare.

Organisation

Kollektivtrafikmyndigheten organiserade arbetet internt med representanter från olika delar av organisationen, som tillsammans utgjorde en projektgrupp. De tog även in konsultstöd inom upphandling, juridik och miljöområdet. De har ett samverkansorgan med medlemmarna i kommunalförbundet för att hämta in synpunkter, men medlemmarna var aldrig med i själva upphandlingen. Istället ordnades gemensamma och separata möten med landstinget och kommunerna.

Styrkor 

Styrkorna med dialog är att det ger ett stöd att se alternativ och olika typer av lösningar i ett uppdrag, vilket gör att beställaren får en bättre produkt i slutändan. Styrkorna med funktionskrav är enligt ansvarig upphandlare att de ger en flexi­bilitet: ”Är det en funktion man vill lösa behöver man inte uppfinna lösningen”.

Med begränsade kunskaper på ett område finns en fara att man ställer för specifika krav och använder sig av säkra kort. I det aktuella avtalet fick leverantören själv möjligheten att välja vilken bussflotta de vill använda och de har kunnat omfördela bussflottan i hela länet efter behov. Möjligheten att omfördela flottan har redan visat sig användbar i kommunen då ett antal nystartade asylboende förändrat resmönstret på den annars relativt statiska landsbygden.

Leverantören som vann upphandlingen menar att dialog är bra, eftersom det ger en möjlighet att ta upp saker innan förfrågningsunderlaget formuleras. Enligt upphandlande myndighet bidrar dialog med värdefulla kunskaper inom området och gör det lättare att upphandla på det bästa och mest effektiva sättet. I det aktuella fallet tog man in leverantörernas synpunkter kring hur funktionskravet kunde utformas på bästa sätt, vilket ledde till mer ändamålsenliga och rimliga funktionskrav.

Framgångsfaktorer och utmaningar

Den största utmaningen var enligt den ansvariga upphandlaren att hantera kommunförbundets åtta olika medlemmar och lika många politiska församlingar. Det är medlemmarna i kommunförbundet som finansierar resultatet, men de fick inte besluta om upphandlingen och det var en utmaning. Att få varje medlem att bli hörd och lyssnad till har varit viktigt och det har fungerat väl eftersom resultatet blev positivt.

Det är väldigt lätt att bli för specifik där man tror sig ha svaren, enligt den ansvariga upphandlaren. Förutsättningen för att få en bra dialog är att leverantörerna är konstruktiva och bidrar till dialogen.

Leverantören menar att det finns många utvecklingsmöjligheter generellt då det gäller upphandling av trafik. Myndigheterna är nybörjare varje gång, eftersom upphandlingarna görs så sällan.

Lärdomar och rekommendationer

Lärdomen från denna upphandling är att det kan vara svårt att få med sig alla intressenter och att det ibland kan finnas någon som känner sig undanskuffad. Det är också viktigt att hantera resultatet av dialogen, enligt den ansvariga upphandlaren. Problemen när man upphandlar sällan inom ett område är att kunskap och erfarenheter inte hinner byggas upp. Det är bra att det finns branschgemensamma nationella mallar med standarder, enligt den ansvariga upphandlaren. Man har inte råd att göra specifika kravställningar per län. Det gör att kvaliteten blir väsentligt bättre och i kollektivtrafiken handlar det om stora kostnader.

 

Kollektivtrafikmyndigheten tog in den externa kompetens de behövde, men eftersom det är en myndighet med relativt begränsade resurser, var det endast begränsade resurser tillgängliga i upphandlingen överlag. Det kanske hade varit bättre om de hade haft en projektledare rekryterad externt med upphandlingskompetens, enligt den ansvariga upphandlaren.

 

Leverantören menar att det är bra med branschgemensamma rekommendationer om hur en upphandling ska gå till och standardavtal som alla är trygga med att använda. Den upphandlande organisationen måste vara lyhörd för leverantörernas kunskaper. Skälet till att många upphandlingar överklagas är att den upphandlande organisationen inte har varit lyhörd, menar leverantören.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Kollektiv­trafik­myndigheten i Västernorrland och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version

Solpaneler.jpg

Upphandla med hänsyn till klimatet

Genom upphandling har offentlig sektor en viktig roll i omställningen till ett fossilfritt samhälle. På våra temasidor om klimat och upphandling kan du läsa om hur du kan upphandla med hänsyn till klimatet.