Riksbanken, Lokalvård

Riksbanken genomförde under 2015 en upphandling för att förnya sitt avtal om lokalvård och tvätt av heltäckningsmattor. Syftet med upphandlingen var att i nära samarbete med experter från städbranschen säkerställa att uppdraget utförs på ett affärsmässigt, etiskt och kvalitetsmässigt rätt sätt. Riksbanken ville i upphandlingen lägga fokus på kvalitet och säkerställa att den personal som arbetar för Riksbanken har goda möjligheter till en hälsosam arbetsmiljö och personlig utveckling.

I Riksbankens lokaler finns det känsliga material som till exempel teakgolv, handvävda tapeter och handgjorda kakelplattor. Detta kräver en kunnig leverantör som är försiktig och medveten om att olika material kräver olika städtekniker.

Dessutom måste ett säkerhetsskyddsavtal upprättas och registerkontroll genomföras för alla de personer som arbetar med lokalvård. Även den backup som ska finnas för den ordinarie personalen måste vara registerkontrollerad på förhand, eftersom Riksbanken måste veta vem som kommer in i byggnaderna.

Genomförande

Riksbanken ville ta ett nytt grepp och inledde därför en dialog med branschorganisationen Almega. Eftersom detta är en bransch som tyvärr är känd för att sätta låga löner satte Riksbanken upp kravet att anbudslämnarna skulle lämna ett minimipris om 245 kronor i timmen. Riksbanken vill ha en leverantör som tar hand om sin personal, därför utvärderades inte priser under 245 kronor i timmen och personalförmåner togs upp som är ett bör-krav i upphandlingen.

En RFI av upphandlingsdokumenten skickades ut med möjligheter att lämna synpunkter och kommentera direkt i dokumenten. Entreprenörerna uppmanades särskilt att motivera sina synpunkter. Riksbanken kontaktade alla som hade varit med i en tidigare upphandling inklusive det företag som hade det befintliga uppdraget. Almega gick också ut till branschen och informerade om att det var möjligt att lämna synpunkter.

RFI:n annonserades och låg ute i två veckor. Riksbanken fick bra, men inte särskilt många synpunkter. Det kom betydligt fler synpunkter och frågor när upphandlingen annonserades.

Organisation

För denna upphandling tillsattes en projektgrupp bestående av personal från Riksbanken, Almega, Konkurrensverket (vars stöd i upphandlingsfrågor nu har gått över till Upphandlingsmyndigheten) och en extern konsult. De tog med Konkurrensverket i gruppen för att få stöd gällande miljöfrågorna. De fick många bra tips från Almega och tittade även på upphandlingsunderlag från andra myndigheter som utfört liknande upphandlingar.

Styrkor 

Riksbanken använder ofta dialog med leverantörer i sina upphandlingar. De rekommenderar att kommunikation med marknaden sker i god tid, gärna med stöd av en branschorganisation för att få stöd i sakfrågorna. Det är viktigt att dialogen läggs upp på ett strukturerat sätt och att det successivt förs anteckningar under dialogen. Dialogen bör även läggas upp på så sätt att entreprenörerna har tid och möjlighet att lämna synpunkter, eftersom det är viktigt att få tillräckligt många synpunkter.

Riksbanken anser att de blir mer intressanta som kund när de själva är öppna och intresserade av företagen och deras lösningar. De framstår också som mer kompetenta och får större insyn i marknaden genom att använda sig av dialog. Den leverantör som vann upphandlingen om lokalvårdstjänster menar att det inte är helt ovanligt med med RFI eller muntlig dialog. Leverantören anser att det är bra för att det ger möjlighet att föra fram det som den anser är viktigt. Om det är flera seriösa företag som lämnar synpunkter innebär det att den upphandlande organisationen får bra input. Ofta har den upphandlande organisationen inte särskilt goda kunskaper om det bästa sättet att utföra en lokalvårdstjänst, och de behöver ofta stöd i detta.

Framgångsfaktorer och utmaningar

En framgångsfaktor i denna upphandling var samarbetet med Almega, anser den ansvariga upphandlaren på Riksbanken. Det betyder mycket att ha en branschorganisation som stöd i en upphandling, särskilt om det finns en upplevelse av brister i beställarkompetensen. Okunskapen om området och därmed beställarkompetensen var en utmaning; man behöver vara kunnig inom ett område för att göra en bra upphandling.

Ytterligare en utmaning är att det tar tid att förankra ett dialogarbete internt i organisationen. Upphandlarna på Riksbanken ska nu arbeta internt genom att ta fram ett förtydligat stöd för att utföra förstudier och marknadsundersökningar i upphandlingsarbetet.

Leverantören menar att dialog kan vara problematiskt om tiden att lämna synpunkter är begränsad. Vidare menar leverantören att det normalt sett kan fungera bra med dialog i stora upphandlingar medan det i små upphandlingar kan bli proble­matiskt om den upphandlande organisationen vill att man ska komma på 3–4 möten. Det viktiga i en dialog är att ta tillvara leverantörens kompetens på ett rimligt sätt som inte blir betungande.

Denna upphandling fungerade bra, enligt leverantören, eftersom Riksbanken visste vad de ville ha. Det var viktigt med erfarenhet och kompetens och det fanns dessutom krav på ett minimipris för tjänsten. Företaget är kon­kurrenskraftigt och klarar av att leverera till kunder som har krav på kvalitet. Upphandlingen var lite speciell, eftersom det var många personer som skulle säkerhetsklassas, inte bara de som sköter den regelbundna städningen utan även fönsterputsare och mattvättare. Det är inte så vanligt. Det var även en fördel för leverantören att i detta fall vara certifierade av Almega och att ha en ISO-miljöcertifiering. Sådant underlättar mycket när man lämnar anbud.

Lärdomar och rekommendationer

Riksbanken använder dialog, men upplever att processen ännu inte är tillräckligt formaliserad. Det handlar om tid, energi och intresse av att driva dialogen framåt och samtidigt ge ett bra internt stöd.

 

Dialog blir särskilt viktigt för att få förståelse för den terminologi som branscherna använder. De har hittills fått bra input genom att använda dialog, men det kan vara betungade för verksamheten som gör detta parallellt med övriga arbetsuppgifter.

 

En rekommendation till andra är att det kan fungera bra att förhandsannonsera och att genomföra RFI:er kopplat till upphandlingsdokumenten. Det ger mycket att ha en ingående dialog med leverantörer och det är viktigt att föra ordentliga mötesanteckningar.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Riksbanken och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version