Sollentuna kommun, Flyttjänster

Sollentuna kommun upphandlade 2012 ett nytt ramavtal för flyttjänster, då det gamla ramavtalet löpt ut. Upphandlingsansvarig tog kontakt med potentiella leverantörer samt representanter från olika branschorganisationer och bjöd in till separata dialogmöten.

Med flyttjänster avsågs flytt av diverse gods såsom möbler av olika slag och flyttlådor, men tjänsten kunde även omfatta ned- och uppackning av material från arbetsplatser, montering och demontering, sortering av tippgods samt nödvändig emballering av flyttgodset. Tjänsten kunde i mycket liten omfattning komma att omfatta tillfällig magasinering. Även arkivflytt av mindre omfattning kunde bli aktuellt.

Upphandlingen avsåg ramavtal för flyttjänster inom Sollentuna kommun för avrop under avtalsperioden. Sollentuna kommun skulle anta en leverantör för uppdraget. Flyttjänster av särskild typ, till exempel extra tunga flyttföremål (som överstiger vikt om ca 300 kg) och där leverantören kräver ersättning enligt annan prislista, omfattades inte av avtalet. Där skulle direktupphandling ske vid varje tillfälle.

Genomförande

Erfarenheter av tidigare överprövningar i den specifika branschen talade för att en grundlig marknadsanalys var angelägen inför den aktuella upphandlingen.

Upphandlingsansvarig tog kontakt med totalt åtta potentiella leverantörer, samt representanter från två branschorganisationer, och bjöd in till separata dialogmöten. Leverantörerna fick information om upphandlingens tänkta upplägg och fick berätta om vilka tjänster deras respektive företag kunde erbjuda kommunen för tjänster.

Då kommunen relativt nyligen börjat arbeta med miljökrav var bland annat detta en fråga som diskuterades under dialogmötena. Leverantörerna fick även möjlighet att återkoppla kring hur de ansåg att kommunen kunde förbättra sina upphandlingar inom denna bransch för att främja tydlighet och undvika framtida överprövningar.

Resultat

Upphandlingen resulterade i att kommunen tecknade avtal med en ny leverantör. Leverantörsdialogerna bidrog bland annat till att kommunen fick en tydligare bild av vilka miljökrav som var rimliga att ställa i upphandlingen. Den bidrog även till att krav kring arbetsmiljö och utbildning, som är en angelägen frågor i branschen, inkluderades i förfrågningsunderlaget.

Kommunen fick efter genomförd upphandling positiv respons från leverantörerna kring utformningen av utvärderingskriterier.

Styrkor

Sollentuna kommun identifierar följande styrkor med att använda sig av leverantörsdialog som en del av marknadsanalysen:

  • Dialogen ökar förståelsen för den aktuella marknaden
  • Dialogen gör det lättare att ta fram bra utvärderingskriterier
  • Dialogen leder till att leverantörerna får en större förståelse för anbudsprocessen och ett ökat förtroende för den upphandlande organisationen
  • Dialogen minskar risken för överprövning
  • Den aktuella leverantören menar att det inte finns några nackdelar med att använda sig av dialog i upphandlingsprocessen. Leverantören menar att det är positivt att få en möjlighet att komma med inspel till utformningen av upphandlingen och att man som leverantör får en tydligare bild av hur upphandlingen kommer att utformas genom dialog.

I den aktuella upphandlingen lyfter leverantören som en styrka fram det faktum att Sollentuna kommun var tydliga i sina frågeställningar.

Utmaningar

Ansvarig upphandlare lyfter fram att tiden kan vara en utmaning när man arbetar med leverantörsdialoger som en del av marknadsanalysen. Erfarenheten talar dock för att man som upphandlare tjänar in den tid som läggs på en grundlig marknadsanalys och dialog med leverantörerna i ett senare skede av upphandlingen. I de allra flesta fall leder dialogen till betydligt färre frågor under anbudstiden och en minskad risk för missnöjda leverantörer och överprövningar.

Lärdomar och rekommendationer

I Sollentuna kommun är leverantörerna väldigt positiva, och uppskattar hur kommunen arbetar med dialog. Detta har framkommit både i den aktuella upphandlingen och i en undersökning kommunens kommunikationsavdelning har genomfört bland leverantörer i kommunen.

 

En annan lärdom från kommunen är att dialog med leverantörer ofta ger mycket mer än det som upphandlarna först tänkt sig. Dessutom upplevs dialogen som rolig och intressant och gör det lättare att utvärdera anbuden.

 

Sollentuna kommun lämnar följande rekommendationer till andra myndigheter som vill använda sig av leverantörsdialoger i marknadsanalysen:

  • Kontakta leverantörerna i god tid före planerad upphandling.
  • Om upphandlarna har ett intresse av att fånga in leverantörernas åsikter om den egna branschen kan det vara bra att ha separata dialogmöten med respektive leverantör, snarare än ett gemensamt dialogmöte.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Sollentuna kommun och från den leverantör som vann upphandlingen.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version