Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, Taxitjänster

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet skulle genomföra en upphandling av taxitjänster till statliga myndigheter. Inledningsvis hade de en hade en dialog med branschorganisationen och fackförbundet om hur de kunde ställa höga krav på arbetsrättsliga villkor i upphandlingen. Därefter tog de fram ett förfrågningsunderlag som skickades ut på extern remiss.

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ansvarar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Det innebär att de ingår samordnade ramavtal för varor och tjänster som myndigheter köper in ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Ramavtalen kan sedan användas för avrop av statliga myndigheter och vad gäller IT och Telekom även av kommuner och landsting.

Upphandlingen omfattade taxitjänster till statliga myndigheter och var uppdelad i två geografiska områden: Stockholm och övriga landet. Delområdet Stockholm står för cirka 75 procent av omsättningen.

Upphandlingen syftade till att myndigheterna skulle kunna avropa tjänsten på ett enkelt och effektivt sätt, som gav tid- och kostnadsbesparingar samt möjliggjorde anskaffningar till fördelaktiga villkor.

Genomförande

Projektet inleddes med en förstudie under 2014 där projektgruppen analyserade vad som hade fungerat bra och mindre bra med det befintliga ramavtalet. Därefter skickade de ut enkäter både till leverantören och myndigheter samt tog kontakt med branschorganisationen Svenska Taxiförbundet och med fackförbundet Transport­arbetarförbundet. Transportarbetareförbundet hade skrivit en rapport om taxibranschen som beskrev situationen i branschen och chaufförernas arbetsvillkor. Efter att projektgruppen hade tagit del av rapporten inleddes en djupare dialog med branschorganisationen och med fackförbundet om hur man i upphandlingen skulle kunna ställa höga krav på arbetsrättsliga villkor.

Projektgruppen tog fram ett förfrågningsunderlag som skickades på extern remiss till leverantörer, branschorganisationen och myndigheter.

Statens inköpscentral lade ut remissen i ett elektroniskt upphandlingssystem och kontaktade också olika intressenter och tipsade om remissen. Remissen låg ute under två veckor i mars 2015 och projektgruppen fick in mycket bra synpunkter. Statens inköpscentral valde att ställa höga krav på sociala aspekter. Det är allmänt känt att det finns delar som har fungerat dåligt i branschen och Statens inköpscentral ansåg att de måste gå i bräschen och teckna ett bra avtal som myndigheterna kan använda. I underlaget lade de en hög ribba för krav gällande kvalitet och säkerhet.

Det tog sex–åtta månader att genomföra upphandlingen efter det att förstudien var klar. Upphandlingen ledde till att de tecknade ramavtal med en leverantör.

Organisation

Den interna gruppen bestod av fyra personer: två upphandlare, en jurist och en ramavtals­förvaltare. Statens inköpscentral tog även stöd av bland annat dåvarande Miljöstyrningsrådet (numera Upphandlingsmyndigheten) för att säkerställa att de ställde rätt miljökrav i upphandlingen.

Styrkor

Det finns nästan bara fördelar med att använda sig av dialog och nackdelarna är få, menar den ansvariga upphandlaren och säger att de flesta leverantörer är positiva till att upphandlarna använder dialog.

De erfarenheter som Statens inköpscentral har av att lägga ut hela och inte bara valda delar av upphandlingsdokumenten på extern remiss är att det kan komma kommentarer även på de delar de inte hade förväntat sig.

Den ansvariga upphandlaren menar att genom att använda sig av dialog får de mycket information som de inte hade fått annars. Det är det bästa och snabbaste sättet att få till ett bra avtal. Det är inte bara bra för de upphandlande myndigheterna utan även för leverantörerna.

Den leverantör som fick ramavtalet inom taxitjänster är positiv till att det gick ut ett förslag till kravspecifikation till leverantörerna. Det fanns även tillfälle att träffa Statens inköpscentral i förväg.

Framgångsfaktorer och utmaningar

Statens inköpscentral har mycket god kunskap inom upphandling. Däremot är de inte alltid experter på upphandlingsföremålet och därför är dialogen med marknaden oerhört viktig. Dialog kan användas i alla typer av upphandlingar, men kan användas på olika sätt och i olika utsträckning beroende på vad som ska upphandlas, anser den ansvariga upphandlaren.

Leverantören ansåg att man i den specifika upphandlingen inte i tillräckligt stor utsträckning tog hänsyn till de synpunkter som de förde fram. Dialogen gjorde att upphandlingen blev lite bättre, men det kunde blivit ännu bättre om fler synpunkter hade tagits om hand. Liknande synpunkter hade även lämnats in av kunderna (myndigheterna). Synpunkterna rörde bland annat frågan om samplanerade transporter som inte kom med i upphandlingsdokumenten. De fick heller inte tydliga svar på varför de inte togs med.

Lärdomar och rekommendationer

Det finns utvecklingsmöjligheter då det gäller dialog, menar den ansvariga upphandlaren. Vissa upphandlande organisationer är rädda för att ha dialog, men man måste se det som ett utvecklingsarbete och använda sig av dialog som ett pågående arbete. Dialog mottas i de allra flesta fall positivt. Tipset är att våga prova och bjuda in till synpunkter.

 

Det är viktigt att föra protokoll och skicka ut mötesanteckningar för synpunkter. Då det gäller den externa remissen har de bett om synpunkter i skriftlig form, berättar den ansvariga upphandlaren. Självklart kan man även ha ett möte per telefon men även då är det viktigt att detta dokumenteras.

 

Leverantören framhåller att det är viktigt att börja dialogen i god tid. Det är bättre att fortsätta dialogen ytterligare om något blir oklart i det första dialogtillfället. Så länge man inte annonserat upphandlingen kan man ställa frågan igen, det vill säga ta sig tid till att förlänga dialogen i flera steg. I tjänsterelaterade upphandlingar kan kraven ofta bli snedvridna eller felaktiga. Det kan undvikas med tätare dialog under förstudiefasen, menar leverantören.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Statens inköpscentral och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version