Stockholms läns landsting, Ortopediska implantat

2015 genomfördes en upphandling som avsåg höft-, knä-, axel- och armbågsproteser till Stockholms läns landstings (SLL) förvaltningar, bolag och stiftelser. På grund av eventuella strukturförändringar, valfrihetsreglerna samt nya eller förändrade medicinska behandlingsmetoder kunde SLL inte garantera volymer under avtalsperioden. SLL förband sig därför inte att avropa viss mängd eller volym i den aktuella upphandlingen.

Den här typen av upphandling handlar om stora belopp och sker relativt sällan. Detta gjorde att en dialog med potentiella leverantörer var nödvändig för att förstå vilka lösningar som fanns på marknaden och vilka krav som var rimliga att ställa.

I denna korta film delar den ansvariga upphandlaren Lisa Borgh med sig av sina erfarenheter från dialogerna: 

Genomförande

Organisation

Upphandlingsprocessen började med att upphandlingsansvarig förde en dialog med branschorganisationen för medicinteknik, Swedish Medtech, som resulterade i typmallar för olika operationer som omfattade proteser (typoperationer). SLL utgick ifrån dessa typoperationer och satte upp preliminära kravspecifikationer bestående av förslag till olika typer av artiklar i form av ett funktionskrav för varje typoperation. Dessa olika typer av artiklar gavs ett positionsnummer för att skilja dem åt. Kravspecifikationerna skickades sedan ut till leverantörerna genom en så kallad extern remiss. Intresserade leverantörer kallades därefter till individuella möten där de fick lämna sina synpunkter på vad som var bra och dåligt med kravspecifikationerna.

Underlaget låg ute för extern remiss i två veckor, och fyra timmar avsattes för ett uppföljande möte med varje leverantör som så önskade.

Anledningen till att SLL valde att organisera upphandlingen på det här sättet var att upphandlingen avsåg ett område som var överprövningsbenäget, mycket beroende på att det handlar om stora belopp. Dialogen och den externa remissen var ett sätt att få fram tydliga, proportionerliga och likabehandlande krav, och därmed minska risken för överprövning. Under annonseringstiden fick SLL in betydligt färre frågor från leverantörerna än de brukar få.

Utvärdering

Utvärderingen skedde per typoperation och minst tre leverantörer skulle antas per typoperation.

Inkomna anbud för varje typoperation sorterades från lägsta till högsta pris. Priset beräknades genom att SLL summerade priset för angivna artiklar i typoperationen. Utvärderingen börjar med att anbudet med lägst pris kontrollerades att det uppfyllde de ställda ska-kraven. Om anbudet inte uppfyllde ska-kraven kontrollerades nästa anbud i prisordningen.

Tillbehör, övriga implantat samt förbrukningsmaterial antogs per position, minst tre leverantörer skulle komma att antas. SLL gjorde en behovsanalys för artiklar offererade under dessa positioner, vilken låg till grund för om offererade artiklar antogs eller inte.

Resultat

Dialogen med leverantörerna (både den skriftliga och den muntliga) ledde till att de ursprungliga funktionskraven på typoperationer kom att förändras och justeras.

Målet med upphandlingen var att bibehålla ett bra sortiment, erhålla varor till lägre pris och att undvika överprövning. Upphandlingen ledde inte till överprövning. Beställaren tycker att de har fått ett bra sortiment och upplever att det nu är tydligare vad en typoperation kostar och hur en leverantör ligger till prismässigt.

Styrkor

Upphandlingsansvarig tycker att funktionskrav är bra för upphandlingar av komplexa system, som i detta fall med många olika typoperationer. Styrkan med att ha en dialog med leverantörerna som en del av marknadsanalysen är vidare att det är ett bra sätt att ta fram rätt kunskap. Dialogen hjälper upphandlingsansvarig och beställaren att få en uppfattning om vad leverantörerna har att erbjuda och varför.

Utmaningar

Det som lyfts fram som en utmaning med den här typen av upphandlingar är att få beställargruppen med sig och att verkligen tänka igenom vad som behövs innan dialogen förs eller ett förfrågningsunderlag skickas ut till potentiella leverantörer. Vidare behöver en sådan här upphandling planeras i god tid, och gott om tid behöver avsättas för möten med leverantörerna. När SLL hade skickat ut inbjudningarna i den aktuella upphandlingen var det tolv leverantörer som inkom med synpunkter, men det kunde lika gärna ha varit 60. Det är alltså av vikt att ha beredskap och sätta av tillräckligt med tid, så att alla intresserade leverantörer kan hinna komma på individuella möten.

Lärdomar och rekommendationer

Det är viktigt att ställa sig frågan om funktionskrav verkligen är det mest ändamålsenliga för den aktuella upphandlingen. Det är även viktigt att tänka på att det tar längre tid för leverantörerna att inkomma med anbud i en upphandling med funktionskrav än i en upphandling med detaljkrav. Slutligen behöver man vara noga med att inga leverantörer utesluts på grund av att man ställt för komplicerade funktionskrav.

 

Innan en dialog med potentiella leverantörer påbörjas är det viktigt att fundera igenom vad man vill ha ut av upphandlingen. Man ska också vara beredd på att alla leverantörer inte har tid att svara på en RFI eller extern remiss och att svarsfrekvensen kan variera mellan olika affärsområden.

 

Det är även viktigt att tidigt formulera färdiga frågor till leverantörerna och fundera på om man ska välja att föra dialogen genom RFI, extern remiss eller möten eller en kombination av dessa.

 

Generellt menar upphandlingsansvarig på SLL att det är viktigt att våga föra en dialog med leverantörer i upphandlingsprocessen. Är det något man undrar över eller är osäker på avseende de synpunkter som inkommit är det bättre att ringa upp leverantörerna och fråga än att riskera att kraven inte blir rätt ställda.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig på SLL.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version