UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen, Rökdykarradioutrustning

UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen genomförde 2014 en upphandling av rökdykarradioutrustning. Man skickade ut en RFI och förde därefter en muntlig dialog per telefon med leverantörer som inte kommit in med skriftliga svar.

2014 bjöd UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen in till anbudsgivning gällande rökdykarradioutrustning. Avtalen skulle omfatta, för Räddningstjänsten Dala Mitts räkning, ny radiokommunikationsutrustning innefattande:

  • bärbara radioenheter
  • bärbar batteridriven repeater
  • diverse tillbehör till utrustningen.

Behovet hade uppkommit då befintlig utrustning blivit utdaterad.

Genomförande

För att förstå marknaden och vad som erbjöds samt att få hjälp att ställa krav på rätt teknisk nivå i förhållande till var marknaden befann sig genomfördes både skriftlig och muntlig dialog med potentiella leverantörer.

Med hjälp av sakkunniga i referensgruppen utformades preliminära kravställningar inför en RFI med ett antal frågeställningar. Det handlade till exempel om drifttid, batterityper, fästanordningar, displayutförande och möjligheten att använda redan befintlig utrustning. Det ställdes även frågor kring vad leverantörerna ansåg var relevant att testa i det produkttest som skulle genomföras som en del av utvärderingen. RFI:n annonserades ut och ett relativt stort antal svar inkom från potentiella leverantörer.

Svaren från RFI:n samlades in, sammanställdes och jämfördes med hjälp av referensgruppen. Som komplement till den information som inkom genom RFI:n samlades det in produktblad med tillhörande bilder. Det genomfördes även muntlig dialog per telefon med de leverantörer som inte inkommit med svar på utannonserad RFI.

Den information som inkom genom leverantörsdialogerna användes både som underlag till förfrågningsunderlagets utformning samt till utformning av det produkttest som skulle genomföras. Svaren i RFI:erna ledde till att de preliminära krav som ställts upp kunde höjas på flera punkter och på någon punkt så ändrade man helt det ursprungliga kravet.

När upphandlingen hade annonserats inkom inga frågor kring de tekniska detaljerna i upphandlingen, vilket sågs som ett gott betyg på det arbete som lagts ner i marknadsanalysen.

Organisation

En referensgrupp med sakkunniga från räddningstjänsten kopplades tidigt in i upphandlingsprocessen. Den aktuella upphandlingen krävde omfattande teknisk kompetens och en god insikt i vilka lösningar som var de senast tillgängliga på marknaden. Då upphandlingar av den här typen av utrustning sker relativt sällan hade det hunnit hända mycket med teknikutvecklingen sedan senast genomförda upphandling.

Utvärdering

I utvärderingen ingick ett fysiskt test av utrustningens användarvänlighet. Testet genomfördes av brandmän från Räddningstjänsten Dala Mitt. Upphandlingsansvarig och sakkunniga i referensgruppen deltog vid testerna.

Resultat

Utvärderingen resulterade i att det anbud som rankats högst i förhållande till kravspecifikationerna blev förkastat i det fysiska testet, då de fick nedslag på manövreringen. Det näst bästa anbudet fungerade tillfredställande i testerna och avtal tecknades med leverantören som lämnat detta anbud. Räddningstjänsten blev mycket nöjd med den produkt som avtalades.

Den information som inkommit via dialoger med potentiella leverantörer bidrog till hur testen utformades och genomfördes.

Styrkor

Det UpphandlingsCenter främst lyfter upp som styrkor med att använda sig av leverantörs­dialoger är:

  • Att man kan ställa rätt krav från början
  • Att man får kunskap om vad som finns på marknaden
  • Att man får kunskap kring om det finns konkurrens på marknaden
  • Att man inte frågar efter lösningar som är inaktuella
  • Att man kan begränsa antalet frågor under annonseringstiden
  • Att leverantörerna känner att kommunen är intresserad av deras åsikter och kunskap
  • Att det ökar möjligheten att få in fler anbud.

Framgångsfaktorer

En framgångsfaktor i den aktuella upphandlingen var att kommunen använde sig av tekniskt kompetenta sakkunniga som kunde bidra i bedömningen av den information som inkom genom dialog med leverantörerna.

Lärdomar och rekommendationer

UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen uppmanar andra upphandlande organisationer att våga prata mer med leverantörerna. För att få med sig leveran­törerna och få in så många svar som möjligt vid en RFI är det viktigt att framhålla för leverantörerna att dialogen är en möjlighet för dem att vara med och påverka upphandlingarnas innehåll i deras kommun eller region.

 

Om man som upphandlare är osäker på hur många man ska kontakta vid en leverantörsdialog kan en RFI vara en bra lösning. Eftersom den publiceras offentligt får alla potentiella leverantörer tillgång till den och man behöver inte vara orolig för att ha exkluderat någon från dialogen.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos upphandlingsCenter.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

 

UpphandlingsCenter är en upphandlingssamverkan där Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner medverkar. UpphandlingsCenter har huvudkontor i Ludvika och leds politiskt av en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Pdf-version