Halmstad Fastighet (HFAB), Underhåll i bostadsområde

Under 2015 genomförde Halmstad Fastighets AB (HFAB) upphandlingar av entreprenörer som skulle ta hand om yttre skötsel och underhåll för i respektive upphandling ingående entreprenadområde. För att utnyttja entreprenörernas kompetens valde man att ställa funktionskrav istället för att specificera hur arbetet skulle genomföras.

De uppgifter som skulle genomföras var t.ex. pappersplockning, gräsklippning, häckklippning, klotterborttagning, snöröjning och halkbekämpning. Vid tidigare upphandlingar tecknades ett avtal där fastighetsbolaget använde sig av exakta instruktioner för hur arbetet skulle genomföras och styrde frekvensen på hur ofta någonting skulle utföras. HFAB ville nu ta till vara entreprenörernas expertis för att få en ytterligare renare och mer trivsam miljö för alla som bor och verkar i de nu aktuella entreprenadområdena och därför valde de att ställa funktionskrav.

Här finns en kort film där den ansvariga upphandlaren Ann-Helén Klasson delar med sig av sina erfarenheter om hur de ställde funktionskrav: 

Genomförande

HFAB valde att göra entreprenaden till en funktionsentreprenad, som innebär att entreprenören själv tar initiativ till åtgärder samt väljer lösning och arbetsmetod för att uppfylla ställda krav. Det var viktigt att få en god kvalitet i det arbete som skulle genomföras och därför lades större vikt vid kvalitet än vid pris i upphandlingen. I målsättningen för entreprenaden framhölls att entreprenaden var en viktig del av boendemiljön för hyresgästerna och den kvalitet som hyresgästerna upplevde hade avgörande betydelse. Därför skulle entreprenören hålla en god och jämn service- och skötselnivå och ha ett kundorienterat förhållningssätt.

Exempel på funktionskrav i upphandlingen

I upphandlingen valde fastighetsbolaget att i stor utsträckning använda sig av funktionskrav. I för­frågningsunderlaget fanns beskrivningar i text hur saker fick se ut, till exempel hur högt gräset eller en häck fick vara innan den åtgärdades. Texterna förstärktes i vissa fall med bilder för att till exempel visa på acceptansen av förekomst av löv på en gräsmatta eller hur en kantskärning av en gräsmatta får se ut.

Viktiga aspekter i förfrågningsunderlaget var även att arbetsmetoder och hjälpmedel skulle väljas med hänsyn till långsiktig hållbarhet, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till den uppgift som skulle genomföras.

Funktionskraven återgavs på olika nivåer, både med en övergripande förklaring i text för respektive område och med en text för respektive arbetsuppgift. Nedan återfinns några exempel på övergripande krav som ställdes upp för området utemiljö:

  • Gårdsytor, parkeringsplatser och andra ytor av liknande karaktär sköts så att de ger ett välvårdat och trivsamt intryck. Skräp, dött växtmaterial med mera tas bort fortlöpande.
  • Det är viktigt att skötseln utförs på ett miljö­anpassat sätt. Det vill säga att kemikalieanvänd­ningen ska minimeras och fordon, redskap med mera väljs med hänsyn till utsläpp och buller.
  • Affärscentra sköts så att de ger ett välstädat intryck. Plockning av papper, plast, fimpar och annat störande material samt tillsyn och tömning av papperskorgar samt TiksPacs görs minst en gång per oavsett vardag eller helg. Nedtagning av affischer ingår också i uppdraget.

Innehållet i respektive arbetsuppgift under utemiljö preciserades till exempel på följande sätt:

  • Sopning/pappersplockning samt tömning av papperskorgar: Städning vid entréer, utvändiga källartrappor, sittytor, lekplatser, parkeringsytor och liknande samt punktstädning vid behov på övriga hårdgjorda ytor. Hopsamling och borttransport.
  • Tillsyn och byte av ljuskällor: Byte av ljuskällor görs vid behov och i samband med tillsynsrundan. Material tillhandahålls av beställaren.
  • Lövhantering: Ytorna rensas från grenar och främmande föremål. Lövhantering genom klippning/lövtuggning av gräsytan successivt under hösten. Klippet fördelas jämnt över hela gräsytan. Vid stora lövmängder tas lövet bort.

De flesta arbetsuppgifter förklarades i text och några förstärktes även med en bild för att beskriva det arbete som skulle utföras. Nedan finns ett exempel på text med förstärkande bild:

  • Ogräsrensning grus/sandytor/ stenmjöl: Ogräsrensning grus/sandytor/stenmjöl inklusive rensning av ogräs vid kantstöd samt vid socklar generellt. Hopsamling och borttran­sport. Sopning ska därefter ske av grus och sand på hårdgjord yta runt sandytorna/lekplatserna.

Organisation

Förberedelserna av upphandlingen påbörjades redan i början av den föregående avtalsperioden genom att det internt samt under de månadsvisa uppföljningsmötena med antagna entreprenörerna inom avtalsområdet fördes diskussioner om vad som hade fungerat bra och vad som hade fungerat mindre bra. Upphandlingsansvarig menar att det är en ständig process att se över befintliga avtal och entreprenader samt att finna utvecklingsmöjligheter.

Själva förfrågningsunderlaget inklusive ritningar tog cirka sex månader att ta fram. Under förberedelserna att ta fram förfrågningsunderlaget arbetade upphandlingsenheten med intern förankring. Det var viktigt att få synpunkter från de delar i organisationen som förvaltade avtalen. I normala fall har det inte tagit så lång tid som sex månader för att ta fram ett förfrågningsunderlag, men i detta fall lades mycket tid på de interna processerna. De började dock i god tid och hann med att börja upphandlingen vid den tid de hade planerat. Många av de gamla underlagen var bra och kunde återanvändas till stora delar. Som struktur för förfrågningsunder­laget och avtalet användes AFF1 som är ett stöd för entreprenader inom fastighetsförvaltning.

Skillnaden i denna entreprenad mot tidigare var att HFAB numera hade en anställd trädgårdsförvaltare som hade sakkunskap inom området och som var ett bra stöd i upphandlingsarbetet. Även andra inom förvaltningen lämnade synpunkter under arbetets gång.

Utvärdering

I upphandlingen lades större vikt vid kvalitet än vid pris i utvärderingen. HFAB valde att bedöma det som erbjuds av entreprenören, såväl med avseende på bemanning, upplägg och genomförande som avseende miljöaspekter och hållbarhet.

Uppföljning

HFAB har med samtliga sina skötselentreprenörer månadsvisa uppföljningsmöten där personal både från HFAB och från entreprenörerna deltar. HFAB genomför även förannonserade och icke förannonserade stickprovskontroller.

HFAB genomför även en årlig nöjdkundindex-­enkät. Denna enkät ligger bl.a. till grund för diskussionen mellan entreprenör och beställare angående prioriteringar av fastighetsskötseln inom området.

Resultat

Överlag var upphandlingen framgångsrik, anser den ansvariga upphandlaren hos HFAB. Skälet till detta är att de valde att se till kvaliteten och att de ställde funktionskrav och detta möjliggjorde att man på ett bättre sätt kunde ta hänsyn till entreprenörernas kreativitet, idéer och kunskap inom området.

Styrkor

Fördelen med funktionskrav är att man på ett bättre sätt kan ta tillvara den expertis som entreprenören har. Det finns inga stora nack­delar, enligt den ansvariga upphandlaren hos HFAB. Det är emellertid viktigt att vara ödmjuk inför uppgiften och lära sig av varandra. Upphandlande myndighet tycker att det fungerar bra att ställa funktionskrav och kommer att fortsätta med det även framöver.

En av de entreprenörer som tecknade avtal menar att funktionskraven har den fördelen att de lämnar åt entreprenören att lösa uppdraget. De ger även en möjlighet för entreprenören att vara kreativ.

Framgångsfaktorer och utmaningar

De tidigare upphandlingarna byggde på frekvenser och fastighetsbolaget hade svårt att veta om det arbete som hade beställts också hade genomförts. Genom att använda sig av bilder på funktioner med tillhörande instruktionstext har det blivit lättare att följa upp entreprenörens arbete. Det har dock uppstått vissa diskussioner om frekvens ändå.

HFAB har hittat detaljer som kan förbättras till nästa upphandling. Ett exempel är hur ordet ”fortlöpande” tolkas och det är inte helt självklart vad det betyder. I detta fall behöver ordet förklaras. Ytterligare ett utvecklingsområde är hur avtalet följs upp.

Entreprenören tar också upp detta med olika ord och begrepp som har använts i upphandlingen. För en entreprenör är detta en av svårigheterna med funktionskrav, nämligen att försöka läsa av kundens förväntningar då det gäller begrepp. Begrepp som rent, snyggt och väl­vårdat är svåra att tolka, och detsamma gäller vad som kan sägas vara en rimlig nivå att uppnå när det gäller rent, snyggt och välvårdat. Just mätbarheten kan ofta vara ett problem i en funktionsentre­prenad. Det finns möjligheter att göra objektiva bedömningsgrunder genom att säga att det får vara ett visst antal skräp på en viss yta, det vill säga att använda sig av någon form av acceptansnivå. För entreprenören får det inte bli helt orimligt att leverera det som har avtalats genom funktionskrav.

Bilder kan vara bra, enligt entreprenören, men de får inte beskriva ett för perfekt tillstånd. Då blir de inte särskilt vägledande. Det hjälper inte anbudsgivaren utan ger endast uttryck för en extremt hög nivå. Ytterligare något som kan vara problematiskt för en anbudsgivare är att räkna på vad en funktionsupphandling kan kosta.

Den största utmaningen för HFAB med det nya sättet att upphandla var det interna förankringsarbetet och att få medarbetare att tänka nytt. Förank­ringen har handlat om att förklara vad som ska uppnås med en ny typ av upphandling och varför en förändring ska genomföras.

Lärdomar och rekommendationer

Möjligheterna till dialog om funktionskrav ska alltid nyttjas, enligt den ansvariga upphandlaren på Halmstads fastighets AB. Det är också viktigt att följa upp avtalen på ett bra sätt och lära sig inför nästa upphandling. Vidare är en rekommendation att lägga tid på att skapa förståelse och förankring i den egna organisationen för användandet av ett nytt tankesätt och att arbeta med funktionskrav.

 

Det är även av yttersta vikt att skapa en gemensam samsyn mellan entreprenören och beställaren kring skötseln och den skötsel- och kvalitetsnivå som ska gälla för uppdraget. Vad som är rent och snyggt för en part är kanske inte detsamma för en annan och därför är samsyn och dialog A & O för att nå det önskade resultatet. Samsyn kan exempelvis uppnås genom gemensamma workshoppar med mera.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos HFAB och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information