Inköp Gävleborg, Fullserviceavtal skadedjursbekämpning samt försäkring

Inköp Gävleborg upphandlade ett fullserviceavtal av sanering av skadedjur för Gävle kommun och ett antal kommunala bolag. Målet med upphandlingen var att få ett avtal där alla kostnader skulle ingå i årspremien. Man inledde arbetet med att träffa de två leverantörer som finns på marknaden för att ha en dialog kring uppdraget. I upphandlingsunderlaget ställdes funktionskrav på att alla moment och all nödvändig utrustning för bekämpning och förebyggande åtgärder skulle ingå för samtliga förekommande skadedjur.

Våren 2016 upphandlade Inköp Gävleborg en ny leverantör av ett fullserviceförsäkringsavtal avseende sanering av skadedjur, husbock/hästmyra samt sent upptäckt dödsfall. Tjänsten skulle omfatta sanering vid större ansamling av alla typer av skadedjur och insekter som blivit en sanitär olägenhet, samt vissa förebyggande åtgärder. Även förebyggande åtgärder ingick. Avtalet gällde utan självrisk.

Lokaler där livsmedelshanterande verksamhet finns skulle inte ingå, förutom avseende träskade­insekter. Ett förebyggande skydd mot skadedjur skulle finnas dokumenterat i egentillsynen hos livsmedelshanterande verksamhet enligt gällande livsmedelslagstiftning och ansvaret låg på näringsidkaren, inte på fastighetsägaren.

I denna kortare film berättar den ansvariga upphandlaren Lina Haglund hur de lade upp sitt arbete med dialogen, funktionskrav och uppföljningen av avtalet. Leverantören Peter Edholm från Anticimex ger sin syn på hur det fungerade med dialog och funktionskrav i upphandlingen.

Behov/förutsättningar

Behovet hade uppstått då beställaren inte ville förlänga gällande avtal, framför allt på grund av höga tilläggsdebiteringar från leverantören. Önskat utfall av den aktuella upphandlingen var därför att teckna ett avtal där försäkringen skulle gälla utan självrisk och samtliga kostnader hänförliga till uppdraget skulle ingå i årspremien.

Anbud skulle alltså lämnas på hela behovet och avtal tecknas med en leverantör.

Genomförande

Organisation

Upphandlingsprocessen inleddes med att ansvarig upphandlare tillsammans med beställare kontaktade de två aktörerna som identifierats som potentiella anbudslämnare, och förde en dialog angående kommande upphandling och dess tänkta upplägg.

Ansvarig upphandlare tillsammans med en referensgrupp bestående av representanter från de tre största fastighetsbolagen (beställarna) satte ihop ett förfrågningsunderlag. I det aktuella fallet var referensgruppen angelägen om att åstadkomma en förändring i kommande avtal och var därför öppna för, och engagerade i, att prova på en ny typ av upphandlingsform. Det innebar här att Inköp Gävle­borg utformade ett förfrågningsunderlag med funktionskrav snarare än traditionella detaljkrav.

Följande uppdragsbeskrivning formulerades i förfrågningsunderlaget:

I uppdraget ska alla moment och all nödvändig utrustning för erforderlig bekämpning och förebygg­ande åtgärder gällande samtliga förekommande skadedjur som vållar sanitär olägenhet, skada eller obehag ingå. Detta inkluderar utvändig bekämpning på tomtmark inom fastighetsgräns.

I tjänsten ska försäkring mot husbock, hästmyror och sent upptäckta dödsfall ingå. Försäkringen ska gälla utan självrisk.

Enligt prisvillkoret skulle pris anges som årspremie utan självrisk exklusive moms och innefatta allt som behövs för att fullgöra åtagandet i fullserviceavtalet. Inga andra kostnader/avgifter fick tillkomma. Offererad årspremie skulle inte påverkas av att betalning sker halvårsvis.

Utvärdering

Utvärdering skedde med hjälp av referensgruppen enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Varje kriterium nedan gavs ett monetärt värde (mervärde). Uppfyllda kriterier gav prisavdrag från anbudspriset och bästa anbudet var det med lägst pris efter avdrag. Kriterierna som gav mervärde var:

  • utvecklingsarbete
  • jourservice
  • inställelsetid akutfall.

Resultat

Utformningen av förfrågningsunderlaget var nytt för branschen och utlysningen resulterade i ett stort antal frågor från leverantörerna under annonseringstiden.

De två potentiella leverantörerna inkom båda med anbud. En av anbudslämnarna (anbudslämnare 1) hade, trots tidig dialog, uppdragsbeskrivningen och prisvillkoret i förfrågningsunderlaget, inte inkluderat samtliga kostnader och avgifter i årspremien utan bifogat en separat prislista.

Avtal tecknades med den andra anbudslämnaren (anbudslämnare 2) vilket föranledde att anbuds­lämnare 1 överklagade beslutet hos förvaltningsrätten. Överklagan ledde till avslag och avtal tecknades med anbudslämnare 2.

Styrkor

Inköp Gävleborg lyfter främst upp följande styrkor med att använda sig av funktionskrav i den aktuella upphandlingen:

  • Genom att ställa funktionskrav i stället för detaljkrav kan man få fram nya lösningar man själv inte tänkt på. Leverantörerna är ofta de som sitter på de smarta lösningarna
  • Genom att avtala funktionskrav blir det mindre diskussioner och potentiella problem under avtalets löptid. Om leverantören behöver göra en förändring på grund av till exempel ändrade lagkrav, behöver det inte påverka det ursprungliga avtalet.

Framgångsfaktorer

De främsta framgångsfaktorerna i den aktuella upphandlingen var att man vågade testa ett sätt att upphandla och en avtalsform man inte vanligtvis använder sig av och att referensgruppen var engagerade i och intresserade av att pröva något nytt.

Den vinnande leverantören lyfter upp det faktum att det fanns en referensgrupp med sakområdeskompetens som en styrka i den aktuella upphandlingen. Detta bidrog både till bättre utformade krav och skapade förutsättningar för en mer korrekt utvärdering av inkomna anbud. Leverantören lyfter vidare upp en väl fungerande dialog med ansvarig upphandlare, med snabb återkoppling och enkel kommunikation som en framgångsfaktor.

Utmaningar

Den främsta utmaningen var att få med sig leverantörerna på hur man tänkte kring upphandlingens upplägg. Det kom mycket frågor under annonseringstiden.

Lärdomar och rekommendationer

Den främsta lärdomen Inköp Gävleborg tar med sig från den aktuella upphandlingen är vikten av tydlighet mot de potentiella anbudslämnarna, både vad gäller upphandlingens utformning och omfattning och hur inkomna anbud kommer att utvärderas. Det är mycket viktigt att ha en dialog med branschen i god tid innan förfrågningsunderlaget utformas.

  • Den upphandlingsansvariges främsta rekommendationer när man arbetar med funktionskrav är att lägga tid på att få med leverantörerna på banan och att våga prova att frångå detaljkrav.
  • Leverantörens rekommendation till beställare och upphandlare är att arbeta mer med att formulera mätbara mål kopplade till funktionskraven. Detta underlättar både genomförandet och uppföljningen under avtalstiden. Leverantören lyfter även fram vikten av att arbeta med en sakkunnig referensgrupp och poängterar betydelsen av en kontinuerlig dialog med potentiella leverantörer när man genomför sin marknadsanalys. Detta för att kunna utforma så ändamålsenliga och relevanta krav som möjligt.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig hos Inköp Gävleborg och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information