Simrishamns kommun, Drift av särskilt boende

Socialnämnden i Simrishamns kommun beslutade under sommaren 2015 att en ny upphandling av driften av det särskilda boendet Lillevångshemmet skulle påbörjas. Leverantören skulle erbjuda hemtjänst i form av vård, omsorg, service och tillsyn, samt vid behov ledsagare vid besök till bland annat läkare, tandläkare och frisör, till personer som beviljats särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL). Anbudsgivaren skulle tillhandahålla samtliga yrkeskategorier som uppdraget krävde för att uppfylla aktuella lagstiftningar.

Av vikt var att brukaren skulle stå i centrum för samordnade insatser i mötet med vård, omsorg och service och andra aktörer som påverkar brukarens livskvalitet.

Om upphandlingen

Simrishamn kommun tillämpar ett valfrihetssystem för LOV inom särskilt boende som gäller i hela kommunen. Kommunen behövde se till att likabehandlingen inom valfrihetssystemet upprätthölls i upphandlingen. Detta innebar att många krav i upphandlingen kom direkt från valfrihetssystemet.

De krav som inte kunde härledas direkt ifrån valfrihetssystemet syftade till att säkerställa att kommunen kunde genomföra en rättvisande och objektiv utvärdering av inkomna anbud. Den anbudsgivare som var bäst lämpad att driva Lillevångshemmet skulle också vara den som tilldelades kontraktet.

Genomförande

Organisation

I upphandlingen fanns en bred representation från kommunens verksamhet. Upphandlingsansvarig arbetade tillsammans med en referensgrupp där det ingick experter från olika funktioner inom respektive verksamhet. Exempel på representanter i referensgruppen var omsorgshandläggare, förvaltningschef, medicinskt ansvarig sjuksköterska och en IT-utvecklare. Utifrån vars och ens expertområde tog man tillsammans fram upphandlingens olika målsättningar.

Internt på kommunen kallas genomförandet av den här typen av upphandlingar för målfokuserad upphandling. Det går kortfattat ut på att kommunen i början av upphandlingsprocessen diskuterar vad kommunen vill förbättra genom upphandlingen. Sedan sätts det upp mätbara mål, för att säkerställa att kommunen kan följa upp om det skett förbättringar eller inte.

Det övergripande målet med upphandlingen var att varje brukare på det särskilda boendet skulle vara nöjd med omsorgen i sin helhet. Kommunen identifierade ett antal områden med tillhörande krav som ansågs vara av särskild vikt för att detta skulle kunna uppnås. Anbudsgivarna skulle beskriva hur de arbetar inom respektive område och hur detta arbete kunde ha en påverkan på de mätbara mål som hade ställts upp. Områdena var:

  • Leverantörernas ledning och organisation: Kommunen hade som mål att träffa avtal med en anbudsgivare vars ledning och organisation var anpassad för Lillevångshemmets förutsättningar.
  • Självbestämmande, integritet och delaktighet: Varje brukare skulle så långt det vara möjligt kunna vara med och planera och delta i upplägget av sin egen vård. Anbudsgivarens organisation och bemanning skulle vara anpassad för detta.
  • Hälso- och Sjukvård: Varje brukare skulle ges en säker och ändamålsenlig vård. Särskild vikt skulle läggas vid anbudsgivarens möjlighet att på ett effektivt sätt dokumentera och följa upp avvikelser i samråd med upphandlande myndig­het och medicinskt ansvarig sjuksköterska.
  • Mångfald: Kommunen ville att mångfalden inom valfrihetssystemet skulle öka. Anbudsgivare borde därför jobba efter en särskild
  • profil på boendet som ger den enskilda brukaren ett mervärde i den dagliga verksamheten.
  • Kost: Måltider och mellanmål är en viktig del av vardagen. Kommunen har som mål att varje måltid ska vara något som brukarna ser fram emot och att anbudsgivare ska arbeta utefter kommunens kostpolicy.
  • IT: kommunen hade som mål att hålla sig uppdaterad på och dra nytta av teknologiska utvecklingar som kan minska kostnader eller öka kvaliteten för brukarna. Anbudsgivare skulle tillsammans med kommunen arbeta för att uppfylla målet.
  • Samordning och Samverkan: Kommunen hade som mål att verksamheten ska kännetecknas av en välutvecklad samverkan med olika parter som skulle möjliggöra ett individuellt anpassat stöd till brukaren.

Till områdena kopplades olika mätbara kvalitetsmått som utgick från Socialstyrelsen kvalitetsmått i öppna jämförelser. Det var av vikt att anbudsgivaren relaterade sina beskrivningar, som skulle ligga till grund för utvärderingen av anbudet, till kvalitetsmåtten och målbilden. Av förfrågningsunderlaget framgick det att kvalitets­måtten skulle följas upp löpande under hela avtalsperioden. Kvalitetsmåtten var följande:

  • Särskilt boende i sin helhet.
  • Andel brukare som varit delaktiga i sin planering av omsorgen.
  • Andel som tycker att måltiden är en trevlig stund på dagen.
  • Möjlighet att påverka tider.
  • Hänsyn till åsikter och önskemål.

Utvärdering

När anbuden kom in utvärderade referensgruppen beskrivningarna under de olika kraven utifrån hur tydliga de var, vilka möjligheter det fanns att följa upp dem, vilken kvalitet som beskrevs samt hur väl de var kopplade till de uppställda målen.

Kvalitet utvärderades i två steg. I det första steget fick deltagarna i kommunens utvärderingsgrupp läsa igenom kvalitetsbeskrivningarna individuellt. Efter att ha läst igenom varje enskild beskrivning fick de svara på ett antal frågor i en enkät. Frågorna användes för att utvärderingsgruppen på ett struk­turerat sätt skulle kunna bedöma kvalitet, tydlighet och uppföljningsbarhet i beskrivningen samt hur väl kopplad den var till kommunens målsättning.

Efter det träffades hela gruppen för att diskutera igenom varje kvalitetsområde och komma överens om en rimlig slutpoäng för respektive område.

Resultat

Upphandlingen ledde till tecknande av avtal med leverantör. Representanterna i utvärderingsgruppen upplevde att kvaliteten i vinnande anbuds beskrivning innebar en högre standard än vad kommunen hade kunnat erbjuda om den drivit boendet i egen regi.

Vinnande leverantör kunde lämna en rabatt jämfört med den resursfördelningsmodell som används i kommunen, motsvarande ungefär 1 miljon kronor årligen.

Om leverantören följer kontraktet kommer upphandlingen även ha lett till innovation inom IT-området för kommunen.

Styrkor

Upphandlingsansvarig menar att den främsta styrkan med funktionskrav i den aktuella upphandlingen var att det möjliggjorde för leverantörerna att själva beskriva hur de skulle driva boendet på sina egna villkor och enligt sina egna rutiner.

Vidare menar upphandlingsansvarig att funktionskrav i stället för detaljkrav främjar utveckling och framåttänkande och att det handlar om att undvika att applicera ett färdigt tankesätt på leverantören. ”När man vågar lämna över lite av ansvaret till leverantören, då kommer det ofta fram spännande lösningar”, menar upphandlingsansvarig.

Den vinnande leverantören menar att den här typen av krav påverkar både anbudsprocessen och genomförandet under avtalsperioden positivt. Som anbudslämnare ger den här typen av krav en möjlighet att självkritiskt granska och beskriva sin egen verksamhet. Det man beskrivit att man ska fokusera på, inom de ramar som ställts upp, hamnar sedan i avtalet.

Leverantören menar vidare att den här typen av upphandling borde göra det mer intressant och lättare för kommunen att följa upp genomförandet.

Framgångsfaktorer

Två viktiga framgångsfaktorer i den aktuella upphandlingen var ett stort engagemang från kommunens olika aktörer och verksamheter samt ett gott samarbete mellan referensgruppens deltagare och upphandlingsansvarig.

Den vinnande leverantören lyfter fram det faktum att kommunen valde att utgå från Socialstyrelsens kvalitetsmått som en framgångsfaktor i upphandlingen. Detta bidrog till att förfrågningsunderlaget blev konkret trots få detaljkrav. Dessutom menar leverantören att det ledde till att kraven kändes relevanta, då det rörde sig om områden branschen arbetar aktivt med i sin dagliga verksamhet. Eftersom Socialstyrelsens kvalitetsmått är nationella mått, menar leverantören att detta är ett sätt att utforma förfrågningsunderlag som andra kommuner borde kunna ta efter.

Utmaningar

Upphandlingsansvarig lyfter fram utmaningen det innebär att utvärdera en beskrivning. Detta ställer höga krav på tydlighet kring hur utvärderingen av anbuden ska genomföras och på att det finns tillräckliga resurser i utvärderingsprocessen.

Leverantören menar att den största utmaningen som anbudslämnare i den aktuella upphandlingen var att följa den röda tråden och koppla ihop den egna verksamheten till förfrågningsunderlagets olika målområden. Leverantören menar vidare att det var svårt att veta var kommunen drog sin gräns för vad som var en innovativ lösning.

Lärdomar och rekommendationer

Den främsta rekommendationen från ansvarig upphandlare är att våga pröva! Vidare lyfts tydlighet i utvärderingsprocessen fram som mycket viktigt. Utvärderingen måste genomföras av verksamheten – men verksamheten behöver hjälp och stöd i den processen. En lärdom är att engagemang från verksamheten och ett gott samarbete från början och genom hela upphandlingsprocessen bäddar för att upphandlingen mynnar ut i en ändamålsenlig lösning.

 

Leverantören menar att den här typen av upphandling lämnar utrymme för att vara kreativ och uttrycker en förvåning över hur ofta kommuner vill gå in och detaljstyra upphandlingar inom vård och omsorg. Enligt leverantören leder för många detaljkrav till att man som anbudslämnare blir rädd att göra fel och missa något, vilket helt tenderar att hämma kreativiteten.

 

Leverantörens rekommendation till upphandlande myndigheter som vill arbeta med funktionskrav är att arbeta med tydliga ramar och en tydlig struktur, trots att man öppnar upp för innovation inom ramarna. Det är även viktigt att ha en röd tråd i upphandlingsprocessen, från eventuell dialog med potentiella leverantörer till tilldelningsbeslutet, något leverantören upplevde fanns i den aktuella upphandlingen.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Simrishamns kommun och från den leverantör som vann upphandlingen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information