Västerviks kommun, Städning

Västerviks kommun genomförde under 2015 en ny upphandling för att teckna ett ramavtal om städning i förskolor, skolor, fritidsgårdar, verksamhets- och förvaltningslokaler. Upphandlingen omfattade både kommunens lokaler och kommunala bolags lokaler och omfattade sex geografiska områden i Västervik.

Syftet med upphandlingen var att få leverantörer som kunde genomföra uppdraget med hög kvalitet för att skapa en god arbets- och inomhusmiljö till ett förmånligt pris.

Genomförande

I upphandlingen använde sig kommunen av dialog med potentiella leverantörer som en del av marknadsanalysen. I vissa delar av förfrågnings­underlaget ställdes dessutom funktionskrav för den efterfrågade tjänsten.

I den tidigare upphandlingen hade kommunen enbart haft lägsta pris som tilldelningskriterium och krav på t.ex. hur ofta olika rum skulle städas. Kommunen ville få in bättre anbud och ett bättre grepp om kvalitetssäkringen av hur entreprenören städar. Kommunen ville också veta hur entreprenören hanterar vikarier och utbildar personalen samt åstadkomma en bättre kommunikation mellan arbetsledaren och kontakt­personen för respektive geografiskt område. Arbetet inleddes med att kartlägga vilka förbättringsmöjligheter det fanns i förhållande till det tidigare avtalet.

Västerviks kommun kallade till ett samråd med leverantörer inför upphandling. 22 företag blev inbjudna och 13 kom. Det var viktigt för kommunen att höra leverantörernas synpunkter och kommunen var intresserad av att veta hur leverantörerna arbetade med vissa sociala frågor. Bland annat ville man utforma upphandlingen så att det skulle finnas underlag för heltidstjänster. I upphandlingen var det även viktigt att ställa krav på hur kommunikationen mellan leverantör och kontaktpersonen fungerade. Det visade sig att företagen var positiva till att dela med sig av erfarenheter och lämna synpunkter, i högre omfattning än vad kommunen hade väntat sig.

I förfrågningsunderlaget bad Västerviks kommun anbudsgivarna att beskriva ett typfall för hur leverantören hade för avsikt att utföra en regelmässig städning av en grundskola (F–6) med en städyta om 2 500 kvadratmeter och 175 elever. Beskrivningen skulle bl.a. omfatta städteknik, bemanning, genomförande (även vid extra smuts på grund av dåligt väder) och klagomålshantering.

Kommunen valde i denna upphandling att ta stöd av en upphandlingskonsult som har både städ- och upphandlingskompetens. För att kunna formulera de grundläggande kraven genomfördes djupintervjuer med leverantörer. Det visade sig att företagen både under samrådet inför upphandlingen och i de enskilda mötena var positiva till att dela med sig av erfarenheter och lämna synpunkter i större omfattning än vad den ansvariga upphandlaren väntat sig.

Upphandlingen förbereddes väl med dialoger och fördjupade samtal. Upphandlingsavdelningen tog hjälp av kommunens expertis på miljö- och byggfrågor som bland annat använde de allmänna råden om städning från Folkhälsomyndigheten. Förberedelserna inleddes ungefär ett och ett halvt år innan avtalet skulle träda i kraft. Åtta anbud kom in, tre leverantörer kontrakterades och priserna blev lägre än i det tidigare avtalet.

Organisation

Upphandlingsavdelningen genomförde hela upphandlingen tillsammans med en referensgrupp. I referensgruppen satt det bland annat representanter från skola och förskola, då de stora problemen under den förra avtalsperioden hade varit städningen just i skolan och förskolan. Upphandlingsavdelningen hade ingen egen kompetens inom städområdet, däremot fanns det en beställare som hade ansvar för en del av de kommunöver­gripande avtalen för städning och som arbetade med att ta fram ritningar och göra platsbesök.

Styrkor

Funktionskrav handlar om vad som ska göras och inte hur, när och var saker ska göras. Detta tycker ansvarig upphandlare på Västerviks kommun var en styrka i den aktuella upphandlingen.

Fastighetsägarna var involverade tidigt i upphandlingsprocessen och det var viktigt. Ibland kan dåligt underhåll av en lokal kopplas till att städningen inte utförts på rätt sätt, men så behöver det inte vara. Det var viktigt att fastighetsägarna talade om var underhållet var dåligt så att det blev tydligt.

Framgångsfaktorer och utmaningar

Enligt den ansvariga upphandlaren var den främsta framgångsfaktorn i den aktuella upphandlingen att man gjorde ett grundligt förarbete. Det är viktigt att förbereda upphandlingen noggrant, då det gör att det är lättare att följa upp avtalet.

Målet för upphandlingen var att få bättre kontroll över området och att undvika att detaljstyra leverantörerna. Detta visade sig också bli fallet. Utmaningarna var att det fanns höga förväntningar från referensgruppen att städningen skulle förbättras och det var många som var tveksamma till det nya sättet att upphandla. De lyckades dock övertyga gruppen att detta var ett bra sätt att arbeta.

Lärdomar och rekommendationer

Det är alltid en svårighet att man måste kunna mycket om det område man upphandlar. Har man inte så mycket kunskap inom ett område är det bra att använda sig av funktionskrav, menar upphandlingsansvarig. Vidare underlättar funktionskraven uppföljningen av avtalet. Då det gäller dialog är det viktigt att våga mer och använda sig av dialog genom att begära in förslag från entreprenörerna.

Information om upphandlingen har inhämtats från upphandlingsansvarig i Västerviks kommun.

Vill du veta mer?

Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.

Senast uppdaterad:

Relaterad information