Region Skåne, Engångsförkläden till sjukvården

Region Skåne använder årligen runt 6 miljoner engångsförkläden. De som är av plast står för en stor miljöpåverkan, och regionen behövde köpa in nya tillverkade av förnyelsebara klimatsmarta råvaror. Det var svårt dock svårt att hitta leverantörer inom området. Därför genomförde man en upphandling med stöd av förhandlat förfarande för att få fram en produkt som tillgodosåg behoven. Vinnaren av upphandlingen tog fram en produkt som med råge mötte de uppställda kraven.

Fossilbaserade engångsprodukter står för en hög andel av sjukvårdens klimatpåverkan. I enlighet med Region Skånes miljömål Fossilfritt 2020, är det viktigt att dessa produkter i snabb takt ersätts med funktionsmässigt likvärdiga produkter, tillverkade av förnyelsebara, klimatsmarta råvaror. Eftersom detta i hög utsträckning är produkter som ännu inte finns på marknaden, måste de stimuleras fram.

I Region Skåne används årligen cirka 6 miljoner engångsförkläden. I hela den svenska sjukvården är motsvarande siffra omkring 100 miljoner.

Bakgrund

Engångsförkläden står för en relativt stor miljö­påverkan och är relativt okomplicerade att producera, vilket inne­bär att leverantören i första hand kan koncentrera sig på utveckla ett klimatneutralt material med efterfrågade egenskaper. Den som vinner en upphandling kan dessutom räkna med att få leverera stora volymer. Trots detta har tidigare försök att upphandla engångsförkläden misslyckats.

Tre landsting och regioner som tidigare försökt upphandla engångsförkläden av biopolymerer har tvingats konstatera att intresset från potentiella leverantörer varit svagt och att inga anbud inkommit.

Region Skåne åtog sig att genomföra upphand­lingen som ett pilotprojekt, med ekonomiskt omställningsbidrag från Energimyndigheten,
för att finansiera projektet och för att kunna motivera och underlätta för vinnande leverantör att ställa om till biobaserade material. Syftet var att pilotprojektet, förutom att leda till en ny, klimatneutral produkt, skulle ha en så kallad katalytisk effekt, innebära viktiga lärdomar och göra inno­vationsupphandlingar till ett naturligt inslag i Region Skånes framtida verksamhet.

GENOMFÖRANDE

Organisation

Mot bakgrund av tidigare misslyckanden, med ett bristande intresse från tänkbara leverantörer, stod det tidigt klart att ”bara” incitamentet att få leverera stora volymer inte var tillräckligt. En lyckad innovationsupphandling skulle kräva helt nya grepp.

För ändamålet bildades en projektgrupp med bred kompetens och branschkännedom inom miljö­frågor, marknad, sjukvård och innovationsfrågor.

En testpanel arbetade med de funktionella kraven på produkten. Till sin hjälp hade de bland annat en erfaren industridesigner, Lycke von Schantz, som genom att visa på utvecklingsmöjligheter för en enkel produkt som engångsförkläden på rulle fungerade som inspiratör för potentiella anbudsgivare och på ett konkret sätt knöt samman verksamhetens önskemål och krav mot industrin. Konsultföretaget SWECO anlitades på ett tidigt stadium för att säkerställa att upphandlingsunder­laget – och de offererade produkterna – skulle uppfylla målet om minsta möjliga klimatpåverkan, även när faktorer som transporter, tillverkningsmetod med mera togs med i beräkningen. Utöver produktens klimat­påverkan utvärderades även andel förnybart material, utformning, design och kvalitetsupp­levelse, leveranstid samt pris.

MARKNADSDIALOG

Projektgruppen arbetade aktivt med att identifiera och inspirera lämpliga leverantörer att delta i upphandlingen. För att skapa ytterligare intresse och som ett sätt att arbeta fram bästa tänkbara upphandlingsunderlag anordnades ett antal öppna dialogmöten, där branschföreträdare fick möjlig­het att träffas, få information om processen, ställa frågor och ge sina synpunkter. En särskild anbudsskola anordnades för att underlätta för oerfarna aktörer att lämna anbud.

UPPHANDLING

En första selektering av anbudsgivare gjordes i form av en inbjudan där potentiella anbuds­givare fick ansöka om att lämna anbud. Samtliga fyra företag som ansökte, godkändes också som anbudsgivare.

När anbudstiden gått ut, hade samtliga godkända företag lämnat anbud och var sin prototyp. Denna behövde inte vara industriellt tillverkad, men skulle motsvara kvaliteten på ett maskintillverkat förkläde. Region Skåne gjorde en preliminär utvärdering, där samtliga krav och kriterier granskades. Anbudsgivarna bjöds sedan in till förhandling där de fick presentera sina anbud och fick feedback som bland annat innefattade hur de låg till i förhållande till utvärderingsmodellen. Därefter hade parterna en dialog, där den upphandlande myndig­heten coachade anbudsgivarna i syfte att hjälpa dem förbättra sina anbud. Förfarandet skedde enligt en strikt modell, där alla anbudsgivare gavs samma möjligheter och utan att någon anbuds­givare fick veta hur deras anbud låg till jämfört med konkurrenterna.

I samband med denna dialog presenterades också modellen för ett omställningsbidrag till vinnande leverantör, som möjliggjorts av Energi­myndighetens projektbidrag. Genom att modellen var kopplad till utvärderingsmodellen, blev det finansiella bidraget högre ju bättre anbudet presterade. Tanken var att detta skulle sporra anbuds­givaren att utveckla sin produkt ytterligare.

Anbudsgivarna fick sedan, vid ett andra förhand­lingstillfälle, presentera de ändringar de ville göra. Om ändringarna påverkade produkten, fick de även inkomma med en ny prototyp.

Baserat på denna process gjorde den upphandlande myndigheten en slutgiltig utvärdering som ledde till att Gaia Biomaterials i januari 2016 utsågs till vinnare av innovationsupphandlingen av klimat­neutrala engångsförkläden för sjukvården, med en produkt som med råge mötte de uppställda kraven.

RESULTAT

En jämförelse av anbuden före och efter det för­handlade förfarandet, visar att anbuden blivit bättre på nästan samtliga punkter. Den vinnande produkten från Gaia Biomaterials hade exempelvis ökat andelen förnybart material från 84 till 91 pro­cent, samtidigt som priset hade förhandlats ned med 25 procent. Dessutom förbättrades förklädets utformning, design och upplevda kvalitet avsevärt. Den enda utvärderingsfaktor som inte påverkades av det förhandlade förfarandet var leveranstiden.

För sjukvården i Region Skåne innebär introduk­tionen av klimatneutrala engångsförkläden en rejält minskad klimatpåverkan – förklädena är idag den engångsprodukt som ger den femte största miljöpåverkan. Genom den testpanel av brukare som deltog i projektet, har även olika krav på funktionalitet kunnat tillgodoses. Testpanelen var även delaktiga i utvärderingen av förklädena och genomförde tester i klinisk miljö. Både förpackning och förkläde har på detta sätt vidareutvecklats och förbättras även efter avtalstecknandet.

För Region Skåne innebär pilotprojektet inte bara att man lyckats stimulera fram en utveckling som lett till en klimatneutral produkt. Materialet har dessutom en enorm potential i andra produkter på marknaden som helt eller delvis består av fossila plaster. Upphandlingen kan därför ge stora synergieffekter och den har haft effekten att generera nya arbetstillfällen för regionen.

Region Skåne har även lyckats skapa en modell för hur en innovationsupphandling kan genomföras, med lärdomar – och nyutvecklade material – som kan implementeras i framtida processer.

LÄRDOMAR

Processen som beskrivs i korta drag ovan är ovanligt komplicerad och arbetskrävande mot bakgrund av att den gäller en enskild, relativt okomplicerad, produkt. Det har även inneburit en mer kostsam process, som denna gång delfinansierats av Energi­myndigheten.

Det är dock viktigt att komma ihåg att processen designats för att ge erfarenheter, kunskap och rutiner som ska kunna implementeras i framtida processer.

Några centrala lärdomar som dragits är:

  • Det är långt ifrån självklart att ”bara” incitamentet att få leverera stora volymer är tillräckligt för att få in attraktiva anbud. Aktiviteter för att fånga marknadens intresse är av stor vikt för att attra­hera potentiella, kvalificerade anbudsgivare att delta i upphandlingen.
  • En väl genomförd innovationsupphandling leder inte bara till utvecklingen av en ny produkt, som inte funnits på marknaden tidigare. Den kan även ge katalytiska effekter både hos upphandlaren och hos de företag som deltar i upphandlingen. Exempel på sådana effekter är ny kunskap som kan implementeras i effektiva processer och tekniksprång som underlättar upphandling och utveckling av framtida produkter, där till exempel nyutvecklade, klimatneutrala material är en del av lösningen.
  • Produktutvecklingen är inte färdig när upphandlingen avslutas utan fortsätter även efter tilldelningen. Dialogen och det fortsatta samarbetet mellan inköp och leverantör är därför viktigt även efter upphandlingen genomförts för att säkerställa ett bra slutresultat.

Rekommendationer

En bred ansats med kompetens från många olika håll krävs för att skapa ett riktigt vasst anbudsunderlag och en process för framtagande av produkten, där hänsyn tas till alla relevanta kriterier. En kontinuerlig, kvalificerad dialog med branschen är av stor vikt för att lyckas.

 

Ett förhandlat förfarande kan förbättra anbudens kvalitet, slutprodukten och dess pris avsevärt.

Senast uppdaterad:

Relaterad information