Räddningstjänsten Storgöteborg, Larmställ

Räddningstjänsten skulle upphandla nya larmställ – skyddskläder som brandmän använder vid utryckning. Det fanns behov av att utveckla de befintliga ställen för att begränsa den tid som brandmännen utsätts för kontaminering. Den produkt som efterfrågades fanns inte på marknaden och därför genomförde Räddningstjänsten Storgöteborg en konkurrenspräglad dialog för att kunna upphandla en produkt som motsvarade behoven.

Räddningstjänstens uppdrag innebär att förhindra och begränsa olyckor, förbereda och genomföra räddningsinsatser, vidta åtgärder efter olyckor samt medverka i samhällets krishantering. Brandmän löper högre risk än befolkningen i övrigt att utveckla cancer, då de utsätts för farliga partiklar och ämnen vid insats. Brandmännen övar i liknande miljö med skyddsutrustningen, vilket gör att den måste vara så säker som möjligt.

Brandmännens arbetsmiljö är svår att identifiera eftersom det på förhand inte går att förutse exakt vilka material och komponenter som brinner, och därmed är det svårt att veta exakt hur man bör skydda sig. Däremot går det att påverka arbetssätt, vilka hjälp­medel som används, hur brandmännen klär sig, och hur material och arbetsmiljö hanteras.

Räddningstjänsten Storgöteborgs (RSG) avtal för larmställ (skyddskläder som brandmän använder vid utryckning) skulle upphandlas på nytt. Larmkläderna hade sett likadana ut sedan 2008, då larmställ med membran introducerades till RSG.

Genomförande

Organisation

I RSGs upphandling fanns en stor representation från organisationen. Utöver projektledare fanns också chefer, huvudskyddsombud samt brandmän representerade. Gruppen bestod av närmare 15 personer från start. Detta möjliggjorde samsyn inom organisationen på vilket sätt olika krav får olika konsekvenser på anbudens innehåll. Gruppen minskades ner under inköpsprocessens gång, då upphandling löd under absolut sekretess. Det var också nödvändigt för att en snäv tidplan skulle kunna hållas.

Marknadsanalys

En ”Request For Information” (RFI) genomfördes där potentiella anbudsgivare fick möjlighet att ge svar på vad som var mest aktuellt på marknaden vid tidpunkten. Processen resulterade i en stor mängd teknisk information avseende yttertyger, innertyger, membran med och utan luftspalt. Analysen gav vid handen att det fanns membran på marknaden som skyddar mot blodsmitta, petroleumprodukter och vissa kemikalier. Alla lösningar hade särskilda styrkor, men även svagheter.

Paneldebatt i Bryssel

Samtidigt sökte EU-projektet Smart@Fire del­tagare från Sverige. De bjöd in RSG för att delta i ett seminarium om framtidens larmställ i Bryssel. Seminariet hade representanter såväl från leverantörer men också räddningstjänster runt om i Europa. Paneldiskussionen var fokuserad på teknisk innovation såsom nanoteknik och inte­grerad kommunikationsutrustning (positionering, syresättning mm) i själva larmstället, men inte kontamineringen som brandmannen utsätts för. RSGs infallsvinkel väckte positiv uppmärksamhet från branschen. Konsekvenser med en skalbar lösning diskuterades med alla intressenter som kunde tänkas ha något att bidra med, för att identifiera möjligheter och risker. Ingen leverantör hade en sådan lösning. Det närmaste som stod att finna var räddningstjänsterna Nya Zeeland och Hong Kong, som hade delbara larmställ. Delbart larmställ är bra ur tvätt- och reparationssynpunkt, men RSG ville att brandmannen skulle kunna skala av sitt yttertyg utan att behöva ta av sig det skyddande membranet.

Efter paneldebatten i Bryssel hade RSG under några månader aktörer från hela Europa på besök. RSG träffade även tillverkare av fiber, membran och tyg, samt representanter ur organisationen som står för klassningskraven på larmställ för rökdykning.

Upphandling

RSG använde ett fast pris och en avtalsperiod som baserat på marknadsdialogen skulle vara intressant för leverantörer. Kontraktsvärdet utgjorde omkring 10 MSEK. I inbjudan till dialog fokuserades på den funktion RSG ville uppnå.

I underlaget beskrevs önskad funktion med skalbarhet, tvättkrav, livslängd etc. Det beskrevs också processmässigt hur RSG ville föra dialog med respektive anbudsgivare för att tydliggöra förutsättningarna. I upphandlingen angavs, efter noggrann genomförd kostnadsanalys, ett fast pris. Sedan var det upp till leverantörerna att utveckla larmstället utifrån RSG kravspecifikation med ställda funktionskrav.

RSG skapade en annons för att på ett tydligt sätt förmedla till marknaden vad som eftersträvades:

”Vi vill tillsammans med marknaden ta fram ett nytt larmställ. Målet är att begränsa den tid som brandmännen utsätts för kontaminering. Av denna anledning vill vi tillsammans med anbudsgivare ta fram skalbara larmställ. Vår personal har redan påbörjat nya rutiner kring hantering av vårt nuvarande larmställ. Enligt förbundets nya instruktioner ska larmstället tvättas vid varje tillfälle det varit utsatt för en brand eller av andra orsaker kan antas vara kontaminerat.

Vi vill genom en konkurrenspräglad dialog se om det finns möjlighet att ta fram prototyper på ett larmställ som löser våra behov. Vi ser också i vår analys att det finns fler fördelar med ett skalbart larmställ som exempelvis tvätt, att kunna tvätta yttertyget respektive membran och innertyg på de sätt som anses bäst för dessa två. En separerad tvättprocess medför också att risken för att det kontami­nerade yttertyget eventuellt skulle kunna ´smitta´ innertyget minskas och därmed förhindra att partiklar kommer i kontakt med huden. Brandmannen behöver skyddas efter insats, därför behövs ett skalbart larmställ. Detta innebär att man på plats utanför sitt fordon efter insats kan skala av det kontaminerade yttertyget. Detta ska kunna göras på ett smidigt sätt utan att brandmannen behöver ta av sig plagget.

Brandmannen behöver kunna tvätta sitt larmställ i mycket större utsträckning än vad som görs idag. Larmstället ska kunna tvättas minst 30 gånger utan att det blir söndertvättat, givet att instruktioner kring tvätt från leverantören följs.

Larmstället ska vara guld/sand/beige färgat, vidare se foton som bifogas inbjudan.

Larmstället ska efter det att prototyp accepteras klassas enligt gällande EN norm/er på området, varav minimum EN469. I prototyparbetet behöver kläderna ej vara klassade tillsammans, men detta är en förutsättning vid framtida avtalstecknande, då avtalet annars ej är giltigt.”

Annonsen publicerades i oktober 2013 och urvalet gjordes i december. Fyra anbudssökande valdes ut och första prototypmötet skedde i januari 2014.

I slutet av april tilldelade RSG vinnaren och kontrakt kunde tecknas.

RSG träffade de fyra anbudssökande för prototypmöten, där de anbudssökande företagen själva fick bära alla kostnader för att delta. Prototypmötena skedde i Göteborg och dokumenterades noggrant. Reglerna var att RSG idéer skulle delges samtliga anbudssökande företag, men idéer från respektive anbudssökande företag skulle sekretess­beläggas för att undvika en hämmande effekt. Ett prototypmöte i månaden visade sig vara lagom då de anbudssökande företagen var tvungna att ha tid för förädling till nästa tillfälle.

De färdiga prototyperna testades enligt det angivna testprotokollet på RSG övningsanläggningar på Färjenäs och Karholmen. Testerna utfördes av brandmännen i referensgruppen.

Resultat

Det nya larmstället är skalbart för att minimera den tid brandmannen är kontaminerad och för att underlätta vid tvätt och reparation av skyddsutrustningen. Att kunna skala larmstället på plats efter insats innebär också att en stor del av smutsen avlägsnas innan brandmannen kliver in i fordonet och kör tillbaka till brandstationen. Det skydd som finns kvar är en membrantyp som skyddar mot blodsmitta, vissa petroleumprodukter och vissa kemikalier och vatten. Tidigare har brandmannen tagit av sig larmstället helt och hållet vilket inte är optimalt, då det ofta är väderlek som är påfrestande för arbetsmiljön.

Lärdomar och rekommendationer

Funktionskrav

Marknaden och inte den upphandlande myndigheten ska komma med lösningarna. Den upphandlande myndigheten har all kunskap kring behovet, men marknaden har kompetensen om produkterna och lösningarna. Upphandlings­dokumenten ska beskriva vad som ska lösas istället för hur det ska lösas.

Marknadsanalys och marknadsdialog

En framgångsfaktor var att RSG fick tillfälle att ”ta tempen” på marknaden i förväg, genom RFI, paneldebatten i Bryssel, samt olika mässor. RSG fick då möjligheten att testa och verifiera idén att den önskade lösningen var möjligt att utveckla för potentiella leverantörer.

Intresse, samverkande kompetenser och användarinvolvering

För att genomföra en konkurrenspräglad dialog måste det finnas intresse för nya lösningar inom den upphandlande myndigheten. Upphandlaren äger själv sällan budget för projektet, vilket innebär att beslutsfattaren måste bifalla upphandlarens idé. Däremot kan upphandlaren påvisa vilka upphandlingar som är lämpade för ett sådant tillvägagångssätt. I projektet var det även en framgångsfaktor att involvera användarna, brandmännen, i hela processen och i alla steg. Från kravställning till prototyptestning. Detta bäddar för en så ändamålsenlig lösning som möjligt.

Senast uppdaterad:

Relaterad information