Behovet

I detta steg identifierar den upphandlande myndigheten eller enheten vilket eller vilka behov som behöver tillgodoses eller vilken funktion som behöver uppnås.

I detta tidiga skede rör det sig inte om att identifiera tänkbara lösningar utan om att bortse från lösningar för att endast fokusera på behovet. Behovsidentifiering är det första steget. Behovet behöver struktureras, värderas, analyseras och därefter beskrivas för att kunna före en tidig dialog med potentiella leverantörer.

Identifiera

Det är viktigt att identifiera samtliga behov som kan komma att behöva uppfyllas i samband med upphandlingen. Det kan vara fler än ett verksamhetsområde som berörs, direkt eller indirekt och på kort eller lång sikt. Det är därför fördelaktigt att arbeta i tvärfunktionella grupper.

Genom att tidigt involvera slutanvändare säkerställs att det som ska anskaffas motsvarar den upphandlande myndighetens eller enhetens nuvarande och framtida behov. Behovet kan exempelvis identifieras genom gap-analyser kopplat till nuläge kontra önskat läge, hearing, workshop, diskussion i fokusgrupper eller genom att ställa frågor till slutanvändarna via intervju eller enkät.

Oavsett hur den upphandlande myndigheten eller enheten går till väga ska behovsidentifieringen utmynna i ett klart uttryckt och avgränsat behov som på något sätt behöver tillgodoses.

Analysera

I detta steg ska behovet värderas, analyseras och struktureras med utgångspunkt i behovsidentifieringen och utifrån den upphandlande myndighetens eller enhetens förutsättningar att lösa behovet på bästa sätt. Detta inkluderar bland annat att utreda om behovet kan lösas i egen regi, genom intern verksamhetsutveckling eller genom en innovationsupphandling.

Omständigheter som kan spela roll för analysen kan exempelvis vara befolkningsutveckling (tillväxt/avfolkning), kompetensförsörjning (brist/nedskärning), omorganisation, introduktion av nya tjänster etcetera. Dessa omständigheter har egentligen inte med det primära behovet att göra men kan komma att ha betydelse för utformningen av upphandlingsdokumenten.

Beskriv behovet

I detta steg ska den upphandlande myndigheten eller enheten utgå från det behov och de förutsättningar som har identifierats och analyserats. Behoven struktureras och beskrivs sedan på ett tydligt sätt så att potentiella leverantörer som deltar i kommande dialog förstår vad som efterfrågas. Den upphandlande myndigheten eller enheten har beskrivit sitt behov utifrån sina referensramar och med det språk som används inom den upphandlande myndigheten eller enheten men det kan vara så att marknaden använder sig av andra begrepp och andra kategoriseringar. Behovet kan därför behöva ”översättas” och struktureras så att det blir begripligt för de potentiella leverantörerna. Behovsbeskrivningen ska vara mer specifik än behovsidentifieringen.

Relevanta förutsättningar och begräsningar som har identifierats i behovsanalysen bör även redovisas på ett tydligt sätt för att ge leverantörerna ramar som de behöver förhålla sig till för att utveckla innovationen. Begränsningarna ska beskrivas på ett icke-diskriminerande sätt så att inga leverantörer gynnas eller missgynnas.

Senast uppdaterad:

Relaterad information