Förbereda för upphandling

Förberedelserna inför en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster har flera delar. Dessa förberedande arbetsmoment kan hjälpa er att skapa en bild av förutsättningarna, och samtidigt lägga grunden till att er upphandling av livsmedel eller måltidstjänster bidrar till en sund affär för en hållbar framtid.

Styrdokumenten ger färdriktning och mål

För att öka era förutsättningar att göra inköp som är effektiva och strategiska är det viktigt att det finns ett politiskt stöd i form av riktlinjer och styrdokument.

Ni kan ställa upp den övergripande färdriktningen för upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster i ett kostpolitiskt program, till exempel en kostpolicy eller en måltidspolicy. En sådan kan även innehålla de mål som organisationen ska eftersträva i inköpsprocessen. Som komplement till ett sådant styrdokument bör ni även ha riktlinjer som tydliggör ansvar och roller och ger verktyg och metoder för hur ni ska uppnå målen.

Lär mer om hur du definierar dina mål här

I 74 % av landets kommuner har man fattat ett politiskt beslut med riktlinjer för måltidsverksamheten i grundskolan.

Sätt upp riktlinjer för mål och uppföljning

Det finns en stor fördel med att ha politiskt förankrade riktlinjer för mål och uppföljning i inköpsprocessen. Genom det blir både vägen mot målen och kraven på uppföljning tydliga. 

Behovsanalys – hur ser ert behov ut?

För att kunna göra inköp som motsvarar organisationens behov är det viktigt att göra en noggrann behovsanalys.

När ni förbereder en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster är det viktigt att identifiera behoven av leveranser under avtalstiden. En tydlig behovsanalys skapar en bild av vilka förutsättningar som finns, till exempel om det är möjligt att dela upp ett avtal i flera delkontrakt. Den ger även en god grund för dialogen med tänkbara leverantörer.

I alla skeden av inköpsprocessen är det viktigt med samverkan och god kommunikation mellan de aktörer som är involverade och påverkas av avtalet. Det ökar möjligheterna att resultatet blir tillfredsställande för alla parter.

Läs mer
Behovsanalysen

Checklista för planering av inköpsprocessen 

En checklista för planering av inköpsprocessen och behovsanalysen kan exempelvis omfatta de här frågorna:

Planera inköpsprocessen

  • Hur ska vi fördela ansvar och roller i inköpsprocessen
  • Hur fattar vi beslut?
  • Vilka resurser har vi för att ställa, utvärdera och följa upp krav?
  • Ska vi upphandla livsmedelsprodukter eller måltidstjänster?
  • Ska vi upphandla samtliga varugrupper vid samma tillfälle eller ska avtalens löptider vara olika? Tänk på att det senare kräver lång framförhållning. 

Kartlägga nuläget

  • Hur är måltidsverksamheten organiserad?
  • Hur ser inköpen ut? Vad upphandlas idag? Vilka produktområden har en stor volym?
  • Vad fungerar bra och mindre bra med eventuella befintliga avtal?
  • Hur ser transportlogistiken ut? Hur många beställningsadresser, beställningstillfällen, beställnings­ansvariga och leveransadresser finns?
  • Vilka leverans- och lagermöjligheter finns i köken? 

Analysera behovet

  • Ska vi dela upp upphandlingen geografiskt eller storleksmässigt? Kan vi till exempel ha en upphandling för stora kök och en för mindre kök, eller separata upphandlingar för olika varugrupper?
  • Ska vi bryta ut transporter ur upphandlingen och upphandla distribution separat?
  • Vilka krav på produkten eller tjänsten är möjliga att ställa utifrån våra målsättningar, förutsättningar och behov?
  • Vilket upphandlingsförfarande och vilka avtalstider är mest lämpliga?

Involvera kökspersonalen

Om du involverar medarbetarna i köken i upphandlingen blir det lättare att uppnå ett lyckat resultat.

Marknadsanalys – hur ser marknaden ut?

För att kunna göra offentliga inköp av livsmedel eller måltidstjänster som utgår från behov och mål behöver ni som köpare god kunskap om marknadens aktörer och deras förutsättningar att leverera det sortiment eller den tjänst som ni önskar.

De krav som ni ställer i upphandlingsdokumenten behöver vägas mot marknadens tillgång på livsmedelsvaror, måltidstjänster och tänkbara logistiklösningar. Om ni ställer många långtgående krav på produkterna eller tjänsten begränsar det tillgången på marknaden. Samtidigt ökar vikten av att analysera marknaden grundligt för att säkerställa att sortimentet tillfredsställer verksamheternas behov. En ambitiös kravnivå kräver dessutom mer resurser för utvärdering av anbud och uppföljning av avtal.

Checklista för marknadsanalys

En checklista för marknadsanalys kan exempelvis omfatta de här frågorna:

Kartlägga nuläget

  • Vilka leverantörer av livsmedel eller måltidstjänster har vi avtal med i dagsläget?
  • Vilka potentiella anbudslämnare kan vi identifiera?
  • Hur ser sortimentstillgången ut för olika produktområden och prestanda? Ett tips är att söka i olika artikeldatabaser

Analysera marknaden

  • Kan vi få hjälp av andras erfarenheter av marknadstillgång kopplat till livsmedelsupphandling?   
  • Kan mindre företag lämna eget anbud men leverera via grossist (trepartsavtal)?
  • Finns möjlighet till ett separat avtal för distribution?
  • Finns möjlighet till en intern distributionslösning, exempelvis egna bilar?

Främja konkurrensen i din livsmedelsupphandling

Du kan underlätta för samtliga aktörer, även de medelstora och små företagen, att vara med och konkurrera om avtalet. Det kan du göra till exempel genom att

  • ge möjlighet att lämna anbud på olika varugrupper
  • ge möjlighet att lämna anbud på olika geografiska områden
  • variera tidpunkten för annonsering av olika produktgrupper
  • förlänga anbudstiden utöver minimikravet   
  • ge tidig information till marknaden
  • genomföra anbudsutbildningar.

Du kan även överväga att upphandla separata logistiklösningar eller erbjuda samordnade logistiklösningar för leverans av varor. 

Fråga marknaden

Våga fråga marknaden! Ha regelbunden dialog om tillgång och behov med nuvarande och tänkbara leverantörer. Det rekommenderar vi i alla delar av inköpsprocessen.

Läs mer om marknadsanalys
Marknadsanalys
Tidig dialog
Små och medelstora företag
Rapporter om logistiklösningar

Goda måltider kräver tillräckliga ekonomiska resurser

Att genomföra en ambitiös upphandling av livsmedel eller måltidstjänster som styr mot uppsatta mål och leder till en god upplevelse för måltidsgästen kräver tillräckliga resurser. Den upphandlande myndigheten eller enheten kan behöva avsätta extra resurser för olika delar i inköpsprocessen.

Det kan till exempel behövas resurser i form av att personal får tid att förbereda upphandlingen och även för arbete med att implementera och följa upp avtalet.

Det kan också medföra att ni behöver investera inom måltidsverksamheten eller andra verksamheter. Det kan handla om investeringar i ändamålsenliga kök, utrustning, utbildning och kompetensförsörjning i kök och matsal. 

Även andra parametrar kan kräva extra resurser. Att ställa höga krav i en upphandling kan till exempel leda till ett generellt sett dyrare avtal, men ett sådant avtal kan samtidigt innefatta andra mervärden för organisationen.

Så gott som alla kostchefer i landet upplever att det finns ett visst eller stort upprustningsbehov för grundskolornas skolkök och skolrestauranger. Extra stort anses detta upprustningsbehov vara för skolrestaurangerna.

Utforma ett kostpolitiskt program

Ett kostpolitiskt program med strategiska målsättningar kan tillsammans med en grundlig behovsanalys, där konsekvenser av att uppfylla målen blir tydliga, göra det enklare att avsätta tillräckligt med resurser i hela inköpsprocessen.

Hur Tyresö kommun identifierade investeringsresurser i minskat matsvinn

Livsmedelsverkets måltidsmodell och vår gemensamma checklista

En bra måltid är den som hamnar i magen och gör nytta. Livsmedelsverket har utvecklat den så kallade måltidsmodellen, och den beskriver måltidskvalitet ur ett helhetsperspektiv. Den omfattar sex kvalitetsområden:

  • God
  • Integrerad
  • Trivsam
  • Hållbar
  • Näringsriktig
  • Säker

Man kan se på måltidsmodellen som en rekommenderad målbild för resultatet av upphandlingar av måltidstjänster.

Livsmedelsverket och Upphandlingsmyndigheten har utvecklat en gemensam checklista som pekar på viktiga kvalitetsaspekter utifrån måltidsmodellen och samtidigt främjar sunda offentliga affärer.

Checklista för upphandling av måltidstjänster

Läs mer
Måltidsmodellen hos Livsmedelsverket

Stöd för upphandling av måltidstjänster

Upphandlingsmyndigheten har ett stöd för hur du kan tänka när du upphandlar måltidstjänster. Stödet är ett tillämpningsstöd och är framtaget för upphandling av måltidstjänster, men kan även användas vid upphandling av livsmedelsprodukter. 

Tillämpningsstöd för upphandling av livsmedel och måltidstjänster

Senast uppdaterad:

Relaterad information