Upphandla livsmedel och måltidstjänster

Upphandlingsprocessen på livsmedelsområdet skiljer sig inte från andra typer av upphandlingar ur ett juridiskt perspektiv, men det finns några delar som är särskilt viktiga att tänka på.

Genom att involvera de personer som i slutändan ska avropa från avtalet ökar ni chansen att avtalet blir förankrat i er organisation. Det kan också öka avtalstroheten, det vill säga att köken i hög utsträckning köper produkterna i avtalet. 

Läs mer om upphandlingsprocessen
Behovsanalys  och marknadsanalys vid livsmedelsupphandling 

Upphandlingsdokumenten

Den generella utformningen av dokumenten i upphandling av livsmedel eller måltidstjänster skiljer sig inte jämfört med andra upphandlingar. Vissa steg i utformandet av kravspecifikationen och avtalsvillkoren är dock speciellt viktiga inom livsmedelsområdet. Här har vi listat några punkter att tänka lite extra på.   

Utforma en kravspecifikation för upphandling inom livsmedelsområdet

  • Undvik att rakt av kopiera innehåll från tidigare upphandlingar, eftersom behovet och marknaden förändras snabbt.  
  • Matcha tillgången på marknaden med behovet i så stor utsträckning det är möjligt.
  • Ställ krav som kan – och kommer att – följas upp.
  • Använd etablerade formuleringar när ni ställer krav på exempelvis kvalitet, djurskydd, miljö och transporter. Ni kan exempelvis ta hjälp av Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier. Inkludera kravID, kravformulering och nivå. Läs mer här
  • Var tydlig med vilka krav som gäller för vilka produkter.
  • Använder ni Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier är det bra att vara extra tydlig och ställa dem per position eller produktrad i kravspecifikationen.
  • Undvik överflödig information, exempelvis omfattande utdrag ur upphandlingslagstiftningen eller annan lagstiftning.
  • Överväg att ta bort överflödiga krav som riskerar att försvåra för företag att delta i upphandlingen. Många krav på positionsnivå eller produktrad är ett exempel på sådant som kan försvåra för mindre företag eftersom det skapar en snäv kravbild.
  • Försök skapa en struktur som gör dokumenten så lättöverskådliga och tydliga som möjligt. Det underlättar om ni hanterar varje produktgrupp enskilt. 
  • Gå igenom språket. Uttryck er tydligt och använd formuleringar som är lätta att förstå. 

Läs mer
Ta fram en kravspecifikation

Tänk igenom avtalsvillkoren

När ni utformar avtalsvillkoren i en upphandling inom livsmedelsområdet behöver ni vara extra uppmärksamma på och ta ställning till hur ni formulerar de här delarna:

  • Prisjusteringstillfällen och aviseringstider. Olika intervall kan gälla för prisjustering av olika produktkategorier, till exempel kaffe eller färskt kött.
  • Rutiner för hur leverantören hanterar och prissätter ersättningsvaror.
  • Rutiner för hur ni kommer att följa upp avtalet.
  • Hur fel eller brist i tillhandahållen vara eller tjänst ska hanteras.
  • Hur leverantören ska tillhandahålla eventuellt behov av statistik. Definiera parametrar, format och tidsintervall.      

Läs mer
Upphandlingsdokumentens olika delar
Hållbara inköp av livsmedel och måltidstjänster

Utvärdering av ett anbud

Tilldelningskriterier som grund för utvärdering ska vara tydliga och mätbara. Exempel på sådana kriterier kan vara egenskaper som maximi- och minimivärden för kött och fett eller halten av frukt och socker. Kvalitetsmått som till exempel smakprov kan däremot vara svårare att mäta.

Skapa en modell för utvärdering

När ni utformar en modell för utvärdering i er upphandling inom livsmedelsområdet är det viktigt att ni ställer er följande frågor:

  • Vad blir det hypotetiska resultatet när vi använder olika utvärderingsmodeller?
  • Hur väger vi mellan till exempel kvalitet och pris?
  • Ska något tilldelningskriterium omformuleras till ett krav?
  • Ska något krav omformuleras till tilldelningskriterium?
  • Ska vi utvärdera per varuområde, huvudgrupp eller position?
  • Ska sortimentsrabatter eller e-handelsrabatter ingå i utvärderingen?
  • Ska vi testa kvaliteten, till exempel sensoriska dimensioner som smak, doft, konsistens eller andra egenskaper? 

Det är också viktigt att ni:

  • definierar mätbara tilldelningskriterier
  • anger tydligt vilka aspekter som utvärderas och hur de ska bedömas
  • uppskattar vilka volymer ni kommer att köpa in
  • bestämmer belastningsvärden (se ordlista).

Läs mer
Generellt om anbudsutvärdering och utvärderingsmodeller

Exempel på tilldelningskriterier

Det finns mervärden som kan vara relevanta att väga in i en utvärdering av en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster. Det kan till exempel handla om:

  • systematiskt miljöarbete
  • arbete mot matsvinn
  • pedagogiska mervärden.

Här behöver ni ta ställning till om och hur ni vill väga in mervärden i utvärderingen.

Bevis på uppfyllda krav och kriterier

Den upphandlande myndigheten eller enheten anger hur anbudslämnaren eller leverantören ska visa att ett krav eller tilldelningskriterium är uppfyllt. Ni kan begära ett sådant bevis dels i upphandlingsskedet i samband med prövning och utvärdering av anbudet, dels i uppföljningssyfte under avtalstiden.

När det gäller hållbarhetskriterier kallas bevis ofta för verifikat. För hållbarhetskriterier finns förslag på verifikat för varje kriterium i kriteriebiblioteket. Observera att detta är just förslag och att andra bevis kan komma att presenteras.

Läs mer
Hållbarhetskriterier för livsmedel och måltidstjänster
Om verifikat specifikt för hållbarhetskriterier inom livsmedel
Följa upp under avtalstiden

Senast uppdaterad:

Relaterad information