Förutsättningar för strategiska inköp av livsmedel och måltidstjänster

Utgå alltid ifrån den egna organisationens specifika förutsättningar gällande ekonomi och andra resurser när ni sätter mål för inköpen av livsmedel eller måltidstjänster. Riktlinjer, resurssättning, samverkan och engagemang är viktiga förutsättningar för att med livsmedelsinköp som verktyg kunna styra mot strategiska mål.

Policy och riktlinjer

Politiskt stöd i form av riktlinjer och andra verktyg är en viktig grund för en strategisk inköpsprocess. Ett kostpolitiskt program, till exempel en kost- eller måltidspolicy med tillhörande riktlinjer med tydliga prioriteringar, är ett sådant viktigt verktyg. Det behöver upphandlare och andra i organisationen för att veta vilka utgångspunkter som ska styra beslut i processen. Ett exempel på vad som kan vara en målsättning i ett kostpolitiskt program är andelen ekologiska livsmedel i det som organisationen ska upphandla.

För att ni ska kunna följa upp att riktlinjerna och prioriteringarna når önskad effekt är en aktiv avtalsförvaltning en förutsättning.

Samverkan och dialog

Intern samverkan är en framgångsfaktor i den offentliga inköpsprocessen. Att sätta samman en samverkansgrupp, med representanter från politiken och från de verksamheter som berörs av inköpen, kan skapa förutsättningar för bred förankring och även för att tillräckliga resurser tillsätts. Representanterna kan komma från verksamheter som berörs såväl direkt som indirekt av inköpen på livsmedelsområdet, utifrån de mål som organisationen har satt upp.

För att din organisation ska kunna arbeta mot uppsatta mål behöver ni inkludera behov, kunskap och erfarenheter från samtliga verksamheter som berörs av upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster. Att involvera sakkompetens från måltidsverksamheten och annan berörd verksamhet i ett tidigt skede är ofta en framgångsfaktor. Det är även nödvändigt att ha aktiv dialog med nuvarande och tänkbara leverantörer för ett framgångsrikt resultat.

Resurser och konsekvensanalys

För att en kost- eller måltidspolicy ska få genomslag behöver ni se till att praktiska förutsättningar finns, som till exempel ändamålsenliga kök, kompetensförsörjning och marginaler i livsmedelsbudgeten. I inköpsarbetet behöver ni avsätta avsevärd arbetstid till förarbete i upphandlingsskedet och till att förvalta avtalen. Det kan även bli nödvändigt att göra ytterligare investeringar i måltidsverksamheten, exempelvis i ny utrustning, för att det ska gå att uppnå organisationens mål.

Vilka konsekvenser en specifik måluppfyllnad kan få på övrig verksamhet och på resursbehov är också något som ni bör ta hänsyn till. En konsekvensanalys kan hjälpa till att ta reda på det.

Läs mer
Ekonomiska förutsättningar för goda måltider  

Innovation och engagemang

Strategiska inköp av livsmedel och måltidstjänster kan användas för att främja innovativa idéer och nya lösningar. Det finns ett ökat intresse för upphandlingsfrågor inom politiken på nationell, regional och lokal nivå. Engagemang och lyhördhet för verksamheternas behov och utmaningar kan vara nyckeln till ett lyckat avtal som även bidrar till att utveckla hela organisationen. 

Senast uppdaterad:

Relaterad information