Förvalta avtal inom vård och omsorg

Avtalsuppföljningen är central under hela avtalsperioden och behöver prioriteras genom att tillförsäkra att det finns uppföljningsplaner för avtalen samt resurser för att genomföra uppföljningen.

Många fördelar med att följa upp avtal

En väl fungerande avtalsuppföljning kan leda till:

  • god kvalitet, överenskommet enligt avtal
  • god konkurrens på lika villkor för leverantörer
  • att skattemedel används på ett effektivt sätt
  • en affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör
  • att inköp används som ett verktyg för att uppnå verksamhetsmål
  • att seriösa leverantörer gynnas
  • ett gott rykte för kommunen eller regionen.

Ansvar för och genomförande av uppföljningen

Det är vanligtvis beställarsidan som ansvarar för att följa upp kvalitetskrav och exempelvis krav på verksamheten och dess företrädare. Uppföljningen görs genom att begära in vissa handlingar samt genom att kontrollera, och när det är aktuellt besöka, verksamheten som utför tjänsten eller tillhandahåller varan.

Upphandlingsfunktionen ansvarar ofta för att bland annat följa upp den ekonomiska stabiliteten och att erforderliga skatter är betalda etcetera.

Hur avtalsuppföljningen ska genomföras bör framgå av en uppföljningsplan. Samverkan mellan beställarsidan och upphandlingsfunktionen inom kommunen eller regionen är avgörande för en välfungerande avtalsuppföljning, liksom att kommunen eller regionen har en god relation till leverantören under avtalstiden.

Olika typer av uppföljning

Olika typer av avtal behöver följas upp på olika sätt och med olika frekvens. Det finns hjälpmedel för att göra de prioriteringar som behövs såsom Kraljics inköpsmatris.

Modellen består av två axlar där Y-axeln mäter:

  • avtalets betydelse för upphandlande myndigheten samt för brukarnas och patienternas behov
  • pris i form av ekonomiskt värde samt omfattning och frekvens av leveranser av vården och omsorgen.

X-axeln mäter risk och komplexitet för det enskilda avtalet. Utifrån dessa två axlar kan man identifiera fyra huvudsakliga grupper av avtal (A, B, C, D) där D kräver mest uppföljning, A minst och B och C ett medelstort behov av uppföljning.

Hantera brister och avvikelser från avtalet

Det är också viktigt att det finns en plan för vad som ska hända om det framkommer brister eller något som behöver justeras vid avtalsuppföljningen. Det är därför ett avtal ofta innehåller en sanktionstrappa.

Exempel på sanktionstrappa från första till sista steget: Dialog/reklamation, vite/prisavdrag, uppsägning av avtal, hävning av avtal

Använd erfarenheterna från uppföljningen

Efter att uppföljningen genomförts bör den ansvariga nämnden informeras om resultaten.

Dessutom bör erfarenheterna från uppföljningen användas

  • för att utveckla verksamheten
  • i kommande upphandlingar
  • vid utveckling av befintligt valfrihetssystem eller inrättande av nya. 

Mer stöd om avtalsuppföljning

Vi har en praktisk vägledning som ger stöd genom hela avtalsuppföljnings­processen.

Vägledning om avtalsuppföljning inom vård och omsorg