Upphandla eller införa valfrihetssystem

När förberedelserna är färdiga är det dags att påbörja själva upphandlingen eller införandet av valfrihetssystemet.

Utse ansvarig handläggare

Om en ansvarig handläggare inte redan utsetts tidigare i processen sker detta nu. En vanlig uppdelning är att upphandlaren ansvarar för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). När det gäller valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) är det ofta en tjänsteman på beställarsidan, exempelvis en utvecklingsledare eller motsvarande på socialförvaltningen.

Sätt samman en referensgrupp

En referensgrupp sätts samman med relevanta kompetenser utifrån det som ska upphandlas, alternativt utkontrakteras. Referensgruppen kan bestå av exempelvis socionomer, sjuksköterskor, läkare, ekonomer, jurister, chefer från beställarsidan etcetera. Referensgruppen skriver upphandlingsdokumenten (LOU) eller förfrågningsunderlaget (LOV).

Ställ genomtänkta kvalitetskrav

Det är viktigt att ställa väl genomtänkta kvalitetskrav i upphandlingsdokumenten alternativt förfrågningsunderlaget.

Referensgruppen bör lägga särskild vikt vid att de krav som ställs på kvalitet

  • speglar behoven
  • lever upp till de lagar och föreskrifter som finns inom det aktuella området
  • är anpassade efter de mål som ska uppnås.

Läs mer om regler och riktlinjer på Socialstyrelsens webbplats

Involvera brukare och patienter

Vid utformandet av kvalitetskrav kan även brukare och patienter involveras om det bedöms vara lämpligt och möjligt för att säkerställa att de krav som ställs möter deras behov.

Detaljkrav eller funktionskrav

Referensgruppen bör också göra strategiska avväganden kring hur kvalitetskraven ska ställas. Frågor som kan diskuteras är om kraven ska bestå av detaljkrav eller funktionskrav. Detaljkrav anger hur genomförandet ska gå till för att uppnå de aktuella kvalitetskraven. Funktionskrav anger vad som ska uppnås snarare än hur. Om funktionskrav ställs beskriver leverantörerna i sina anbud hur de ska arbeta för att uppnå kraven. 

Funktionskrav kan användas i LOU-upphandlingar där anbudsutvärdering sker. Det beror på att det behövs en anbudsutvärdering för att värdera de svar på kraven som leverantörerna lämnar i anbuden.

De kvalitetskrav som ställs i LOU-upphandlingen kan bestå av både detaljkrav och funktionskrav, eftersom vissa krav behöver vara detaljerade. Ett exempel på detaljerat kvalitetskrav är krav på ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9).

Det är viktigt att tänka på hur de krav som ställs ska följas upp. Information om vad som ska följas upp och hur uppföljningen ska ske under avtalstiden bör framgå av upphandlingsdokumenten respektive förfrågningsunderlaget.

Anbuden utvärderas i LOU-upphandlingar

I LOU-upphandlingar sker en anbudsutvärdering. Hur den ska gå till ska framgå av upphandlingsdokumenten. Den upphandlande myndigheten ska välja en av tre utvärderingsgrunder: bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad eller (enbart) pris. 

Alla som uppfyller kraven godkänns vid valfrihetssystem

Inom ramen för valfrihetssystem enligt LOV sker inte någon anbudsutvärdering. I stället godkänns samtliga leverantörer som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget.

Jämförelse mellan LOV och LOU

Mer stöd i våra vägledningar

Vi har tagit fram fördjupat stöd kring kravställandet vid

Fatta beslut

När upphandlingsdokumenten respektive förfrågningsunderlagen är klara är det dags för beslutsfattare i organisationen att fatta beslut om dem samt om den fortsatta processen.  

Om processen för LOU och LOV

Du kan läsa mer om de olika stegen som bör vara med i processen för LOU eller processen för LOV. Läs även mer om upphandlingslagstiftningen och särskilda regler för välfärdstjänster.

Upphandlingen enligt processen för LOU

Upphandling enligt processen för LOV