E-handel

E-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess med it som stöd. Elektronisk affärskommunikation ersätter den pappersbaserade kommunikationen.

E-handel betyder här de delar i inköpsprocessen som börjar efter att kontrakt signerats, det vill säga beställning, leverans och fakturahantering med stöd av e-handels- och ekonomisystem.

Fördelar för både köpare och leverantörer

E-handel är ett sätt att öka effektiviteten i inköpsprocessen, vilket ger fördelar både för köpare och leverantörer. Många offentliga organisationer har infört eller håller på att införa e-handel för att öka kvalitet och effektivitet i inköpsprocessen. Övergången kan göras löpande med de leverantörer som organisationen har avtal med under pågående avtalstid om de samtycker till det.

För köparen kan det finnas flera potentiella syften för att införa e-handel. Här är exempel på några av dem:

  • Det ska bli lättare att göra rätt för medarbetarna som gör inköp.
  • Avtalstroheten ska öka.
  • Processerna ska bli mer effektiva genom tydligare styrning av inköp, mer ordning och reda i processen, minskad manuell hantering samt tidsbesparingar.
  • Uppföljning och analys ska förbättras.
  • Inköpskostnaderna ska sänkas.

Även för leverantören kan det finnas flera möjliga syften med att införa e-handel i offentliga organisationer, bland annat:

  • Att få in beställningar elektroniskt så att de kan kopplas till egna order-, lager- samt faktureringssystem och på detta sätt hanteras effektivt.
  • Att få betalt så snabbt som möjligt, vilket är en av fördelarna med elektronisk fakturering.
  • Att uppnå förväntad försäljningsvolym, genom att kundens e-handelsprocess tydligt styr beställarna i organisationen till att använda det avtal som parterna har tecknat. 

Aspekter av effektiv e-handel

För att lyckas med e-handel och uppnå fördelarna så bör man beakta följande aspekter (klicka på länken för att läsa mer om respektive område):  

E-handels processens delar

Strategi och styrning för e-handel

Den som inför e-handel behöver ha en strategi för det och kunna styra organisationen mot ett lyckat resultat. Det omfattar bland annat att:

  • Etablera en tydlig målbild som beskriver syftet med förändringen.
  • Ta fram en modell för nyttorealisering, för att mäta effekterna av den planerade förändringen.
  • Se över och eventuellt justera styrdokument.
  • Planera för att få med uppföljning av inköp i verksamhetens ordinarie processer för planering och uppföljning.
  • Ta fram nyckeltal som kan användas för att följa upp resultatet.

Att införa e-handel innebär en stor förändring som berör många medarbetare. Därför är det viktigt att arbeta med kommunikation och förändringsledning. Organisationen behöver också följa upp arbetet för att säkerställa att den når de uppställda målen.

Som en del av styrning och ledning är det är bra att redan i samband med en upphandling ställa väl avvägda och relevanta krav på e-handel. På SFTI.se finns en handledning med förslag till texter för krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster. 

Fördjupningsmaterial: Strategi och styrning

Fördjupningsmaterial: Strategi & styrning för e-handel

I fördjupningsmaterialet om strategi och styrning för e-handel kan du läsa mer om: 

  • Att etablera en tydlig målbild för e-handel.
  • Modell för nyttorealisering.
  • Ta fram en plan för uppföljning och analys av inköp.
  • Nyckeltal för att följa upp e-handeln.
  • Översyn och justering av styrdokument.
  • Krav på e-handel vid upphandling.
  • Kommunikation och förändringsledning.

Öppna fördjupningsmaterialet om strategi och styrning för e-handel


Organisation för e-handel

Den organisation som inför e-handel behöver se över sin inköpsorganisation. Att införa e-handel innebär en förändring i arbetssätt och påverkar många medarbetares vardag. Man behöver ofta hantera olika typer av organisatoriska frågor, som vem som ska vara beställare eller hur driftsorganisationen ska se ut. Resurstillsättningen behöver också ses över. Vissa funktioner kan få mindre arbetsbelastning och andra mer som en följd av nya arbetssätt. Alla medarbetare som berörs behöver få utbildning. E-handel för ofta med sig en möjlighet till utveckling och förbättring av inköpsorganisationen och inköpsverksamheten.

När en organisation vill digitalisera inköpsprocessen är det viktigt att fastställa vilken funktion, organisatorisk del eller roll som ska ha ansvaret för e-handelsfrågorna. Olika organisationer väljer olika sätt att organisera ansvaret för e-handel. 

Vi har samlat exempel på hur olika offentliga organisationer infört och använder e-handel i sin verksamhet. Läs exempel på e-handel.

Ny process kräver nya roller

När en organisation vill införa eller utveckla sin e-handel kan följande funktioner och roller påverkas:

  • Användare i verksamheten.
  • Funktionella experter.
    • Upphandlings- eller inköpsenhet eller upphandlingsexperter.
    • Avtalsförvaltning och avtalsförvaltare.
    • Drift och förvaltning av it-stöd.
    • Ekonomifunktion med ekonomer och ekonomiadministratörer.
  • Lokala chefer och ledningsfunktioner.
  • Processägare, processledare och liknande funktion eller roll som har ett helhetsansvar för e-handelsprocesserna.
  • Systemägare.
  • Centrala ledningsfunktioner.

Vanligen behövs en samverkan mellan inköps- eller upphandlingsfunktionen, ekonomifunktionen och it-funktionen i organisationen kring e-handelsfrågorna.

När en organisation inför e-handel blir det aktuellt att definiera roller och ansvar kopplade till processen. Tydliga roller och ansvar är viktiga för att en process ska fungera. Det finns olika metoder för att definiera och beskriva vilken roll som har ansvar för olika aktiviteter eller beslut i en process. Ibland räcker det med enkla beskrivningar av ansvarsfördelning och gränssnitt kopplat till nya processer.

Fördjupningsmaterial: Organisation

Fördjupningsmaterial: Organisation för e-handel
I fördjupningsmaterialet om organisation för e-handel kan du läsa mer om:

  • Vilken sorts arbetsuppgifter kopplade till e-handel som kan bli aktuella.
  • Vilka ansvarsområden som kan finnas för olika grupper av medarbetare, funktioner eller för olika roller.
  • Olika metoder för att definiera och beskriva roller och ansvar.
  • Resonemang om resurser.

Öppna fördjupningsmaterialet om organisation för e-handel  


Processer för e-handel

Här beskriver vi generella processer för e-handel på en övergripande nivå. Förutsättningarna varierar mellan olika organisationer och olika organisatoriska val eller specifika systemlösningar kan påverka hur processerna utformas.

Från beställning till betalning av varor och tjänster

Processen för beställning till betalning sker elektroniskt i e-handelssystemet:

  • Beställaren skapar en beställning.
  • Behörig person attesterar beställningen innan den skickas till leverantören.
  • Leverantören bekräftar beställningen elektroniskt.
  • Varuleveranser registreras i e-handelssystemet när varorna kommer.
  • Leverantören skickar sin faktura elektroniskt.
  • Om det gäller ett köp av varor så kontrolleras fakturan automatiskt och matchas mot beställningen. Om allting stämmer kan fakturan gå direkt till betalning. Om inte allting stämmer så går fakturan vidare för ytterligare hantering via systemet.
  • Om det gäller ett tjänsteköp, så kontrolleras och matchas fakturan mot inköpsordern för att sedan gå vidare för godkännande och eventuell attest via systemet.

Anslutning av leverantör

För att e-handelsprocessen ska fungera måste organisationen först ansluta ett avtal till sitt e-handelssystem. Det blir då möjligt att beställa från avtalet i systemet. Att arbeta med leverantörsanslutning är arbetsuppgifter som tillkommer när en organisation inför e-handel. För att nå målen med e-handel är det viktigt att ansluta så många avtal som möjligt till systemet. Det blir enklare för användarna om det finns så få tillvägagångssätt som möjligt för att beställa.

Standarder gör det lättare att komma igång

Det finns tekniska standarder som förenklar anslutningen av leverantörer och möjliggör e-handel mellan köpare och säljare. SFTI:s standarder definieras som olika affärsprocesser, eller scenarion. SFTI:s affärsprocesser är:

  • Beställning från produktkatalog.
  • Beställning via webbshop (punch-out).
  • Orderöverenskommelse.
  • Beställning av tjänsteuppdrag.
  • Beställning med rekvisition.[1]
  • Periodisk fakturering för abonnemang med mera.
  • E-faktura (fristående elektronisk fakturering).

Varje affärsprocess omfattar en beskrivning av hur e-handeln mellan parterna kan gå till inom ramen för processen och pekar på ett antal olika standardiserade digitala meddelanden som utväxlas parterna emellan när ett inköp genomförs. Exempel på sådana meddelanden kan vara:

  • Prislistor eller produktkataloger
  • Order
  • Ordererkännande
  • Orderbekräftelse
  • Leveransavisering
  • Faktura

Lite förenklat kan SFTI:s affärsprocesser användas som ett gemensamt språk mellan köpare och säljare när de diskuterar på vilket sätt som e-handeln ska gå till.
Mer information hittar du på SFTI:s webbplats.

PEPPOL underlättar för e-handel

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) är bland annat en infrastruktur för elektroniska inköp som arbetats fram på europeisk nivå. Syftet är att göra e-handel enklare. PEPPOL är också en verksamhets- och avtalsmodell samt en uppsättning vägledningar och tekniska specifikationer (standarder). SFTI:s rekommenderade standarder för SFTI Svehandel bygger på PEPPOL:s standarder. 
Här hittar du mer information om PEPPOL.

Support och drift

Eftersom e-handel berör många användare, och eftersom avtal kontinuerligt ansluts och tas bort, behöver organisationen ha en process för support och drift av e-handel och en förvaltning av det underliggande it-stödet.

Organisationen behöver beskriva de nya arbetsprocesserna och de nya arbetssätten som e-handel för med sig. En sådan processbeskrivning kan göras på olika sätt med olika metoder.

Fördjupningsmaterial: Processer

Fördjupningsmaterial: Process för e-handel
I fördjupningsmaterialet om processer för e-handel kan du läsa mer om:

  • E-handelsprocessen för att beställa en vara eller en tjänst.
  • Processen för att ansluta en leverantör och beskrivning av arbetsuppgifter för att ansluta en leverantör.
  • SFTI:s affärsprocesser.
  • PEPPOL.
  • Support- och driftsprocessen.

Öppna fördjupningsmaterialet om processer för e-handel


Uppföljning och analys

Med e-handel får den upphandlande verksamheten tillgång till detaljerad inköpsstatistik som förbättrar möjligheterna till god uppföljning och analys av inköpen. Det blir också möjligt att använda inköpsstatistiken till exempel inför en ny upphandling eller vid överväganden om avtal ska förlängas eller inte. De data som genereras och den spårbarhet av inköpsdokumentationen som följer kan även användas för effektiv intern kontroll och leda till effektivare användning av organisationens resurser.

Fördjupningsmaterial: Uppföljning och analys

Fördjupningsmaterial: Uppföljning & analys av e-handel
I fördjupningsmaterialet om uppföljning och analys kan du läsa mer om:

  • Exempel på möjligheter att utveckla uppföljning och analys på strategisk, taktisk och operativ nivå när ett e-handelssystem införs.
  • Hur data från ett e-handelssystem, i kombination med data från ekonomisystem och avtalssystem, kan användas för uppföljning och analys av inköp.
  • Exempel på möjligheter att utveckla uppföljning och analys på strategisk, taktisk och operativ nivå.
  • Praktiska exempel på olika typer av uppföljningsdata som kan användas vid uppföljning av inköp.

Öppna fördjupningsmaterialet om uppföljning och analys för e-handel 


It-stöd för e-handel

It-stöd för e-handel omfattar att digitalisera affärsprocesserna genom att använda moderna system- och kommunikationslösningar.

E-handel med elektroniska affärsprocesser kräver ett bra it-stöd, och man behöver ofta utveckla eller anpassa det för att möjliggöra e-handel eller för att kunna få de uppföljningsmöjligheter som man behöver. It-stödet kan utformas på många olika sätt.

En viktig aspekt av it-stödet är att elektroniska meddelanden smidigt ska kunna överföras mellan köpare och säljare. Det finns olika sätt att skicka meddelanden. Det är möjligt att sända dem genom PEPPOL:s infrastruktur. Ett annat sätt är att skicka dem via respektive avtalsparts operatör, genom en så kallad VAN-tjänst. För att göra det enklare för leverantörerna kan en organisation välja att sätta upp en så kallad leverantörsportal.

Fördjupningsmaterial: It-stöd

Fördjupningsmaterial: It-stöd för e-handel
I fördjupningsmaterialet om it-stöd för e-handel kan du läsa mer om:

  • It-stöd för att hantera avtal.
  • It-stöd för en e-handelsprocess, e-handelstjänst.
  • It-stöd för elektronisk fakturering.
  • Kommunikationssätt och teknisk infrastruktur för att utväxla elektroniska affärsmeddelanden.
  • PEPPOL.
  • Leverantörsportaler.

Öppna fördjupningsmaterialet om it-stöd för e-handel

[1] Beställning med rekvisition är vanligt förekommande och stöd för detta finns i e-handelssystemen. SFTI har dock inte någon rekommenderad standard för rekvisition i strukturerad format på sätt det finns för de andra affärsprocesserna.

Senast uppdaterad:

Relaterad information