E-handeln frigör tid

En slimmad, centraliserad inköpsorganisation och ett tydligt mandat från ledningen har förvandlat Länsstyrelsen i Västra Götaland till en spjutspets inom e-handelsområdet. Idag, bara två år efter nystarten, stödjer deras e-handelskoordinator även de övriga länsstyrelserna i deras e-handelsarbete.

 – Vi satte oss ner i ett konferensrum för två år sedan och lade upp planen för hur inköpsverksamheten skulle se ut de närmaste åren. På kort tid har vi gått från ett nolläge till att ha en bra struktur och bra siffor, säger Ronny Odervång, före detta* inköpschef på Länsstyrelsen i Västra Götaland.

Ronny Odervång, inköpschef Länsstyrelsen i Västra Götaland
Ronny Odervång, före detta* inköpschef Länsstyrelsen i Västra Götaland


Länsstyrelsen i Västra Götaland gör varje år inköp för 350 miljoner kronor. IT- och konsulttjänster är den största kategorin. Totalt kommer 20 000 leverantörsfakturor in. Under första halvåret 2017 var andelen elektroniska fakturor 52 procent. De elektroniska beställningarna ökar hela tiden, liksom matchningen mot elektroniska ordrar. Om två år är målet 90 procent.
– Med tanke på vår utvecklingstakt är jag helt övertygad om att vi kommer att nå dit. Vi försöker hela tiden lyssna till vilka behov som finns i respektive verksamhet och anpassa oss efter önskemålen, säger Maja Uvalic, e-handelskoordinator på Länsstyrelsen i Västra Götaland.

Maja Uvalic, e-handelskoordinator på Länsstyrelsen i Västra Götaland
Maja Uvalic, e-handelskoordinator på Länsstyrelsen i Västra Götaland

Starka argument för e-handel

Länsstyrelsen har gått från en situation där 130 medarbetare gjorde beställningar till en organisation där tre inköpshandläggare sköter alla inköp över 3 000 kronor. Hela inköpsprocessen, från behov till betalning, hanteras via den centrala inköpsfunktionen. Det innebär en stor tidsbesparing för verksamheterna, vilket också har varit det starkaste argumentet för att tillämpa e-handel.
– Vi frigör tid för medarbetarna och låter chefen vara chef. Med e-handelssystemet får vi dessutom ordning och reda och vet vad varenda krona används till, säger Ronny Odervång.

Han betonar att den snabba utvecklingen hade varit omöjlig utan ett tydligt stöd från högsta ledningen. Målmedvetenhet har präglat hela utvecklingsarbetet. 
– Det tillsammans med hög delaktighet och positiv anda hos medarbetarna har varit de viktigaste delarna.

Arbetar brett med e-handel

Länsstyrelsen i Västra Götaland arbetar brett med e-handel och använder de flesta standardiserade affärsprocesser inom e-handel som rekommenderas idag. I princip alla avtal som omfattar mer än ett fåtal beställningar och fakturor läggs upp och görs beställningsbara i systemet. Länsstyrelsen i Västra Götaland kan e-handla med alla olika typer av leverantörer genom att använda sig av olika affärsprocesser och alternativa överföringssätt, till exempel via en leverantörsportal för e-faktura eller kommunikation via VAN-operatörer.
– Leverantörerna har mognat otroligt snabbt. Och det här är ju en situation där både beställare och leverantör vinner. Leverantörerna har förstått att har man ett inköpsordernummer. Redan från början så vet man att man inte behöver krångla till det med referenser och andra frågetecken. Beställarna behöver inte komma ihåg koder när man har en beställning med flera fakturor. Det blir effektivt på båda hållen, säger Maja Uvalic.

Med enbart sju heltidstjänster gör inköpsavdelningen allt som kan förväntas av en inköpsorganisation, även allt upphandlingsarbete och avtalsuppföljning. 
– Sedan den nya organisationen kom på plats, har vi fått koll på hela inköpsprocessen, vilket ger en påtaglig kvalitetshöjning, säger Ronny Odervång.

Framgångarna har medfört att Länsstyrelsen i Västra Götalands e-handelskoordinator nu hjälper övriga länsstyrelser som ska komma igång med e-handelsarbetet. Det handlar om att tillhandahålla utbildningar och support. Samtliga länsstyrelsernas e-handelssystem tillhandahålls av Statens servicecenter, vilket underlättar förståelsen och kommunikationen. 
– Vi medverkar i nätverksträffar och håller utbildningar. Intresset från andra länsstyrelser är stort och det känns väldigt inspirerande att kunna ge tips och råd, säger Maja Uvalic.

Framgången i korthet:

  • Har lyft e-handelsfrågorna till strategisk nivå och fått stöd från högsta ledningen.
  • Inköpschefen är processägare.
  • Har en bra och effektiv beställarorganisation med enbart sju årsarbetskrafter.
  • Har förmågan att e-handla på många sätt med olika affärsprocesser för e-handel, olika meddelandetyper och flera överföringssätt.
  • Följer upp och mäter e-handeln löpande.


*Sedan artikeln färdigställdes har Ronny Odervång slutat som inköpschef på Länsstyrelsen i Västra Götaland. A
rbetet med e-handel fortsätter utifrån samma principer i organisationen. 

  • Beställning från produktkatalog.
  • Beställning via webbshop.
  • Beställning av tjänsteuppdrag.
  • Periodisk fakturering för abonnemang m.m.
  • Fristående elektronisk fakturering.


Använder flera olika typer av standardiserade e-handelsmeddelanden, till exempel:

  • Meddelanden inom SFTI/ESAP 6 (EDI-format).
  • SFTI SVEhandel (XML-format).


It-stödet för e-handel omfattar:

  • E-handelssystem integrerat med ekonomisystem.
  • Leverantörsportal.
  • Överföring av meddelanden via PEPPOL:s infrastruktur.
  • Överföring av meddelanden via flera olika VAN-operatörer.

Senast uppdaterad:

Relaterad information