Framgång genom strukturerat arbete

Genom god förankring, tydlig styrning, ny beställarorganisation och tät uppföljning har e-handeln i Lidingö stad blivit en framgång. Avtalstroheten är över 96 procent och hela organisationen genomsyras av kostnadsmedvetenhet.

– Utgifterna för inköp har gått ner och vi har sparat mycket pengar på administration och onödigt arbete, säger Adriana Buzea, upphandlingschef på Lidingö stad. 

Adriana Buzea, upphandlingschef på Lidingö stadAdriana Buzea, upphandlingschef på Lidingö stad

Förändringen startade med förankring hos stadens ledning och de styrande politikerna. En verksamhetsanalys visade att e-handel skulle leda till besparingar på sju miljoner per år – hälften kopplat till lägre inköpskostnader och hälften på frigjord tid inom administration. En väsentlig del av förändringen var en ny beställarorganisation.
– Staden har 2 700 anställda och tidigare kunde i princip vem som helst ringa och beställa. Nu har vi begränsat antalet till 350, för att bli beställare måste man genomgå en utbildning och certifieras genom ett prov, berättar Adriana Buzea.

Körkort i e-handel

Beställarutbildningen påminner om att ta körkort. Först får deltagarna en genomgång av teorin, det vill säga lagen om offentlig upphandling och stadens upphandlings- och inköpspolicy. Teoriprovet består av 12 frågor och du måste svara rätt på 8 för att gå vidare. Annars får du gå om utbildningen och skriva provet på nytt. Därefter är det dags för den praktiska delen med övning i e-handelssystemet och hela flödet. 
– När du har skapat en beställning skickas den först till attest innan den skickas vidare till leverantören. På så sätt menar jag att cheferna, som även är attestanter, kan styra inköpen genom att godkänna eller avvisa hela eller delar av beställningen, säger Adriana Buzea.

Genom e-handeln har Lidingö stad skapat goda förutsättningar för att köpa rätt saker på rätt avtal. Beställarna kan egentligen inte göra fel om de går via affärssystemet där de olika delarna, från upphandling till inköp och faktura, är helt integrerade. 
– Integrationen av systemen gör att det blir snabbt, enkelt, effektivt och smidigt för oss, inte minst när det gäller uppföljningen, säger Adriana Buzea. 

Tre gånger per år tar stadsledningskontoret fram rapporter för varje förvaltning. Avtalstroheten granskas i olika dimensioner,  till exempel på varugruppsnivå, liksom inköpsmönster, e-handelstroheten samt andelen e-faktura. 
– Vi identifierar ett antal punkter med förbättringspotential och följer sedan upp resultatet av föreslagna åtgärder.

Enligt Adriana Buzea har det strukturerade arbetet med e-handel fått ringar på vattnet i hela organisationen och lett till en ny intern kultur. 
– Alla medarbetare i kommunen vet vad som gäller och känner sig trygga med regelverken. Man inser att alla delar av verksamheten vinner på att vi arbetar med e-handel, säger hon.

Tips och råd till andra!

  • Gör en ordentlig verksamhetsanalys och kartlägg besparingsmöjligheter med e-handel.
  • Förankra hos stadsledning och styrande politiker.
  • Begränsa beställarorganisationen och utbilda beställarna.
  • Integrera alla delar i ett affärssystem.
  • Följ upp resultaten och föreslå förbättringar.
  • Beställning från produktkatalog.
  • Beställning via punchout till leverantörens webbshop.
  • Beställning av tjänsteuppdrag.
  • Periodisk fakturering för abonnemang m.m.
  • Fristående elektronisk fakturering.
  • Meddelanden inom SFTI/ESAP 6 (EDI-format) .
  • SFTI SVEhandel (XML-format).
  • E-handelssystem integrerat med ekonomisystem.
  • Överföring av meddelanden via flera olika VAN-operatörer.

Senast uppdaterad:

Relaterad information