Avtalstrohet största vinsten

Visst finns det tid och pengar att spara på e-handel, men största vinsten är ändå ökad avtalstrohet. Det menar man i Varbergs kommun där cirka 90 procent av alla avtalen (exklusive LOV-avtal) är anslutna till kommunens e-handelssystem.

 – Vi ser att vi har blivit bättre på att styra mot rätt avtal och rätt sortiment. Leverantörerna används i rätt rangordning, vilket skapar trygghet för både oss och våra avtalsparter, säger Camilla Nylén Leffler, e-handelsutvecklare i Varbergs kommun.


Camilla Nylén Leffler, e-handelsutvecklare med kollegorna Cecilia Brag och Dan Kihlström.


Övergången till ett mer fokuserat arbete med e-handel skedde 2013 efter ett projekt där ett av målen var att 80 procent av ramavtalen skulle anslutas till ett elektroniskt beställningssystem. Samtidigt som man köpte nytt e-handelssystem bytte man också upphandlingssystem för att få tekniken att hänga ihop. Att skapa enhetlighet var väsentligt också i den nya organisationen. De tre personer som arbetar med e-handel sorterar under ekonomikontoret och upphandlingsavdelningen. Tidigare var man en del av serviceförvaltningen.
– Att ha e-handel, upphandling och ekonomi så tätt tillsammans har varit en av de största framgångsfaktorerna. Vi har löpande kontakt och avstämningar för att få arbetet att flyta bättre, säger Camilla Nylén Leffler.

Vi lär av varandra

De närmaste kollegorna Cecilia Brag och Dan Kihlström kommer från den privata sektorn respektive kommunens före detta distributionscentral/ förråd och har kunskaper som ger ökad förståelse för leverantörer och beställare.
– Vi sitter i samma rum, lär och täcker upp för varandra. Vi informerar varandra om ärenden löpande, säger Camilla Nylén Leffler. 

Varbergs kommun köper in varor och tjänster för 3,2 miljarder kronor per år och har mer än 600 avtal. Precis som med andelen e-handelsanslutna avtal, är 90 procent av leverantörsfakturorna elektroniska (exklusive LOV-avtal).
– Vissa månader har vi varit upp och toppat på 95 procent, intresset är stort. Vi satt just och diskuterade det igår, att bara det senaste dygnet har 12 leverantörer registrerat sig för e-faktura, berättar Camilla Nylén Leffler.

Enkelt och flexibelt

Det finns en stor bredd i hela e-handelssystemet, vilket exemplifieras av e-fakturorna där man erbjuder ett smörgåsbord med allt ifrån en gratis leverantörsportal till olika VAN-tjänster. Utgångspunkten är att göra det så enkelt och flexibelt som möjligt för leverantörerna. Även för beställarna är tanken att det ska vara enkelt och användarvänligt. 
– Det finns omkring 700 beställare i kommunen och det krävs såklart både utbildning och information om nyttan med e-handel och hur man gör. Men vi har en ständig dialog med beställarna om hur man kan anpassa systemet efter deras önskemål, berättar Camilla Nylén Leffler.

En annan framgångsfaktor är det strategiska greppet. Kommunstyrelsen har fattat flera beslut om e-handel bland annat utifrån en peng-analys som visade på goda resultat. Camilla Nylén Leffler framhåller betydelsen av ett tydligt styrdokument.
– Om alla vet vad som gäller blir det betydligt enklare.

Viktigt med processkartläggning 

Som tips till kommuner som står inför ett intensifierat e-handelsarbete, rekommenderar hon en ordentlig processkartläggning. 
– Man måste ha koll på vem som gör vad, vilka leveransadresser som gäller, vilka system vi har och hur de påverkas av eventuella integrationer, beslutsvägar, attestreglemente och så vidare. Annars är risken att man tvingas bygga om systemet när man redan har hunnit en bit på vägen, och det är både kostsamt och ineffektivt.

Fler tips till andra:

  • Skaffa förankring och stöd hos ledningen.
  • Kommunicera mycket med beställare och leverantörer.
  • Ha ett strukturerat arbetssätt vid leverantörsanslutning.
  • Erbjud många olika anslutningssätt.
  • Satsa på integrerade systemlösningar .
  • Börja med ett projekt som har
  • Beställning från produktkatalog.
  • Beställning via punch out (uthopp till webbshop via systemet).
  • Beställning av tjänsteuppdrag .
  • Periodisk fakturering för abonnemang m.m.
  • Fristående elektronisk fakturering.

Använder flera olika typer av standardiserade e-handelsmeddelanden, till exempel:

  • Meddelanden inom SFTI/ESAP 6 (EDI-format).
  • SFTI SVEhandel (XML-format).
  • E-handelssystem integrerat med ekonomisystem.
  • Leverantörsportal.
  • Överföring av meddelanden via PEPPOL:s infrastruktur.
  • Överföring av meddelanden via flera olika VAN-operatörer.

Senast uppdaterad:

Relaterad information