It-stöd för e-handel

Det underlättar med ett it-stöd för digital hantering av avtal och avtalsförvaltning men det är inget krav för att kunna e-handla. Det underlättar också om it-stödet kan överföra avtalsinformation till e-handelssystemet, och där kan det finnas effektivitetsvinster att göra.

Ett mer integrerat it-stöd för att hantera avtal och e-handel kan också underlätta när man ska följa upp inköpen. Men det är också fullt möjligt att införa e-handel med ett avtalshanteringssystem som är mer frikopplat från e-handelssystemet.

Dagens system för e-handel kan vanligen hantera flera olika affärsprocesser. En produktkatalog kan läsas in mer eller mindre automatiskt i e-handelssystemet, en beställning kan nå leverantören på olika sätt, leverantören kan skicka en elektronisk bekräftelse på olika sätt och en e-faktura kan skickas via en elektronisk infrastruktur alternativt registreras manuellt i en leverantörsportal. 

It-stödet för en e-handelsprocess omfattar funktionalitet för att stödja de processer som vi beskriver i avsnittet om e-handelsprocesser:

• Den digitala processen från beställning till betalning för en vara respektive för en tjänst.
• Processen för att ansluta en leverantör med ett avtal till ett e-handelssystem.
• Processen för uppföljning och analys som möjliggörs av ett e-handelssystem.

Systemleverantörer erbjuder olika typer av it-stöd för e-handelsprocessen. Det finns lösningar där it-stödet för e-handel är en modul i ett integrerat affärssystem eller där det är en eller flera fristående moduler som kan kopplas till andra it-stöd. It-stödet kan omfatta funktionalitet för att fungera som en leverantörsportal. It-stöd för e-handel ska vara utformade för att kunna utväxla e-handelsmeddelanden enligt SFTI:s rekommenderande tekniska standarder och format. 

På sin webbplats erbjuder SFTI kostnadsfria verifieringstjänster där det går att verifiera/testa att ett meddelande följer SFTI:s tekniska standard och format. Det finns verifieringsstöd för de standardiserade meddelanden som SFTI fastställt.

En enkel form av e-handel innebär att en leverantör skickar en elektronisk faktura (e-faktura) och att mottagaren hanterar den digitalt.

Elektronisk fakturering är möjligt om en organisation har it-stöd för att ta emot en e-faktura samt funktionalitet för elektronisk fakturahantering (EFH). EFH innebär att fakturan hanteras i ett digitalt arbetsflöde med intern distribution av faktura, kontering, attest och arkivering.

Det finns många olika it-stöd för att ta emot en e-faktura. En köpare kan ta emot en e-faktura till exempel via:

• PEPPOL:s infrastruktur
• sin operatör
• sin portaltjänst på webben
• via en e-fakturaväxeltjänst.

PEPPOL är bland annat en infrastruktur för digital informationsförmedling som omfattar teknik för att koppla ihop köpare och säljare. Elektroniska fakturor kan skickas via PEPPOL. En köpare kan också ta emot en e-faktura via sin operatör.

Om köparen använder portaltjänster för e-faktura kan leverantören registrera sina fakturor i köparens webbaserade portal. Baserat på leverantörens registrering genererar portalen en e-faktura enligt det format köparen önskar.

En köpare kan också ta emot en e-faktura via sin fakturaväxeltjänst. En  fakturaväxeltjänst ser till att de som skickar och tar emot e-fakturor får dem i rätt format. Leverantören kan registrera eller skicka fakturor i det format som den  använder till växeln, och om köparen använder ett annat format konverterar växeln fakturan till köparens önskade format.

När köpare eller leverantör har skapat ett meddelande i systemet behöver det överföras till mottagaren. Nedan beskriver vi olika sätt att skicka digitala meddelanden mellan köpare och säljare.

PEPPOL

PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line och är en organisation som bland annat tillhandahåller en infrastruktur för informationsförmedling. PEPPOL är också en verksamhets- och avtalsmodell samt en uppsättning vägledningar och tekniska specifikationer (standarder). PEPPPOL:s standarder rekommenderas av SFTI. PEPPOL ger stöd för digitala processer för e-upphandling och e-handel.

Genom PEPPOL kan köpare och säljare nå varandra på ett enkelt sätt – de som ansluter sig får tillgång till samtliga köpare och säljare som finns registrerade i PEPPOL-nätverket – inte bara i det egna landet utan även internationellt. De behöver inte veta några detaljer om varandras tekniska lösningar eller vilken operatör som har ansvar för driften. 

I PEPPOL används inte bilaterala samtrafikavtal utan i stället tecknar operatörerna ett operatörsavtal med en PEPPOL-myndighet. I Sverige är det Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). PEPPOL används i många europeiska länder, och många företag och organisationer är anslutna. Det finns många fördelar med att använda PEPPOL:s infrastruktur, bland annat att det blir enklare att ansluta nya leverantörer och att problem kopplade till ömsesidiga samtrafikavtal kan undvikas. Läs mer om PEPPOL. 

Kommunicera digitalt via VAN-tjänst

Leverantören och köparen kan också skicka elektroniska meddelanden via sina operatörer. Modellen grundar sig på principen att köparen och leverantören själva har valt en egen operatör som agerar på sin kunds uppdrag (det vill säga köparen eller leverantören).

Tjänsten som användaren köper av sin operatör brukar kallas för VAN-tjänst (value added network) och används till exempel för att konvertera och förmedla elektroniska meddelanden. Användaren betalar sin operatör för de tjänster de köper. När köparen ansluter en leverantör till ett e-handelssystem, och om parterna kommer överens om att skicka digitala meddelanden via respektive operatör, behöver de säkerställa att operatörerna har samtrafikavtal upprättade mellan sig, eller att de ingår samtrafikavtal.

Leverantörsportaler

Köparen kan välja att sätta upp en leverantörsportal för att e-handla med leverantörer som har lägre teknisk mognadsgrad. Portalen är en webbaserad  elektronisk plattform, som köparen skickar meddelanden till från sitt e-handelssystem. 

Leverantören tar emot meddelanden via portalen, till exempel en order, och kan registrera information, till exempel en faktura, i portalen. Meddelanden från leverantören överförs via portalen till köparens e-handelssystem.

En leverantörsportal kan vara en integrerad del av köparens e-handelssystem eller en mer frikopplad modul eller tjänst som integreras mot köparens e-handelssystem.