E-handel handlar om att skapa elektroniska flöden mellan köpare (beställare) och säljare (leverantör). För att det ska gå att beställa från ett avtal i ett e-handelssystem behöver organisationen först ansluta det avtal som den har med leverantören. Via olika anslutningsmetoder kan i princip alla avtal/leverantörer anslutas till ett e-handelssystem.
För att nå fördelarna med e-handel så bör köparen arbeta för att ansluta så många avtal som möjligt. Det går att påbörja anslutning av en leverantör så snart ett avtal är tecknat. Anslutning till e-handel genomförs med en insikt om ömsesidig nytta som grund.
Val av e-handelsmetod (affärsprocess)
Här kommer parterna överens om affärsprocessen och vilken typ av digitala affärsmeddelanden som de ska använda och hur överföringen ska gå till. Beslut fattas om hur e-handeln ska gå till.
Det finns tekniska standarder som syftar till att förenkla och möjliggöra e-handel mellan köpare och säljare. Standarderna finns inom två huvudområden: dels för att specificera informationsflödet mellan parterna (vanligen kallat affärsprocesser), dels för att specificera hur kommunikationen (utväxlingen av affärsprocessens meddelanden) ska gå till.
SFTI:s standarder definieras som olika standardiserade affärsprocesser som används inom offentlig sektor. I de standardiserade affärsprocesserna ingår olika digitala affärsmeddelanden. Innehållet i de olika affärsmeddelandena är definierat och det finns strukturerade tekniska format framtagna för dem.
Syftet med SFTI:s affärsprocesser är att skapa förutsättningar för en fungerande, effektiv e-handel mellan offentliga köpare och deras leverantörer. Genom att använda SFTI:s affärsprocesser och tekniska standarder minskar organisationen sitt behov av ömsesidiga (bilaterala) lösningar. Antalet tekniska frågeställningar som parterna behöver vara överens om minskar. Gemensamma standarder underlättar en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning.
De affärsprocesser som SFTI arbetar med är:
- beställning från produktkatalog/prislista.
- beställning via webbshop (punch-out).
- orderöverenskommelse.
- beställning av tjänsteuppdrag.
- beställning med rekvisition (SFTI har dock inte någon rekommenderad standard för rekvisition på samma sätt som det finns för de andra affärsprocesserna)
- periodisk fakturering för abonnemang med mera
- e-faktura (fristående elektronisk fakturering).
SFTI:s affärsprocesser kan användas och ses som ett gemensamt språk mellan köpare och säljare där det är definierat på vilket sätt som e-handeln ska gå till.
Varje affärsprocess omfattar en beskrivning av hur e-handeln kan gå till mellan parterna (en beställningsprocess) och de innefattar ett antal olika standardiserade digitala meddelanden som utväxlas mellan parterna när de genomför en affärstransaktion. Det kan exempelvis vara elektronisk prislista/produktkatalog, order, ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering och faktura.
Affärsprocesserna avspeglar det faktum att informationsflödena ser olika ut beroende på inköpssätt. För att kunna införa e-handel så brett som möjligt behöver organisationen ofta använda flera olika affärsprocesser och olika meddelanden.
SFTI tillhandahåller standardiserade affärsmeddelanden i beställningsprocess SFTI/ESAP 6 respektive SFTI Svehandel. SFTI:s rekommenderade standarder bygger på internationella tekniska standarder. Mer information om affärsprocesserna och aktuella standarder finns på SFTI:s webbplats.
Förenklade metoder som kompletterar standardiserade affärsprocesser
För att även kunna e-handla med små företag med begränsade tekniska resurser är det viktigt att erbjuda enkla metoder för e-handel. Enkel e-handel kan vara att läsa in avtal och sortiment i systemet genom att använda en enkel prislistemall i cellstrukturerat format (exempelvis excelformat).
Med enkel e-handel kan en attesterad order, i exempelvis pdf-format, skickas via e-post till leverantören. Även orderbekräftelsen kan skickas via e-post. Leverantören skickar sedan en e-faktura, med inköpsordernummer som referens. Med referensen kan fakturan matchas mot inköpsordern. Det är bra om beställaren kan hänvisa leverantören till en e-fakturatjänst eller en e-fakturaportal, där leverantören själv kan registrera sin faktura eller kanske hämta en order.
Med enkla metoder för e-handel går det att e-handla med alla leverantörer. Enkel e-handel är en framgångsfaktor för många organisationer som har anslutit en stor mängd tjänsteavtal till sitt e-handelssystem, men även för att ansluta leverantörer av varor när dessa saknar egna affärssystem.
Nackdelen med förenklade metoder är att de manuella åtgärderna ökar. Det är därför viktigt att parterna för respektive avtal avgör vilken ambitionsnivå som är möjlig och vilken lösning som blir mest kostnadseffektiv.
Anslutningsarbete
När parterna är överens om hur e-handeln ska gå till tar ett mer praktiskt anslutningsarbete vid. Det kan gå fort (vid enkel e-handel) eller ta mer tid i anspråk (vid mer tekniskt komplicerade metoder eller om man inte aktivt bedriver anslutningsarbetet utan det blir långa ledtider när tester med mera ska göras).
Grundläggande uppgifter som partsinformation och information om själva avtalet läggs upp i köparens och leverantörens respektive it-stöd. Anslutningsarbetet kan handla om att upprätta och kontrollera kataloger/prislistor som ska användas i systemet så att det går att beställa från ett köparspecifikt sortiment. Kategorisering och beskrivning av artiklar i katalogen kan behöva ses över så att de presenteras på ett användarvänligt sätt. I vissa system kan det vara möjligt att sätta olika behörigheter på olika avtal, om det till exempel bara är vissa medarbetare som ska kunna beställa från ett specifikt avtal.
Anslutningsarbetet kan också handla om att upprätta eventuella specifika formulär som behövs för vissa av de tjänstebeställningar som ska göras i e-handelssystemet, vilka ofta är specifika utifrån aktuell leverantör och aktuellt avtal.
Det kan också handla om att fastställa vilken teknisk infrastruktur som ska användas för parternas elektroniska meddelanden till varandra. Exempelvis kan de komma överens om att använda PEPPOL:s infrastruktur eller att meddelandena ska överföras på annat sätt genom parternas operatörer. För att två parter ska kunna kommunicera digitalt behöver deras operatörer ha samtrafikavtal upprättade med varandra. För att skicka elektroniska meddelanden via PEPPOL krävs att respektive parts operatör är ansluten till PEPPOL-nätverket.
Testa
När parterna valt affärsprocess och bestämt hur meddelandena ska överföras kan de behöva göra tekniska tester.
Eftersom det finns tekniska standarder för e-handelsmeddelanden handlar testarbetet ofta om att säkra att
- de meddelanden som genereras från en parts e-handelssystem är i linje med standard
- överföringen av meddelandet inte stöter på hinder
- e-handelsmeddelandet tas emot och kommer in i mottagarens system på ett korrekt sätt.
Ibland behöver man göra specifika tester för att säkerställa viss teknik, till exempel för att kunna gå från e-handelssystemet till leverantörens webbutik. Du hittar mer information om SFTI:s affärsprocess beställning via webbshop (punch-out) på deras webbplats.
Om parterna har kommit överens om att de ska använda så kallad enkel e-handel kanske det inte behövs några tester.
De beslut om den elektroniska affärsprocess som köpare och leverantör kommit överens om och eventuellt testat formaliseras ofta i ett e-kommunikationsavtal. Avtal om elektronisk kommunikation reglerar formerna för det elektroniska informationsutbytet, och det omfattar vilka meddelanden och affärsprocesser som ska stödjas. Där regleras också frågor kring säkerhet och ansvarsövergångar. Det finns tillgängliga standarder för e-kommunikationsavtal. På SFTI:s webbplats finns mer information om e-kommunikationsavtal.
Ökad användning av PEPPOL öppnar upp för en framtida förenkling av e-kommunikationsavtalen. Operatörens anslutning till PEPPOL-nätverket säkerställs av en PEPPOL-myndighet, vilket gör att dokumentationen kan förenklas. På samma sätt kan implementeringen av PEPPOL:s meddelanden inriktas på generell överensstämmelse (conformance) snarare än partnerspecifik anpassning. Operativa partnerspecifika uppgifter, som identiteter och kontaktuppgifter, behöver fortsatt hanteras. För relationen mellan köparen och den egna operatören kommer fortsatt ett avtal att behövas för att dokumentera uppdrag och ansvar.
Driftsätta
När e-kommunikationsavtalet är undertecknat och eventuella tester genomförts och godkänts är det dags att driftsätta. Aktiviteterna kan omfatta både att förbereda systemen för att börja skicka och ta emot e-handelsmeddelanden från en ny part och att informera beställarorganisationen om att ett nytt avtal är anslutet till organisationens e-handelssystem.