E-upphandling

Målsättningen med e-upphandling är en genomgående digital upphandlingsprocess som bidrar till tidsbesparingar och effektiva samt rättssäkra processer. Målet är även att stimulera ökat deltagande och att göra det enklare för anbudsgivare att delta i offentlig upphandling.

E-upphandlingsprocessens delar
Den elektroniska upphandlingsprocessens delar (klicka på bilden för att förstora).

Vad är en e-upphandlingsprocess?

En e-upphandlingsprocess är en genomgående digital upphandlingsprocess där alla faser, från förberedelsefasen tills dess att kontrakt tecknats, sker med digitala metoder och så automatiserat som möjligt.

Förberedelser

I en digital upphandlingsprocess används digitala verktyg under förberedelsefasen av en upphandling.

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumenten skapas som elektroniska formulär. Informationen är strukturerad i tabeller som den upphandlande myndigheten kan kontrollera, hantera och utvärdera automatiskt i systemet. Ju fler frågor som kan besvaras med ja, nej eller med fördefinierade alternativ, desto mer går det att utnyttja automatiken.

Elektroniska kataloger kan användas som en del av upphandlingsdokumenten för att begära in priser och specifikationer för varor eller tjänster. Köparen definierar vilket elektroniskt katalogformat som leverantörerna ska använda för att lämna in sina produkt- och/eller tjänstespecifikationer och priser. Informationen är strukturerad i tabeller som den upphandlande myndigheten kan kontrollera och sedan utvärdera automatiskt i systemet.

Annonsering och anbudstid

Annonsering, eller förhandsannonsering, sker digitalt via upphandlingssystemet. Frågor och svar under anbudstiden hanteras digitalt.

I en fullständigt digital upphandlingsprocess registrerar leverantören sitt anbud direkt i färdiga elektroniska formulär, och skickar även in en eventuell elektronisk katalog enligt angivet format digitalt. Även bevis kan skickas in digitalt, så som en leverantörs egenförsäkran (ESPD). Information som inte går att lämna i formulären kan bifogas som bilagor, som till exempel intyg, tillstånd och certifikat. Det finns möjlighet att signera anbudet digitalt med en e-signatur.

Utvärdering

Att öppna anbud med hjälp av ett upphandlingssystem underlättar och spar tid. Vid anbudsutvärderingen använder man möjligheten att genomföra hela eller delar av leverantörsprövningen och anbudsutvärderingen automatiskt i systemet. Delar av processen behöver man ofta hantera manuellt, till exempel att kontrollera vissa bevis. Tilldelningskriterier kan man behöva utvärdera manuellt, för att sedan lägga in de värden som man tilldelat i systemet.

E-upphandling kan ibland vara begränsad till själva överföringen av dokument, det vill säga e-kommunikation. Den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren utformar då upphandlingsdokument och anbud i separata dokument och skickar dem digitalt till varandra. Myndigheten granskar och utvärderar sedan anbuden manuellt eller i andra system.

Avtal

I en digital e-upphandlingsprocess finns it-stöd för att upprätta och skicka tilldelningsbeslut samt individuella rapporter till anbudsgivare. Ofta finns möjlighet att generera ramavtal eller kontrakt som strukturerade dokument och skicka dem digitalt till avtalsparterna. Det finns möjlighet att signera avtalen digitalt med en e-signatur.

Det finns också ofta möjlighet att digitalt komplettera och överföra avtalen till en avtalsdatabas eller ett liknande system. Kopplingar eller integrationer för att föra över avtalsinformation och/eller e-kataloger direkt till ett e-handelssystem kan finnas.

Regler som syftar till ökad digitalisering

Upphandlingslagarna innehåller krav på att upphandlande myndigheter och enheter som huvudregel ska använda elektroniska medel vid upphandling.

Flera regler som syftar till att ytterligare digitalisera inköpsprocessen finns i upphandlingsdirektiven och i de nationella upphandlingslagarna. I exempelvis LOU finns regler om elektronisk upphandlingdynamiska inköpssystemstandardiserad egenförsäkran ESPD och elektroniska kataloger. Det finns även regler om elektroniska signaturer samt säkerhet vid elektronisk kommunikation. 

Laghänvisning:

Nationella upphandlingslagar: Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner.

Elektroniska signaturer: 12 kap. 7§ lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 12 kap. 7§ lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), 10 kap. 7§ lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) och 10 kap. 3§ lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).

Elektroniska kataloger: 8 kap. 28-34 §§ LOU

Elektronisk kommunikation: 12 kap 8§ LOU

Senast uppdaterad:

Relaterad information