• NUS_1.jpg

Mål 1 – Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär

Strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att en myndighet eller enhet ska nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer.

Upphandling och inköp ska göras till en del av verksamhetsutvecklingen. Verksamhetsledningen behöver se värdet i att ta fram en inköpsstrategi. Regeringen visar på vikten av att ta tillvara upphandlingens strategiska betydelse. Syftet är att utveckla verksamheten och tillhandahålla en väl fungerande samhällsservice.

Med utgångspunkt i nationella upphandlingsstrategin finns möjligheter att utveckla tydliga och väldefinierade inköpsmål – och det är av stor betydelse att dessa mål kommuniceras i organisationen.

Inköpsarbetet har historiskt sett fokuserat på att vara en intern beställarorganisation och strävat efter att uppnå lägsta pris utifrån vissa givna interna krav. Under de senare åren har en stor förändring skett i synen på inköpsverksamheten. Det visar Sveriges offentliga inköpares (SOI) inköpsstrategi som lanserades under 2015, regeringens inrättande av Upphandlingsmyndigheten och vårt­ uppdrag att utveckla den offentliga affären.

Enligt regeringen behöver beslutsfattare bli medvetna om att en strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att myndigheten eller enheten ska kunna nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer och därigenom bidra till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling. Betydande vinster kan göras genom en mer ändamålsenlig organisation och en målinriktad upphandlingsprocess. Upphandlingsverksamheten har potential som ett medel för att uppnå olika mål för de offentliga verksamheterna och kan avse både ekonomiska, kvalitativa, sociala och miljömässiga mål.

Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats

Mål, rutiner och nya arbetssätt

I takt med att offentlig sektor blir mer professionaliserad behöver kunskapen och inriktningen i verksamheten förändras. Här finns ett gap som behöver överbryggas och nya funktioner som behöver förstå hur de bidrar till den goda affären. Resursfördelningen bör ske utifrån de priori­teringar som organisationen har gjort.

Förståelsen för skillnaden mellan att vara utförare och beställare och mellan verksamhetsstyrning och kontraktsstyrning behöver öka. För att verksamhetens framtida behov ska kunna tillgodoses behöver rätt kompetens finnas för att fatta strategiska beslut, identifiera behov, ställa krav, utvärdera och följa upp. De upphandlande myndigheterna behöver också arbeta mer tvärfunktionellt.

En bild i form av en byggnad där Strategisk kostnadshantering och Strategiska processer är pelarna och de möjliggörande processerna är grunden

Inköp som strategiskt verktyg

Följande kännetecknar strategiskt inköp:

  • fokus på organisationens uppdrag
  • integrerat i organisationens övergripande strategier och mål
  • beslut och förankring på ledningsnivå
  • helhetssyn
  • långsiktigt perspektiv
  • utvecklingsinriktat
  • tvärfunktionellt arbete
  • faktabaserad analys
  • samspel med leverantörsmarknad
  • utgör grund för alla inköpsaktiviteter på både taktisk nivå (upphandling, leverantörsrelationer med mera) och operativ nivå, till exempel beställningar och leveransbevakning.

Hur ska en organisation veta var de ska börja i sitt arbete med att utveckla sin inköpsverksamhet? Vilka olika delar och kritiska processer, behöver finnas på plats i organisationen och hur ska de utvecklas? Vilka är de första stegen som behöver tas? Vilka processer ska prioriteras? Vad är viktigast?

Att beskriva hur långt en organi­sation har kommit i arbetet med att utveckla kritiska processer är att beskriva hur inköpsmogen organisationen är. Utifrån denna information kan prioriteringar göras och arbetet planeras i syfte att öka inköps­mognaden.

Utveckling av mål 1

Nollmätningen 2016 riktad till inköps­- och upp­ handlingschefer visade att 86 procent av alla organisationer hade en upp­handlingspolicy eller liknande. Dessutom utgick 95 procent av dessa styrdokument från verksamhetens mål och behov. Däremot var det endast 36 procent av organisationerna som angav att de hade övergripande strategier för inköpsarbetet och 30 procent som hade övergripande mål gällande upphandling och inköpsfrågor. Slutsatsen från 2016 års mätning var att inköps-­ och upphandlingsfunktioner i Sverige påbörjat arbetet med att strukturera sina inköpsfunktioner på ett strategiskt sätt. Detta då en stor andel av organisationerna hade styrdokument på plats. Arbetet behöver nu fokuseras på att säkerställa att riktlinjer implementeras i organisa­tionen med mål, rutiner och nya arbetssätt som följd.

Mål 1.PNG

Resultatet av uppföljningsmätningen år 2018 visar på störst förbättring för statliga myndigheter, före kommuner, medan utvecklingen för offentligt ägda bolag och regioner är negativ, i jämförelse med nollmätningen från år 2016.

Som komplement till undersökningen ställdes ytterligare frågor för att identifiera vilken riktning arbetet har tagit med grund i den nationella upphandlingsstrategin. Det kan konstateras att knappt 60 procent av de statliga myndigheterna genomfört några åtgärder med utgångspunkt i strategin. 80 procent har för avsikt att utveckla mål baserade på strategin.

Resultatet från enkätundersökningen om status för nationella upphandlingsstrategin och inriktningsmål 1 

Mer läsning om nollmätningn i vårt magasin Trendens 1 2017

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Relaterade länkar – mål 1

StrategikollenPuff.jpg

STRATEGIKOLLEN

Använd Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.