• NUS_4.jpg

Mål 4 – En rättssäker offentlig upphandling

En väl fungerande offentlig upphandling bygger på att såväl leverantörer som medborgare har tilltro till att rättssäkerheten fungerar.

Mål 4 omfattar ett aktivt arbete med:

  • att förebygga korruption och jäv i de offentliga inköpen
  • att agera med öppenhet och kommunikation för att förhindra onödiga rättsprocesser
  • att avtalsuppföljningar i högre utsträckning bidrar till att säker­ställa rättssäkerheten.

En mycket stor andel av upphandlande myndigheter och enheter har tydliggjort i sina styrdokument hur arbetet med att motverka jäv och korruption i upphandling ska bedrivas.

En viktig aspekt i detta sammanhang är tilltron till de offentliga inköpen. Den kan skadas allvarligt om det finns misstankar om korruption eller jäv – något som i förlängningen kan innebära att leverantörer avstår från att lämna anbud i offentliga upphandlingar.

En åtgärd för att öka rättssäkerheten i offentlig upphandling är att ha en väl fungerande avtalsuppföljning. Genom att upphandlande myndigheter och enheter följer upp avtal, uppnås fördelar inom kvalitet och effektivitet. Dessutom medverkar myndigheten eller enheten till att seriösa leverantörer konkurrerar om offentliga kontrakt.

Uppföljning och kommunikation

Enligt Företagarnas rapport Offentlig upphandling och småföretag - krångla inte bort potentialen finns det stora brister i hur upphandlande myndigheter och enheter följer upp för att säkra kvaliteten i de varor eller tjänster som levereras. Företagarna menar att detta visar på behovet av att fortsätta arbeta för att utveckla former för ändamålsenlig uppföljning under kontraktstiden.

För att undvika rättsprocesser som bygger på missförstånd kan upphandlande myndigheter och enheter nyttja de möjligheter som finns i alla delar av inköpsprocessen. Av de upphandlingar som annonserades 2017 blev 1 212 överprövade, vilket motsvarade 6,5 procent av alla annonserade upphandlingar. I andelen ingår både överprövningar av upphandlingar och prövningar av avtals giltighet. Andelen upphand­lingar som blir föremål för överprövning varierar något mellan statliga myndigheter, kommun och regioner. Regioner hade högst andel överprövade upphandlingar 2017. Av de upphandlingar som annonserades av regionerna­ blev 10,2 procent över­prövade. Kommuner och kommunala bolag fick 6,7 respektive 5,1 procent av sina upphandlingar överprövade. Lägst andel överprövade upphandlingar, 2,3 procent, hade övriga organisationer (som inte tillhör stat, kommun eller region) medan motsvarande andel för statliga myndigheter var 6,8 procent och statliga bolag 2,8 procent.

Andelen överprövade upphandlingar har kontinuerligt sjunkit något sedan 2014.

Generellt är sannolikheten för över­prövning högre ju fler anbudsgivare som deltar i en upphandling. Ett större antal anbudsgivare innebär fler som kan anse sig ha lidit skada av missförhållanden. Ofta finns ett samband mellan upphandlingens storlek, antalet anbud och upphand­lingens komplexitet. Andelen överprövade upphandlingar 2015 ökar från nästan noll vid få anbuds­givare till över 14 procent vid mellan 10 och 19 anbudsgivare. Vid över 30 anbudsgivare överprövas nästan en tredjedel av alla upphandlingar.

Vi på Upphandlingsmyndigheten vill uppmärksamma att det finns ytterligare aspekter som påverkar rättssäkerheten i offentlig upphandling. Exempelvis efterlevnad av regelverk samt kunskap hos dem som tillämpar regelverken. Det här aktualiseras i och med de regelförändringar som skett vid ett flertal tillfällen de senaste åren inom upphandlingsområdet.

Utveckling för mål 4

Resultatet av uppföljningsmätningen år 2018 visar på en viss förbättring för myndigheter, regioner och offentligt ägda bolag medan resultatet är oförändrat för kommuner, i jämförelse med nollmätningen från år 2016.

Uppföljningsmätningen för år 2018 har också kompletterats med nya frågor, i förhållande till nollmätningen från år 2016, som kopplar till mål 4 i strategin.

Mål 4.PNG

Den nationella upphandlingsstrategin har i högst grad påverkat myndigheter och region (lågt bastal) vad gäller avtalsuppföljning och kommunikation med leverantörer.

En slutsats som kan dras är att fler statliga myndigheter, tack vare den nationella upphandlingsstrategin, har genomfört avtalsuppföljningar år 2018. Myndigheterna har även ökat sin dialog med leverantörerna när de genomför offentliga upphandlingar.

På frågan hur upphandlande myndigheter och enheter använder en öppen dialog och kommunikation inför, under och efter en upphandling för att undvika missförstånd och förebygga onödiga rättsprocesser, har samtliga grupper redovisat relativt höga siffror. Siffrorna är högre än snittet för resultatet av målet som helhet.

Resultatet från enkätundersökningen om status för nationella upphandlingsstrategin och inriktningsmål 4

Mer läsning om nollmätning i vår rapport Trendens 1 2017

Resultatet i förhållande till andra undersökningar

Kommunikation

Resultatet från uppföljningsmätningen är intressant i förhållande till resultatet av en kvalitativ undersökning som Upphandlingsmyndigheten genomförde 2018 med leverantörer till offentlig sektor. Undersökningen genomfördes som djupgående telefonintervjuer och omfattade totalt 40 leverantörer inom olika branscher: både erfarna och mindre erfarna.

Resultatet gav totalt sex övergripande insikter av gemensamma uppfattningar från flera leverantörer. En av dessa insikter var att leverantörerna upplevde att upphandlande myndigheter och enheter borde bli bättre på att involvera leverantörerna redan innan upphandlingens start. Bland annat för att ge myndigheterna och enheterna bättre kunskap om marknaden, och hur den fungerar. På så vis finns större chans att de kommande upphandlingsdokumenten blir mer ändamålsenligt utformade.

Leverantörerna önskade även en bättre kommunikation under själva upphandlingen, och nämnde som exempel att upphandlande myndigheter och enheter ibland besvarade frågor som ställts av leverantörerna genom att hänvisa till, eller citera från, upphandlingsdokumenten.

Avtalsuppföljning

En annan insikt är att upphandlande myndigheter och enheter generellt följer upp avtal i låg utsträckning. Följdeffekter av detta är bland annat att kvalitet som utlovas i anbudet inte levereras när kontraktet genomförs, enligt vissa leverantörer. Leverantörerna är själva positiva att avtal följs upp: då ges de möjlighet att se hur de kan förbättra sin verksamhet.

Det finns indikationer på att vissa leverantörer valt att lämna den offentliga marknaden, på grund av att avtal inte följs upp. En ökad avtalsuppföljning kan vara en del i att bryta en negativ trend med minskade antal anbud att i offentlig upphandling.

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Relaterade länkar – mål 4

StrategikollenPuff.jpg

STRATEGIKOLLEN

Använd Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.