• NUS_5.jpg

Mål 5 - En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar

Det finns stora möjligheter att använda offentlig upphandling som ett verktyg för att främja utveckling och innovation. I rollen som aktiv beställare kan den offentliga sektorn bidra till att marknaden utvecklar lösningar på viktiga samhällsutmaningar.

Tidig dialog med potentiella leverantörer och andra aktörer. Krav på funktion i stället för på specifika lösningar. Innovationsupphandling som en del av verksamhetsutvecklingen. Det är tre åtgärder för att nå goda resultat på innovationsområdet i offentliga upphandlingar.­ Innovationsupphandling är ett viktigt verktyg för att möta samhälls­utmaningar och driva på utveckling en av nya lösningar,­ som stödjer och utvecklar den offentliga verksamheten.

Utveckling av mål 5

I ­vår mätning från 2018 har det sammanvägda medelvärdet av skattningen för inriktningsmålet ökat från 2,6 till 2,9 på en femgradig skala. Det är myndigheterna som står för den stora ökningen, men alla upphandlande organisationer har skattat högre värden för detta mål vid mätningen 2018. Det är positivt, men det finns fortfarande en stor utvecklingspotential när det gäller att främja innovation i offentlig upphandling.

Mål 5.PNG

Förutsättningarna för att arbeta med innovationsupphandling som verktyg, skiljer sig mellan små och stora kommuner, region och statliga myndigheter och enheter. Utifrån de olika förutsättningarna finns möjligheter för alla upphandlande organisationer att finna vägar till framgång.

Här presenterar vi resultatet från enkätundersökningen gällande status för nationella upphandlingsstragegin och inriktningsmål 5.

Mer läsning om nollmätning i vår rapport Trendens 1 2017

Offentliga verksamheter vinner på att arbeta tvärfunktionellt i upphandling. Det sker genom att arbetsgrupper med olika funktioner och från olika verksamheter samarbetar kring frågor som gäller:

  • nutida och framtida behov
  • dialog med leverantörer
  • strategiska beslut kring exempelvis val av upphandlingsförfarande
  • kravställning.

Innovationsupphandling är ett strategiskt verktyg för att möta samhällsutmaningar och driva nya lösningar som stödjer och utveckla den offentliga verksamheten.

Dialog – en viktig del av inköpsprocessen

Dialog är en viktig del i hela inköpsprocessen, oavsett om det är inför en upphandling, under annonsering eller vid uppföljning av tecknade avtal.

Tidig dialog med leverantörer inför en upphandling är en viktig framgångsfaktor för en lyckad upphandling. I den tidiga dialogen kan den upphandlandande organisationen beskriva behov och önskade resultat samt få insikt i de olika lösningar som olika leverantörer kan erbjuda. Leverantörerna får i dialogen bättre förutsättningar att komma med förslag som uppnår önskemålen när de bättre förstår målbilden för den aktuella upphandlingen.

Genom inspel från leverantörer kan det kommande avtalet balanseras, med bättre och mer ändamålsenliga krav och villkor. Dialogen kan även förebygga problem under upphandlingen och avtalstiden. En bättre ömsesidig förståelse kan skapa en smidigare inköpsprocess; fler frågor kan hanteras före annonseringen och onödiga missförstånd kan undvikas. Det kan i sin tur leda till färre överprövningar samt effektivare och bättre leveranser.

I undersökningen 2018 har antalet organisationer, som uppger att de för dialog med potentiella leverantörer innan upphandling, ökat marginellt från undersökningen 2016 – från 3,1 år 2016 till 3,2 år 2018 på den femgradiga skalan. Då det gäller dialog under upphandlingen och anbudstiden har det självskattade värdet ökat mer – från 1,8 till 2,4. Det är också något fler som uppger att de för dialog med leverantörer under avtalstiden. Denna siffra har ökat från 3,2 till 3,5. Sammantaget är det positivt att de upphandlande organisationerna för dialog med leverantörer i högre utsträckning i upphandlingens olika faser, men dialog med leverantörer bör användas i ännu högre utsträckning för att öppna upp för leverantörernas förslag till nya lösningar och för att på ett bättre sätt följa upp leveranser.

Funktionskrav – fler och nya lösningar

Upphandlande organisationer kan främja innovation genom att ställa funktionskrav istället för detaljkrav. Funktionskrav gör även att leverantörerna kan lämna förslag på flera olika lösningar. Dessutom gör funktionskrav att leveransen eller utförandet inte begränsas till en särskild teknik, arbetsmetod eller produkt. I stället tas leverantörernas kunskap, nytänkande och utvecklingsförmåga tillvara, vilket i sin tur kan leda till innovativa och effektiva lösningar för verksamhetens behov.

Det är något fler organisationer som uppger att de använder funktionskrav i den senaste mätningen jämfört med den tidigare. Som svar på frågan ”I vilken utsträckning används funktionskrav i era upphandlingar?” angav organisationerna 3,0 på den femgradiga skalan år 2016 och två år senare hade självskattningen ökat till 3,2. Alla organisationer utom landstingen uppgav att de har ökat användningen av funktionskrav.

Det är självklart önskvärt att fler upphandlande organisationer använder funktionskrav i den mån det är möjligt. I många upphandlingar behövs dessutom en kombination av funktionskrav och detaljkrav. Det finns även många möjligheter att använda funktionskrav i avtalet för att utöka möjligheten till förändringar under avtalstiden. Att tänka funktion är att tänka bredare och inte låsa fast sig vid att ett behov kan uppfyllas på enbart ett sätt.

Beställargrupper driver

Beställargrupper är ett sätt för mindre upphandlande myndigheter att aktivt arbeta med innovationsupp­handling, driva utvecklingen framåt och stimulera innovationer. Sådana grupper kan också vara ett medel för att, i samband med offentlig upp­handling, möta samhälleliga utmaningar som berör många aktörer. Flera statliga myndigheter har engagemang och intresse kring beställargrupper, exempelvis Naturvårdsverket och Energimyndig­heten. Många kommuner och landsting/regioner är intresserade av att ingå i sådana grupper. Under 2017 och 2018 har regeringen gett Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att främja användningen av innovationsupphandling genom att ge stöd till beställargrupper. Syftet är att skapa ett forum för kunskaps­- och erfarenhetsutbyte där styrkan i det gemensamt identifierade behovet bättre kan tas tillvara.

Förståelse och incitament

Det behövs en fortsatt satsning på förståelse för bredden av innovations­begreppet för att fler upphandlande myndigheter ska pröva någon form av innovationsupphandling. Det finns också större förståelse och incitament hos upphandlande myndigheter för att koppla ihop verksamhetsutveckling och innovationsupphandling.

Politiska beslutsfattare och högre tjänstemän i de upphandlande myndigheterna behöver nås för att visa på möjligheterna med innova­tionsupphandling och användning av tidig dialog; inom organisationen och i kontakter med marknaden.

 

Senast uppdaterad:

Relaterad information

Relaterade länkar - mål 5