Strategiskt inköpsarbete

Strategiskt inköpsarbete är ett arbetssätt för att utveckla inriktningar för inköpsarbetet som bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier.

Inköpsprocessen

Bilden nedan är en visualisering av inköpsprocessen, där det strategiska inslaget utgörs av kopplingen mellan inköp och i första hand styrning mot organisationens mål, övrig verksamhet, omvärld och leverantörsmarknad. Ett huvudbudskap är att upphandlingsprocessen, zon 2, endast är en del av den större inköpsprocessen.

Bilden visar inköpsprocessen i huvudsak sedd utifrån en inköpsfunktions perspektiv. Det är ändå viktigt att komma ihåg att ett strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan alla olika delar av organisationen.

Pilen in i inköpsprocessen symboliserar den styrning och de uppdrag som bör vara ingången till inköpsarbetet. Detta kan bland annat omfatta olika typer av styrdokument.
Läs mer om att initiera ett strategiskt inköpsarbete här.

Använd gärna bilden som bas för diskussioner kring inköpsarbete i din egen organisation!

Strategiskt inköp kännetecknas av:

  • Fokus på organisationens uppdrag
  • Integrerat i organisationens övergripande strategier och mål
  • Beslut och förankring på ledningsnivå
  • Helhetssyn
  • Långsiktigt perspektiv
  • Utvecklingsinriktat
  • Tvärfunktionellt arbete
  • Faktabaserad analys
  • Samspel med leverantörsmarknaden
  • Utgör grund för alla inköpsaktiviteter både på taktisk nivå (upphandling, leverantörsrelationer etc.) och operativ nivå (beställningar, leveransbevakning etc.)

Strategiskt inköpsarbete omfattar:

  • Generella inköpsrelaterade strategier för organisation, kompetens, utveckling, verktyg, kommersiella förutsättningar etc.
  • Specifika strategier för olika kategorier av det som köps in.

Inköpsprocessen i aktivt samspel

Inköpsprocessen har ett aktivt samspel med ett flertal områden och faktorer.

Verksamheter

Exempel:

  • Specifika behov
  • Egen utveckling
  • Resurser
  • Löpande uppföljning
  • Användarfokus
  • Medborgarperspektiv

Styrning

Exempel:

  • Vision
  • Mål
  • Organisation
  • Budget
  • Aktuella fokus

Omvärld

Exempel:

  • Makroekonomi
  • Sociala förutsättningar
  • Teknologi
  • Hållbarhetsarbete
  • Lagstiftning

Leverantörsmarknad

Exempel:

  • Befintliga leverantörer
  • Potentiella leverantörer
  • Nya aktörer
  • Nya marknader

Taktiskt och operativt inköpsarbete

Förutom den strategiska nivån enligt ovan, går det att dela in inköpsarbete även i taktisk och operativ nivå. Dessa nivåer kan definieras enligt följande:

Taktiskt inköp

Inriktat på att genomföra upphandlingar, leverantörsval, avtalsförvaltning, leverantörsrelationer, processutveckling etc.

Det taktiska inköpet utförs enligt de beslutade inköpsstrategierna. Det taktiska inköpet utgör grund för ett effektivt operativt inköp i verksamheterna så att man kan realisera vad som beslutats på strategisk nivå.

Operativt inköp

Inriktat på att tillgodose verksamheternas löpande behov av varor, tjänster med mera i den dagliga driften.

Det operativa inköpet omfattar att hantera beställningar, leveransbevakning, daglig problemlösning etcetera, direkt kopplat till utförandet i de olika verksamheterna.

Det operativa inköpet bedrivs utifrån de förutsättningar som ges av det taktiska inköpet.

I beskrivningarna av strategiskt inköpsarbete används olika begrepp. Några av de vanligaste begreppen ser du nedan, med följande definitioner:

Begrepp Förklaring
Inköp En organisations totala verksamhet för extern anskaffning, det vill säga hela spannet från övergripande långsiktigt arbete med målsättning och analys, via upphandling och beställning och leveransbevakning till implementering och uppföljning.
Upphandling De delar av inköpsarbetet som omfattar arbetet från att planera en specifik upphandling till att ett avtal tecknats. I detta finns anbudsförfrågan, leverantörskvalificering, leverantörsdialog, anbudsvärdering, förhandling, avtalsskrivning m.m.
Inköpsfunktion Den organisatoriska enhet (till exempel upphandlingsavdelningen) som har ett primärt fokus på inköp/upphandling. I vissa fall är det här ansvaret uppdelat på flera organisatoriska enheter. I de fall en separat organisatorisk enhet saknas finns det för det mesta personer/roller som har ett utpekat ansvar för inköp/upphandling.
Inköpsaktivitet Alla aktiviteter kopplade till inköp, oavsett i vilken del av organisationen de utförs, det vill säga inte bara det arbete som utförs av inköps-/upphandlingsfunktionen.

Senast uppdaterad:

Relaterad information