Insyn: metoder för att identifiera överträdelser

Cheferna följer upp att organisationen följer beslutade policyer och riktlinjer

Detta arbete bör göras med regelbundenhet, exempelvis i samband med medarbetarsamtalet. En sådan rutin, som gäller alla, minskar risken för att den enskilde medarbetaren känner sig särskilt utsatt. I uppföljningen går det att kartlägga medarbetarens sårbarhet för otillåten påverkan.

Bemanna med fler än en medarbetare i inköpsarbetet

Det kan vara svårare att stå emot påtryckningar om man är ensam. Om flera medarbetare är delaktiga skapas dessutom insyn i processen.

Rotera mellan roller och mandat

Gamla konstellationer kan ha anammat en kultur där ett korrupt beteende inte bara är accepterat utan även är kutym. Rotation gör det svårt för en sådan kultur att få fäste eller fortgå. Denna åtgärd kan även vara ett sätt att motverka homogena grupper, som är en riskfaktor i sig.

Reglera vem som får direktupphandla

Direktupphandling är ett särskilt riskområde inom inköp. Säkerställ att det finns tydliga rutiner för hur direktupphandlingar ska gå till och vem som får fatta beslut om sådana inköp. För att undvika risken för korruption kan man minska kretsen som har sådant mandat. Och inrätta rutiner för hur skälen till direktupphandling ska motiveras. Säkerställ att det är tydligt vilka krav som organisationen ställer på ett beslut att genomföra en direktupphandling som överstiger direktupphandlingsgränsen. Om det till exempel krävs att fler än en person undertecknar ett sådant beslut kan det förebygga risken för korruption.

Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att besluta om vilka riktlinjer för direktupphandling som ska gälla i organisationen. 
Riktlinjer för direktupphandlingar, dokumentationsplikt för inköp över 100 000 kronor på Konkurrensverkets webbplats Här hittar du en blankett för dokumentation av direktupphandlingar

Se även över möjligheterna att samla in statistik från genomförda direktupphandlingar som underlag för att kartlägga icke önskvärda beteenden. Några varningsflaggor att titta efter kan vara:

  • återkommande fakturor precis under direktupphandlingsgränsen
  • ospecificerade fakturor
  • återkommande beställningar mellan samma leverantör och referensperson hos den upphandlande myndigheten eller enheten under många år
  • fakturor över direktupphandlingsgränsen
  • avsaknad av dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor. 

Upphandlaren är viktig för organisationens antikorruptionsarbete

Genom att höja inköpens strategiska betydelse i organisationen får även antikorruptionsarbetet större genomslag. Om inköpschefen sitter i ledningsgruppen indikerar det till exempel att den upphandlande myndigheten eller enheten använder inköp som ett strategiskt verktyg. Ett annat sådant exempel kan vara att upphandlaren har ansvar och befogenheter att fatta beslut om eller samråda om vilket upphandlingsförfarande organisationen ska välja. Om upphandlaren har en sådan roll skapar det goda förutsättningar för denna att se till att medarbetarna följer det angivna regelverket. 

Genom avtalsförvaltning skapar du goda förutsättningar för att förebygga och upptäcka korruption

Säkerställ att organisationen tillämpar ett strukturerat sätt att förebygga och upptäcka korruption, som innefattar tydliga rutiner och dedikerade resurser för att följa upp avtalet.

Läs mer om avtalsförvaltning

E-handelsstöd kan minska korruptionsriskerna

E-handelsstöd ställer högre krav på transparens i inköpsprocessen och trohet mot slutna avtal. Man kan även tänka sig att stödet kan signalera vid vissa omständigheter, till exempel om det sker upprepade inköp under direktupphandlingsgränsen av likartade produkter eller till samma leverantör. 

Gör stickprovskontroller

Stickprov kan göras av inköpsfunktionen till exempel, och även internrevisionen, för att kontrollera att avtalen följs och att direktupphandlingar genomförs på ett korrekt och likabehandlande sätt. Se även Reglera vem som får direktupphandla i texten ovan. Det är viktigt att internrevisionens rapporterade misstankar och bedömningar tas på allvar genom att upprätta en åtgärdsplan.

En stickprovskontroll kan avse hur organisationen har uppfyllt kraven på dokumentation av en upphandling. Alla inköp som uppgår till minst 100 000 kronor ska dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå motiveringar av samtliga beslut som den upphandlande myndigheten eller enheten har fattat under upphandlingens alla skeden. Här hittar du ett exempel på hur en sådan dokumentation kan se ut för direktupphandlingar. För upphandlingar enligt LOU som överstiger EU:s tröskelvärden ska organisationen upprätta en så kallad individuell rapport. Detsamma gäller vid förnyad konkurrensutsättning. Vilka krav som ställs på innehållet i rapporten framgår av 12 kap. 16 § LOU. Enligt LUF är den upphandlande enheten skyldig att dokumentera motiveringar av samtliga beslut som den upphandlande enheten har fattat under upphandlingens alla skeden. Den ska dessutom bevara lämplig information om tilldelningen av ett kontrakt eller ramavtal, se 12 kap. 15 § LUF.

Läs mer om hur man kan arbeta med att förebygga och upptäcka oegentligheter i organisationen i Ekonomistyrningsverkets vägledning Oegentligheter och intern styrning och kontroll.

Senast uppdaterad:

Relaterad information