Startsida

Avtalsvillkor vid upphandling i akuta situationer

Vid akuta situationer kan det vara praktiskt att använda så kallade särskilda kontraktsvillkor för att effektivisera genomförandet av upphandlingen. Då behöver en del av kraven inte vara uppfyllda vid anbudsinlämningen. Om direkttilldelning skett på grund av synnerlig brådska ska avtalstiden begränsas till den tidpunkt då en mer långsiktig lösning kan finnas på plats.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). 

Använd särskilda kontraktsvillkor

Om inte annat framgår av upphandlingsdokumenten ska de krav som ställs i upphandlingen vara uppfyllda vid tiden för anbudsinlämnande. Därför måste anbudsgivare visa i anbudet att samtliga krav och åtaganden uppfylls. 

När tidsbrist råder har den upphandlande myndigheten förmodligen behov av att effektivisera genomförandet av upphandlingen i alla led. Därför kan det vara bra att använda särskilda kontraktsvillkor, även kallade villkor för fullgörande av kontrakt. Det är krav som ska uppfyllas först under avtalstiden. Den upphandlande myndigheten kan då genomföra kontrollen av vissa krav först inför nyttjandet av de avtalade tjänsterna eller beställning av de avtalade varorna. Det är exempelvis möjligt att ange att anbudsgivaren inte behöver uppfylla kravet innan avtalet träder i kraft. 

Om den upphandlande myndigheten ställer särskilda kontraktsvillkor är det viktigt att då formulera avtalsvillkor som säkerställer att det finns möjlighet att avsluta avtalet om det vid den senare kontrollen framkommer att leverantören inte uppfyller angivna krav eller åtaganden.

Särskilda kontraktsvillkor

Tänk på avtalstiden vid direkttilldelning på grund av synnerlig brådska

När den upphandlande myndigheten tillämpar ett undantagsförfarande (förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling) på grund av synnerlig brådska ska avtalet omfatta det omedelbara behovet. Avtalstiden ska därför begränsas till den tidpunkt då en annan mer långsiktig lösning förväntas kunna inträda.

En sådan tidpunkt kan av olika anledningar vara svår att ange exakt. Därför bör den upphandlande myndigheten reglera hur avtalet som avser det akuta behovet ska avslutas i samband med att behovet kan övergå till att täckas av den mer långsiktiga lösningen.

Om den upphandlande myndigheten tillämpat ett påskyndat förfarande finns ingen sådan begränsning avseende det omedelbara behovet. Det beror på att förfarandet räknas som ett sedvanligt annonserat förfarande.

Genomföra en ny upphandling

Källhänvisningar

  • 17 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – särskilda villkor för fullgörande av kontrakt
  • HFD 2019 ref. 65 – direktupphandling på grund av synnerlig brådska får inte användas för att säkerställa att ett trängande behov inte uppstår i en obestämd framtid. Direktupphandlingen får endast tillgodose ett trängande behov som redan har uppstått eller kan förväntas uppstå inom kort, se punkt 47
  • Meddelande från Europeiska kommissionen till Europaparlamentet och rådet om reglerna för offentlig upphandling i samband med den aktuella asylkrisen, COM (2015) 454 final – förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska kan erbjuda en möjlighet att tillgodose omedelbara behov på ett lämpligt sätt. Men de fungerar bara som en brygga till dess att man finner mer stabila lösningar, till exempel ramavtal för varor och tjänster som tilldelas genom ordinarie förfaranden (däribland påskyndade förfaranden), se avsnitt 3.4.

Snabblänkar till vårt stöd om upphandling i akuta situationer