Genomföra en ny upphandling, inklusive direktupphandling, vid akuta situationer
Om det inte finns befintliga avtal för det akuta behovet, och det inte heller är möjligt att förlänga eller på annat sätt ändra i avtalen, behöver någon form av upphandling genomföras för att tillgodose det uppkomna behovet.
Innehåll på denna sida
Övriga sidor i vårt stöd om akuta situationer
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
I akuta situationer går de annonserade upphandlingsförfarandena (till exempel öppet, selektivt eller förenklat förfarande) sällan att tillämpa. Detta eftersom tidsfristerna för annonsering kräver längre framförhållning än det oftast finns tid för. Då kan det exempelvis vara möjligt att göra ett påskyndat förfarande eller undanta upphandlingen från annonseringsskyldigheten.
Beroende på upphandlingens värde, och om upphandlingen avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster, blir antingen de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna i respektive upphandlingslag tillämpliga.
Läs mer om:
Upphandling enligt de direktivstyrda reglerna
Vid tidsbrist kan upphandlande myndigheter i vissa fall genomföra upphandlingen enligt ett annonserat påskyndat förfarande.
Ett annonserat påskyndat förfarande kan användas vid
- öppet förfarande
- selektivt förfarande
- förhandlat förfarande med föregående annonsering
Vid ett påskyndat öppet förfarande ska anbudstiden vara minst 15 dagar. Tiden för att inkomma med en anbudsansökan vid påskyndat selektivt förfarande och förhandlat förfarande med föregående annonsering ska vara minst femton dagar (om annonsen har skickats elektroniskt) och anbudstiden ska vara minst tio dagar.
Upphandlande myndigheter bör få använda förkortade tidsfrister om de ordinarie tidsfristerna skulle vara omöjliga att tillämpa på grund av brådskande situationer. Det måste inte vara synnerligen brådskande situationer till följd av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte har kunnat förutse och som inte kan tillskrivas den.
Tänkt på att avtalsspärr ska tillämpas
Upphandlande myndigheter är skyldiga att tillämpa avtalsspärr om upphandlingen har genomförts med påskyndat förfarande. Upphandlingen kan överprövas fram till den tidpunkt då avtalsspärren löper ut.
När upphandlande myndigheter snabbt behöver tillgodose ett behov kan det vara möjligt att genomföra upphandlingen genom att tillämpa reglerna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering.
I detta upphandlingsförfarande kan den upphandlande myndigheten förhandla med en eller flera leverantörer. Det finns ingen skyldighet att annonsera upphandlingen eller, på annat sätt, vända sig till flera leverantörer. Om den upphandlande myndigheten ändå väljer att konkurrensutsätta upphandlingen, exempelvis genom att direkt vända sig till flera leverantörer, ska den upphandlande myndigheten, som alltid, beakta de grundläggande upphandlingsprinciperna.
En upphandling som genomförs enligt detta förfarande är inte underkastad reglerna om anbudstider och det finns inte heller någon skyldighet att iaktta avtalsspärr innan avtal ingås.
En upphandlande myndighet har möjlighet att tillämpa förhandlat förfarande utan föregående annonsering i en rad olika situationer, till exempel om det föreligger synnerlig brådska.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
De förutsättningar som krävs för att få tillämpa förfarandet med hänvisning till synnerlig brådska beskrivs närmare nedan. Kortfattat ska situationen som den upphandlande myndigheten befinner sig i, innebära att ett vanligt annonserat eller påskyndat förfarande inte är möjligt att använda.
Följande förutsättningar ska vara uppfyllda för att förhandlat förfarande utan föregående annonsering med hänvisning till synnerlig brådska, ska kunna tillämpas:
- Händelsen ska inte ha varit möjlig att förutse av den upphandlande myndigheten.
- Det ska föreligga synnerlig brådska som gör att de allmänna tidsfristerna inte kan respekteras.
- Det ska finnas ett orsakssamband mellan den oförutsedda händelsen och den synnerligen brådskande situationen.
- Det ska vara absolut nödvändigt att tilldela kontraktet.
Alla fyra förutsättningar måste vara uppfyllda, annars är det inte möjligt för den upphandlande myndigheten att tillämpa undantagsförfarandena med hänvisning till synnerlig brådska. Det är den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att förutsättningarna är uppfyllda.
Glöm inte att planera för det långsiktiga behovet
Upphandlingen ska omfatta det omedelbara behovet, det vill säga leveranser som sker fram till dess att behovet kan tillgodoses genom en upphandling enligt ett annonserat förfarande. Den upphandlande myndigheten behöver därför redan i det akuta skedet planera för upphandlingar som syftar till att täcka det långsiktiga behovet.
1. Händelse som den upphandlande myndigheten inte har kunnat förutse
Den händelse som ligger till grund för det brådskande inköpsbehovet ska inte ha kunnat vara möjlig att förutse av den upphandlande myndigheten. Brådskan får inte heller på något sätt bero på den upphandlande myndigheten. Exempelvis får brådskan inte ha uppstått på grund av bristande planering eller framförhållning.
Ett exempel på en omständighet, som inte var möjlig för upphandlande myndigheter att förutse, var den ökning av antalet asylsökande i EU:s medlemsstater som nådde sin kulmen under 2015 (ofta kallat flyktingkrisen eller asylkrisen). I det fallet bedömde EU-kommissionen att denna förutsättning var uppfylld. En motsvarande situation kan uppkomma på grund av det akuta läget i Ukraina år 2022.
Bedömningen av förutsättningarna för synnerlig brådska är en ögonblicksbedömning av de särskilda omständigheter som föreligger vid ett specifikt tillfälle, det vill säga den tidpunkt då upphandlingen genomförs.
Att en annonserad upphandling blir överprövad är i sig inte ett godtagbart skäl för att en upphandlande myndighet ska få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling med hänvisning till synnerlig brådska. Det krävs att den upphandlande myndigheten har tagit viss höjd i sin planering för att en eventuell överprövning av en upphandling kan ske. Exakt hur lång tid som bör planeras in för en eventuell domstolsprocess framgår varken av lagen eller dess förarbeten. Det framgår inte heller någon exakt tidsgräns i de domstolsavgöranden som hanterat frågan. I Konkurrensverkets remissvar om Överprövningsutredningens betänkande Överprövning av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) angav Konkurrensverket att en upphandlande myndighet bör ta höjd för en prövning i en domstolsinstans och att en sådan prövning bör ta cirka 90 dagar.
Det ska i det här sammanhanget påminnas att det finns vissa möjligheter att genomföra en direktupphandling i samband med att en upphandling, eller ett avtals giltighet, blir föremål för en överprövning. Läs mer om detta i avsnittet Direktupphandling på denna sida.
2. Synnerlig brådska som gör att de allmänna tidsfristerna inte kan respekteras
Det måste bedömas från fall till fall om en akut situation är sådan att det inte ens går att respektera de mycket korta tidsfristerna i ett påskyndat förfarande. Hur lång tid en upphandling tar beror på upphandlingens karaktär. I svensk praxis har flera ledtider tagits med i bedömningen om det är möjligt att hålla tidsfristerna i ett annonserat förfarande. Vid bedömningen har beaktats den tid som krävs för att ta fram ett upphandlingsdokument, den tid det tar för utvärdering av inkomna anbud, inställelsetid för en ny leverantör och i viss mån risken för en överprövningsprocess.
Det finns ett exempel där den här förutsättningen bedömts av EU-domstolen. Det aktuella fallet handlande om en italiensk upphandlande myndighet som hade fått en rapport om att det förelåg överhängande risk för laviner. Därför direkttilldelade myndigheten ett kontrakt för byggnation av en lavinbarriär med hänvisning till synnerlig brådska. Det hade dock gått mer än tre månader från det att den upphandlande myndigheten hade fått rapporten till dess att entreprenaden påbörjades. Dessutom kunde myndigheten antas ha känt till risken för laviner sedan länge. Domstolen konstaterade att den upphandlande myndigheten borde ha kunnat hålla tidsfristerna i ett påskyndat selektivt förfarande.
3. Orsakssamband mellan den oförutsedda händelsen och den synnerligen brådskande situationen
Det måste finnas ett orsakssamband mellan brådskan och den omständighet som åberopas som grund för att ett undantagsförfarande ska vara tillämpligt.
4. Absolut nödvändigt
För att kunna bedöma om köpet är absolut nödvändigt att genomföra kan den upphandlande myndigheten resonera kring vilka konsekvenser som sannolikt skulle kunna uppstå om de tilltänkta leveranserna inte kan ske.
Enligt Upphandlingsmyndighetens bedömning är förutsättningen ”absolut nödvändigt” uppfylld om det finns ett omedelbart behov och det är rimligt att anta att en utebliven leverans skulle få allvarliga konsekvenser för exempelvis
- skyddet för allmän ordning, allmän moral och allmän säkerhet
- skyddet för människors och djurs hälsa och liv
- någon annan av de tvingande hänsyn till allmänintresset som anges i beaktandesats 41 i LOU-direktivet.
Upphandling enligt de nationella reglerna
Vid upphandling enligt de nationella reglerna finns inget specifikt förfarande som den upphandlande myndigheten måste följa. I stället har den upphandlande myndigheten ett stort utrymme att utforma sitt upphandlingsförfarande. Dock finns vissa grundläggande bestämmelser att förhålla sig till, och förfarandet måste följa de grundläggande upphandlingsprinciperna.
De nationella reglerna kan användas vid upphandling av
- sociala tjänster och andra särskilda tjänster
- varor, tjänster och byggentreprenader vars värde understiger tröskelvärdet
Tidsfristerna att komma in med anbudsansökningar och anbud vid upphandling enligt de nationella reglerna är kortare än vid förfarandena som gäller över tröskelvärdet.
Tidsfristen att komma in med anbudsansökningar eller anbud ska vara skälig. En upphandlande myndighet bör dock inte tillämpa en kortare tidsfrist än tio dagar för att möjliggöra för eventuella frågor och svar om upphandlingen och upphandlingsdokumenten under anbudstiden. Hänsyn bör dessutom tas till upphandlingsföremålets komplexitet och det arbete leverantörerna förväntas lägga på sin ansökan och på sitt anbud.
Vid akuta situationer bör upphandlande myndigheter sträva efter att förenkla den administrativa bördan för leverantörerna i ansöknings- och anbudsfasen. Då kan kortare tidsfrister motiveras. Avtalsspärr måste tillämpas vid dessa förfaranden.
Med direktupphandling avses ett förfarande för tilldelning av kontrakt, eller ingående av ramavtal, utan krav på att den upphandlande myndigheten först ska informera om sin avsikt att upphandla genom en annons om anbudsinfordran. Det finns inga särskilda regler för ansöknings- eller anbudstider. Detta innebär att den upphandlande myndigheten har stor frihet att själv välja hur en direktupphandling ska genomföras.
En direktupphandling kan i sin enklaste form vara att en upphandlande myndighet tar kontakt med en leverantör och kommer överens med denne om uppdraget.
Får användas i fyra situationer
Direktupphandling är ett undantagsförfarande som endast får användas i fyra situationer:
- om upphandlingens värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen
- i vissa särskilda situationer (i samma situationer som en upphandlande myndighet får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering))
- om det finns synnerliga skäl
- om en upphandling, eller ett avtals giltighet, har blivit överprövad.
Begreppet synnerliga skäl får anses omfatta även andra grunder än de som omfattas av förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering. I akuta situationer är det dock främst synnerlig brådska som bör aktualiseras.
Bedömningen om det föreligger synnerlig brådska eller inte går till på samma sätt oavsett om upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna.
Se avsnittet Förutsättningar för synnerlig brådska på denna sida.
Grundläggande upphandlingsprinciperna vid direktupphandling
De grundläggande upphandlingsprinciperna ska tillämpas vid all upphandling, även direktupphandling.
Genomförande av direktupphandling
Av affärsmässiga skäl kan det vara lämpligt att även en direktupphandling föregås av någon form av upphandlingsdokument och anbud från leverantörer. Det gäller särskilt om direktupphandlingen avser större värden. I sådana fall följer det av de grundläggande upphandlingsprinciperna att den upphandlande myndigheten också måste följa de krav och villkor som har angetts i upphandlingsdokumenten under hela upphandlingens gång.
Det är lämpligt att ett upphandlingsdokument innehåller ett fullständigt avtalsutkast där leverantörens åtaganden och parternas riskfördelning framgår, till exempel påföljder vid leveransförseningar och ansvar vid avtalsbrott.
Den upphandlande myndigheten ska enligt 19 a kap. 10 § LOU, när beslut om leverantör och anbud fattats, underrätta anbudsgivarna skriftligen om beslutet att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal snarast möjligt. Detta gäller om det finns flera anbudsgivare. Om det bara finns en anbudsgivare finns ingen sådan skyldighet. Underrättelsen ska heller inte förväxlas med de rättsverkningar som följer enligt 12 kap. 12 § LOU eller med sådana underrättelser som avses i 12 kap. 13 § LOU som tillämpas vid annonserade förfaranden.
Ingen avtalsspärr vid direktupphandling
Avtalsspärr behöver inte tillämpas när upphandlingen har genomförts som en direktupphandling. Vid en direktupphandling kan i stället ett avtal ingås omedelbart. Tidpunkten för den upphandlande myndighetens beslut om val av leverantör och anbud kan alltså sammanfalla med den tidpunkt då avtalet ingås.
Relaterade länkar:
Källhänvisningar
- 11 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – påskyndat förfarande
- Beaktandesats 46 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – viss vägledning om när påskyndat förfarande kan användas
- 6 kap. 15 § LOU – förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska
- Sue Arrowsmith, The law of public and utilities procurement – Regulation in the EU and UK, volym 1, tredje upplagan, 2014, s. 1061 och 1097 och Peter Trepte, Public procurement in the EU, andra upplagan, 2010, s. 386 f. – det faktum att en upphandlande myndighet har möjlighet att förhandla med flera leverantörer medför inte att de har en sådan skyldighet
- 20 kap. 1 § punkten 1 LOU – vid förhandlat förfarande utan föregående annonsering gäller inte avtalsspärr
- HFD 2019 ref. 65 – direktupphandling på grund av synnerlig brådska får inte användas för att säkerställa att ett trängande behov inte uppstår i en obestämd framtid. Direktupphandlingen får endast tillgodose ett trängande behov som redan har uppstått eller kan förväntas uppstå inom kort, se punkt 47
- Meddelande från Europeiska kommissionen till Europaparlamentet och rådet om reglerna för offentlig upphandling i samband med den aktuella asylkrisen, COM (2015) 454 final – förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska kan erbjuda en möjlighet att tillgodose omedelbara behov på ett lämpligt sätt. Men de fungerar bara som en brygga till dess att man finner mer stabila lösningar, till exempel ramavtal för varor och tjänster som tilldelas genom ordinarie förfaranden (däribland påskyndade förfaranden), se avsnitt 3.4.
- Konkurrensverkets tillsynsbeslut (499–2016) – enligt Konkurrensverkets bedömning kan det i vissa fall vara möjligt att vid en direktupphandling, på grund av synnerlig brådska, ingå ett avtal som omfattar mer än enbart det omedelbara behovet
- Konkurrensverkets remissvar om Överprövningsutredningens betänkande Överprövning av upphandlingsmål m.m. (SOU 2015:12) – en upphandlande myndighet bör ha tagit höjd för en prövning i en domstolsinstans för att kunna hävda synnerlig brådska om upphandlingen överprövas
- EU-domstolens dom i mål C-318/94 Kommissionen mot Tyskland – brådskan får inte bero på den upphandlande myndighetens bristande planering eller framförhållning för att det ska vara tillåtet att använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska
- Meddelande från Europeiska kommissionen till Europaparlamentet och rådet om reglerna för offentlig upphandling i samband med den aktuella asylkrisen, COM (2015) 454 final (”tolkningsmeddelandet”) – ”[m]an kan utgå från att en upphandlande myndighet inte i tillräckligt god tid i förväg visste eller kunde veta hur många asylsökande den skulle behöva ta hand om
- Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 2972–11 – den kraftiga ökningen av asylsökande romer i början av hösten 2010 utgjorde en sådan omständighet som var oförutsebar för den upphandlande myndigheten. Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 1181–12 – samma situation fick en motsatt bedömning i april 2011. Det förelåg inte en omständighet som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten eftersom förhållandet med det ökande behovet av boendeplatser, jämfört med ordinarie antal platser, hade varit känt under en längre tid
- EU-domstolens som i mål C-107/92 Kommissionen mot Italien samt punkt 8 och i synnerhet i punkt 13 i Generaladvokat Gulmanns yttrande den 12 maj 1993 – den upphandlande myndigheten kunde antas ha känt till risken för laviner sedan länge. Den upphandlande myndigheten borde ha kunnat hålla tidsfristerna i ett påskyndat selektivt förfarande
- Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 1446-1452-12 – ledtider som ska beaktas vid bedömningen om ordinarie tidsfrister kan hållas
- Beaktandesats 41 i LOU-direktivet – tvingande hänsyn till allmänintresset
- 19 a kap. 1 § första stycket LOU – definition av direktupphandling
- prop. 2021/22:5, s. 99–103 – upphandlingsförfarandet vid annonspliktig icke-direktivstyrd upphandling
- 19 a kap. 2–7 §§ LOU – situationer där direktupphandling får användas
- 4 kap. 1 §, 19 kap. 2 § och 19 a kap. 8 § LOU – de grundläggande upphandlingsprinciperna vid direktivstyrd upphandling, annonspliktig icke-direktivstyrd upphandling samt direktupphandling
- 19 a kap. 10 § andra stycket LOU – vid direktupphandling gäller inte avtalsspärr