Startsida

Lämna anbud i säkerhetsskyddade upphandlingar

Säkerhetsskyddade upphandlingar skiljer sig från upphandlingar som inte omfattas av säkerhetsskydd. Här hittar du information om säkerhetsskyddade upphandlingar riktad till leverantörer och blivande leverantörer till offentlig sektor.

Bestämmelserna gäller vid upphandlingar enligt  

  • lagen om offentlig upphandling (LOU) 
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
  • lagen om upphandling av koncessioner (LUK)
  • lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). 

Säkerhetsskyddade upphandlingar skiljer sig i flera avseenden jämfört med upphandlingar som inte kräver säkerhetsskydd. Leverantörer som lämnar anbud för första gången i en säkerhetsskyddad upphandling bör därför skapa sig en god förståelse för alla dokument som ingår i upphandlingsdokumenten. Vid oklarheter rekommenderas det att ställa frågor till den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) under tidsperioden för frågor och svar.

Göra affärer med offentlig sektor

Säkerhetsskyddade upphandlingar tar längre tid att genomföra

Leverantörer som lämnar anbud bör vara medvetna om att säkerhetsskyddade upphandlingar tar längre tid att genomföra. Det beror på att det i samband med säkerhetsskyddade upphandlingar måste genomföras säkerhetsprövningar, personutredningar och registerkontroller med mera.

Samtycke krävs från personal

Den som säkerhetsprövningen gäller ska ha gett sitt samtycke innan registerkontroll och särskild personutredning görs. Samtycket gäller även för förnyade kontroller och utredningar så länge som den kontrollerade innehar samma anställning.

Ta höjd för ökade kostnader

Leverantörer bör i sin prissättning ta höjd för ökade kostnader som kan uppstå med anledning av säkerhetsskyddskraven i upphandlingen. Det är inte ovanligt att anbudsgivare missbedömer kostnaderna för de åtgärder som måste vidtas med anledning av säkerhetsskyddskraven. I förlängningen kan det innebära svårigheter för leverantören att leva upp till avtalsvillkoren.

Var försiktig med marknadsföring

Leverantörer bör vara försiktiga i marknadsföringen av ramavtal och kontrakt med säkerhetsskyddsavtal. I säkerhetsskyddsavtal regleras det ofta att avtalsförhållandet inte får användas i marknadsföringssammanhang.

Avtal får inte återanvändas

Varje verksamhetsutövare ingår separata säkerhetsskyddsavtal med sina leverantörer. Ett ingånget säkerhetsskyddsavtal med en verksamhetsutövare går inte att återanvända gentemot en annan verksamhetsutövare. Ett nytt säkerhetsskyddsavtal måste ingås med den andra verksamhetsutövaren. Det innebär med andra ord att ett säkerhetsskyddsavtal är knutet till ett kontrakt eller ramavtal.

Separata avtal för olika juridiska personer

Separata säkerhetsskyddsavtal ska tecknas med moder- respektive dotterbolag eftersom det rör sig om olika juridiska personer. Det innebär exempelvis att dotterbolag inte kan använda sig av eller hänvisa till moderbolagets sedan tidigare ingångna säkerhetsskyddsavtal med verksamhetsutövaren.

Upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion

När ett säkerhetsskyddsavtal med nivå 1 har ingåtts mellan parterna ska leverantören upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion. Säkerhetsskyddsinstruktion kan också bli aktuell för andra nivåer på säkerhetsskyddsavtalet om verksamhetsutövaren kräver det. En säkerhetsskyddsinstruktion ska bland annat innehålla information om de säkerhetsskyddsåtgärder som leverantören ska ha vidtagit mot hot, risker och den kommande tillgången av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.

Säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av verksamhetsutövaren och kan exempelvis innehålla:

  • en beskrivning om hur verksamhetsutövarens säkerhetsskyddsorganisation är utformad
  • rutiner för handläggning av säkerhetsprövning
  • regler och rutiner kring informationssäkerhet
  • tillträdesbegränsning, utbildningsplan för anställda
  • rutiner avseende internkontroll med mera.

Lagen går före avtalet

En leverantör som omfattas av säkerhetsskyddslagstiftningen kan inte genom säkerhetsskyddsavtalet få mindre långtgående åligganden än vad som framgår av lagen. Säkerhetsskyddsavtalet har endast en funktion som preciserar säkerhetsskyddet för den aktuella upphandlingen. Samtidigt bör man ha i åtanke att ett ingånget säkerhetsskyddsavtal inte behöver innebära att hela leverantörens verksamhet faller in under säkerhetsskyddslagstiftningens tillämpningsområde.

Källhänvisningar