De offentliga inköpen behöver ha en ändamålsenlig styrning och organisering
Sverige och världen står inför betydande utmaningar när det gäller omställningen till ett hållbart samhälle som uppfyller de globala målen i Agenda 2030. I Sverige har offentlig upphandling en viktig del i detta arbete. Värdet av de offentliga upphandlingarna uppskattades till 782 miljarder kronor år 2018, vilket motsvarar knappt en femtedel av Sveriges BNP.
Innehåll på denna sida
För att ta tillvara möjligheten att använda offentliga upphandling som ett strategiskt verktyg för att möta samhällets utmaningar behövs en ändamålsenlig styrning och organisation av den offentliga inköpsverksamheten. Vi på Upphandlingsmyndigheten har följt upp och analyserat de upphandlande organisationernas utveckling mot effektmålet:
- Det offentliga inköpsarbetet är faktabaserat och har en ändamålsenlig styrning och organisering.
Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin
Bedömning av nuläget för utvecklingen av ändamålsenlig styrning och organisering av offentliga inköp
Bedömning
Enligt vår bedömning behövs en stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som finns för att uppnå en faktabaserad och ändamålsenlig styrning och organisering av inköpen.
En ändamålsenlig styrning och organisering av inköpsverksamheten behövs bland annat för att uppnå inriktningsmålen i den nationella upphandlingsstrategin och minska hindren för den egna organisationens måluppfyllelse.
Vår uppföljning av utvecklingen på upphandlingsområdet visar att två av de största hindren för måluppfyllelse är att det saknas tid och personalresurser och att specialister inte deltar i inköpsarbetet.
En organisationsövergripande spendanalys är avgörande för ett faktabaserat inköpsarbete, det vill säga att beslut angående inköpsverksamheten baseras på välgrundade informationsunderlag. Spendanalys ger en grundförståelse för vilka varor och tjänster som utgör organisationens största inköpsområden. Förståelsen behövs bland annat för att kunna fatta strategiska beslut gällande organisering och prioritering av inköpsverksamheten. En organisationsövergripande spendanalys borde genomföras av fler än de 37 procent som gjort det i nuläget, enligt vår uppföljning.
Att organisera inköpsarbetet enligt inköpskategorier är en väsentlig möjlighet för att främja ett tvärfunktionellt arbetssätt, ett sådant arbetssätt kan i sin tur säkerställa att nödvändig specialistkompetens deltar i inköpsarbetet.
Enligt vår uppföljning finns en låg andel som organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier, vilket skulle kunna förklara den höga andel som upplever det som ett hinder att specialister inte deltar i arbetet. Fler borde organisera inköpsarbetet enligt inköpskategorier än de 43 procent som gjort det i dagsläget. Ett kategoribaserat inköpsarbete innebär bland annat att man analyserar potentialen att nå olika mål inom respektive inköpskategori, för att sedan skapa strategier för att förverkliga dessa mål. Om inköpsarbetet inte planeras på en mer övergripande nivå, och det som följd saknas prioritering av vilka de viktigaste målen är för olika inköpskategorier, finns det en risk att verksamheter försöker uppnå samtliga mål vid samtliga inköp – och att det på så vis varken blir hackat eller malet.
Enbart 19 procent har kategoristrategier eller planer. Att andelen är så pass låg kan vara en orsak till att så många organisationer upplever att det saknas tid och personalresurser. Samtidigt är kategoribaserad styrning av inköp krävande, och många organisationer upplever att de saknar verktyg och metoder för att analysera, vilket skulle kunna vara en bidragande faktor till att det saknas strategier och planer för hur inköpskategorierna ska uppnå målsättningar.
Att delta i beställarnätverk och inköpssamarbeten är sätt att skapa stordriftsfördelar, öka köpkraften och harmonisera efterfrågan för att driva utvecklingen på marknaden. Vi ser positivt på att så pass många tillvaratar dessa möjligheter.
Målindex och indikatorer för en ändamålsenlig styrning och organisering av offentliga inköp
Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen.
Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
De upphandlande organisationerna når tillsammans 53 i målindex för effektmålet. Det är dock stor spridning i resultatet på indikatorerna, där sex av sju indikatorer ligger 10 procentenheter eller mer från målindex. Två indikatorer påverkar målindex särskilt positivt: 96 procent av de upphandlande organisationerna har styrdokument som hanterar upphandlingsfrågor och 82 procent deltar i ett inköpssamarbete.
Fyra av indikatorerna gäller kategoribaserad styrning, och det är dessa fyra som drar ner resultatet: 37 procent har genomfört en organisationsövergripande spendanalys, 43 procent har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier, 39 procent har ett tvärfunktionellt arbetssätt och det är 19 procent som har kategoristrategier eller planer.
Målindex och resultatindikatorer |
2018 |
2020 |
|---|---|---|
| Målindex | 53 | |
| Har styrdokument för offentligupphandling | 92% | 96% |
| Har genomfört en organisationsövergripande spendanalys | - | 37% |
| Har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier | - | 43% |
| Har infört ett tvärfunktionellt arbetssätt | - | 39% |
| Har strategier och/eller planer för enskilda kategorier | - | 19 % |
| Deltar i beställarnätverk | - | 54 % |
| Deltar i inköpssamarbete | - | 82% |
Redovisning resultat per kundgrupp |
Total |
Offentligt ägda bolag |
Kommun |
Region |
Statlig myndighet |
|---|---|---|---|---|---|
| NUS- mål 1: Det offentliga inköpsarbetet är faktabaserat och har en ändamålsenlig styrning och organisering |
53% |
53% |
55% |
86% |
46% |
| Har styrdokument för offentlig upphandling |
96% |
93% |
99% |
100% |
95% |
| Har genomfört en organisationsövergripande spendanalys |
37% |
28% |
42% |
83% |
43% |
| Har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier |
43% |
42% |
44% |
92% |
39% |
| Har infört ett tvärfunktionellt arbetssätt |
39% |
39% |
39% |
92% |
35% |
| Har strategier och/eller planer för enskilda kategorier |
19% |
24% |
14% |
50% |
16% |
|
Deltar i beställarnätverk |
54% |
63% |
54% |
83% |
36% |
|
Deltar i inköpssamarbete |
82% |
84% |
94% |
100% |
61% |
De statliga myndigheterna har 46 i resultat (-7) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av sju indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Det är främst indikatorerna för samverkan och samordning som avviker och påverkar resultatet negativt. Enbart 36 procent (-18) deltar i något beställarnätverk och 61 procent (-21) deltar i något inköpssamarbete.
Regionerna har 86 i resultat (+33) på målindex
Det är stor spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Alla indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Sex av sju drar upp resultatet på målindex. 83 procent (+46) har genomfört en organisationsövergripande spendanalys, 92 procent (+49) har organiserat arbetet enligt olika inköpskategorier. 92 procent av har ett multiprofessionellt arbetssätt, 50 procent (+31) har kategoristrategier och planer, 83 procent (+29) ingår i något beställarnätverk och 100 procent (+18) deltar i något inköpssamarbete.
Kommunerna har 55 i resultat (+2) på målindex.
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. En av sju indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. En indikator påverkar särskilt resultatet positivt. Andelen som deltar i något inköpsarbete är 94 procent (+13).
De offentliga bolagen har 53 i resultat (+0) på målindex.
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. ingen indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer.
Resultatindikatorerna baseras på Upphandlingsmyndighetens analys av vilka väsentliga möjligheter som finns för inköpsverksamheten att uppnå effektmålet. Varje indikator utgör en väsentlig möjlighet.
Målindex och resultatens generaliserbarhet
| Indikator | Beskrivning |
|---|---|
| Har styrdokument för offentlig upphandling
|
För att utveckla en ändamålsenlig styrningen och organisering av inköpsverksamheten behöver det finnas mål som beskriver vilka värden som inköpsverksamheten ska skapa och som ger riktning för utvecklingen. Målen behöver fastställas i en inköpspolicys, inköpsstrategier eller annat styrdokument. För att upphandlingar och inköp ska ske på rätt sätt är det även viktigt med rutiner och riktlinjer för inköpsverksamheten. |
| Har genomfört en organisationsövergripande spendanalys | Spendanalyser är ett sätt att undersöka vad som köps, för hur mycket och från vilka leverantörer. Upphandlande organisationer måste ha denna kunskap för att kunna utveckla en styrning och organisering av inköpsverksamhet som bidrar till måluppfyllelse. |
| Har organiserat inköpsarbetet enligt inköpskategorier
|
För att organisationens ledning ska kunna styra inköpsverksamheten mot målsättningar behöver arbetet vara organiserat enligt inköpskategorier. Inköpskategorier är en aggregerad nivå av inköp som gör det möjligt att styra, leda och följa upp inköp/upphandlingar som är av liknade art, sker från samma eller liknande leverantörer eller som möter en viss målgrupps behov. Detta är en förutsättning för att analysera inköpens måluppfyllelse på aggregerad nivå. |
| Har infört ett tvärfunktionellt arbetssätt | När inköpsarbetet bedrivs i tvärfunktionella team tydliggörs vilka funktioner som ska delta i vilken del av inköpsarbetet och säkrar på så sätt att nödvändig expertis deltar i inköpsarbetet. Det möjliggör även specialisering för inköpare och beställare vilket minskar utmaningar kopplat till kunskap- och kompetensbrist. |
| Har strategier och/eller planer för enskilda kategorier | Kunskapen från uppföljning och analyser av inköpskategorier behöver användas för att ta fram kategoristrategier och planer där prioriteringar mellan och inom kategorier tydliggörs. Prioriteringarna styr tillgängliga resurser till de inköp som är viktigast för att uppnå de övergripande målen. Prioriteringarna kan även minska utmaningarna kopplat till att hantera målkonflikter i enskilda upphandlingar. |
| Deltar i beställarnätverk | Deltagande i beställarnätverk är viktigt för att samla köpkraft kring gemensamma behov och med en starkare röst på marknaden kunna påverka eller driva utveckling av nya framtidssäkra lösningar. |
| Deltar i inköpssamarbete | Genom att samarbeta med andra upphandlande organisationer vid genomförande av inköpsverksamhet går det att uppnå stordriftsfördelar, skapa synergieffekter och öka den egna köpkraften och i förlängningen sitt inflytande över marknaden. |
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.