En väl fungerande offentlig upphandling bygger på att såväl leverantörer som medborgare har tilltro till att rättssäkerheten fungerar
Offentlig upphandling är ett utpekat riskområde för korruption. Tilltron till hur de offentliga inköpen genomförs skadas allvarligt om det finns misstankar om korruption. Arbetet med att förhindra korruption handlar om att motverka att leverantörer inte behandlas lika, att bekämpa förekomsten av mutor och andra otillbörliga förmåner och undvika onödiga missförstånd. Enligt vår bedömning behövs en viss utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som kan bidra till att alla leverantörer behandlas lika i de offentliga upphandlingarna.
Innehåll på denna sida
Målet för en rättssäker offentlig upphandling omfattar ett aktivt arbete med:
- att förebygga korruption och jäv i de offentliga inköpen
- att agera med öppenhet och kommunikation för att förhindra onödiga rättsprocesser
- att avtalsuppföljningar i högre utsträckning bidrar till att säkerställa rättssäkerheten.
Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin
Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats
En viktig aspekt i detta sammanhang är tilltron till de offentliga inköpen. Den kan skadas allvarligt om det finns misstankar om korruption eller jäv – något som i förlängningen kan innebära att leverantörer avstår från att lämna anbud i offentliga upphandlingar.
En åtgärd för att öka rättssäkerheten i offentlig upphandling är att ha en väl fungerande avtalsuppföljning. Genom att upphandlande myndigheter och enheter följer upp avtal, uppnås fördelar inom kvalitet och effektivitet. Dessutom medverkar myndigheten eller enheten till att seriösa leverantörer konkurrerar om offentliga kontrakt.
För att undvika rättsprocesser som bygger på missförstånd kan upphandlande myndigheter och enheter nyttja de möjligheter som finns i alla delar av inköpsprocessen. Generellt är sannolikheten för överprövning högre ju fler anbudsgivare som deltar i en upphandling. Ett större antal anbudsgivare innebär fler som kan anse sig ha lidit skada av missförhållanden. Ofta finns ett samband mellan upphandlingens storlek, antalet anbud och upphandlingens komplexitet. Vi på Upphandlingsmyndigheten vill uppmärksamma att det finns ytterligare aspekter som påverkar rättssäkerheten i offentlig upphandling. Exempelvis efterlevnad av regelverk samt kunskap hos dem som tillämpar regelverken. Det här aktualiseras i och med de regelförändringar som skett vid ett flertal tillfällen de senaste åren inom upphandlingsområdet.
I detta avsnitt redovisar vi analyser och bedömningar av resultat för följande effektmål:
- Alla leverantörer behandlas lika i de offentliga upphandlingarna. Effektmålet har en stark koppling till att det inte förekommer korruption i form av mutor och andra otillbörliga förmåner i den offentliga upphandlingen.
Vi har analyserat vilka väsentliga möjligheter som finns för att uppnå effektmålet om att alla leverantörer ska behandlas lika i de offentliga upphandlingarna. Vi har även följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Vi har följt upp fem väsentliga möjligheter, vilka utgör resultatindikatorer för effektmålet. I tabellen nedan presenteras de upphandlande organisationernas utfall på målindex och resultatindikatorerna.
Bedömning av nuläget av en väl fungerande offentlig upphandling som bygger på tilltro till att rättssäkerheten fungerar
Bedömning
Enligt vår bedömning behövs en viss utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som kan bidra till att alla leverantörer behandlas lika i de offentliga upphandlingarna.
Behovsanalys är en grundläggande del av planeringen av upphandlingar och ligger bland annat till grund för hur kraven på upphandlingsföremålet utformas. För att säkerställa att leverantörerna behandlas lika, och att kravställningen är proportionerlig, behöver behoven vara tydliga och väl beskrivna. En väl genomförd behovsanalys ökar objektiviteten i utvärderingen och kan på så vis minska utrymmet för otillbörliga beteenden. Totalt 71 procent av de upphandlande organisationerna genomför i hög utsträckning behovsanalys när de planerar enskilda upphandlingar. Det är positivt.
Den digitala upphandlingsprocessen medför att upphandlingar vanligen annonseras elektroniskt. Detta ökar transparensen och bidrar till en högre grad av likabehandling. Eftersom den digitala upphandlingsprocessen bidrar till ökad öppenhet kan den också motverka onödiga rättsprocesser. 2017 blev det obligatoriskt enligt i stort sett samtliga upphandlingslagar (exklusive lagen [2011:1029] om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS, där det är valfritt) att kommunicera med elektroniska medel under upphandling, vilket kan förklara den positiva utvecklingen över tid. Totalt 86 procent av alla upphandlande organisationer använder sig av digitala upphandlingsverktyg i hög utsträckning. Sedan den 1 februari 2022 gäller kravet på elektronisk kommunikation inte i upphandlingar under tröskelvärdena och vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.
Att digitalisera beställningsprocessen har flera positiva effekter. Bland annat minskar risken för felaktiga beställningar. Samtidigt blir det enklare för beställare att använda rätt avtal från upphandlade leverantörer, vilket ger bättre förutsättningar till spårbarhet med syfte att motverka korruption. Det vore önskvärt att arbetet med att digitalisera beställningsprocessen gick snabbare. Enbart 44 procent av de offentliga organisationerna har infört en digital beställningsprocess i hög utsträckning.
Uppföljning av avtals- och leverantörstrohet är viktigt för att säkerställa att den egna organisationen efterlever det ingångna avtalet vad gäller leverantör och sortiment, samtidigt som avvikelser i köpbeteenden kan identifierats. Här finns en stor förbättringspotential, eftersom bara 49 procent av de upphandlande organisationerna följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning.
Målindex och indikatorer av en väl fungerande offentlig upphandling som bygger på tilltro till att rättssäkerheten fungerar
Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen. Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn. Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
De upphandlande organisationerna når tillsammans 60 i målindex för effektmålet. Det är en stor spridning i resultatet på indikatorerna, där fyra av fem indikatorer ligger 10 procentenheter eller mer från målindex. Två indikatorer påverkar målindex positivt: 71 procent av de upphandlande organisationerna arbetar med behovsanalys i hög utsträckning och 86 procent använder sig av digitala upphandlingsverktyg i hög utsträckning. Det som drar ner målindex är att det är 49 procent som följer upp avtals och leverantörstrohet i hög utsträckning och 44 procent som har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning.
| Målindex och resultat | 2018 | 2020 |
|---|---|---|
| Målindex | - | 60 |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 71% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | - | 53% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | - | 49% |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | 84% | 86% |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | 43% | 44% |
| Redovisning per kundgrupp | Total | Offentligt ägda bolag | Kommun | Region | Statlig myndighet |
|---|---|---|---|---|---|
| NUS-mål 4: Alla leverantörer behandlas lika i offentliga upphandlingar och det förekommer inte korruption i form av mutor och andra otillbörliga förmåner i den offentliga upphandlingen | 60% | 67% | 54% | 58% | 58% |
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 71% | 76% | 62% | 67% | 73% |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | 53% | 66% | 37% | 33% | 51% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | 49% | 60% | 42% | 25% | 41% |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | 86% | 81% | 94% | 92% | 84% |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | 44% | 51% | 36% | 75% | 40% |
De statliga myndigheterna har 58 i resultat (-2) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Inga indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer.
Regionerna har 58 i resultat (-2) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Tre av fem indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. En indikator påverkar särskilt målindex positivt. 75 procent (+31) använder sig av en digital beställningsprocess i hög utsträckning. Det är två indikatorer som särskilt drar ner målindex. 33 procent (-20) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning och 25 procent (-24) följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning.
Kommunerna har 54 i resultat (-6) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. En av fem indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Den indikatorn påverkar särskilt målindex negativt. 37 procent (-16) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning.
De offentliga bolagen har 67 i resultat (+7) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av fem indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Båda indikatorerna påverkar särskilt målindex positivt. 66 procent (+13) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning och 60 procent (+11) följer upp leverantörs- och avtalstrohet i hög utsträckning.
Resultatindikatorerna baseras på Upphandlingsmyndighetens analys av vilka väsentliga möjligheter som finns för inköpsverksamheten att uppnå effektmålet. Varje indikator utgör en väsentlig möjlighet.
| Indikator | Beskrivning |
|---|---|
| Genomför behovsanalys vid planering av enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Behovsanalys är en grundläggande del i planering av upphandlingar och ligger bland annat till grund för utformning av krav på upphandlingsföremålet. Matchar inte kraven mot behovet finns det risk för att varorna eller tjänsterna inte kommer möta inköpsbehovet. |
| Följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning | Uppföljning av leveransavvikelser är bland annat viktigt för att säkerställa att man får rätt kvalitet till rätt pris och att leverantören efterlever särskilda avtalsvillkor. |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | Uppföljning av leverantörs- och avtalstrohet är viktigt för att säkerställa att den egna organisationen efterlever det ingångna avtalet avseende leverantör och sortiment. |
| Har infört digital upphandlingsprocess i hög utsträckning | Den digitala upphandlingsprocessen medför att upphandlingar enligt huvudregeln annonseras. Detta ökar transparensen och bidrar till en högre grad av likabehandling. Eftersom den digitala upphandlingsprocessen bidrar till ökad öppenhet kan den också motverka onödiga rättsprocesser. |
| Har infört digital beställningsprocess i hög utsträckning | Att digitalisera beställnings- och faktureringsprocesser har ett flertal positiva effekter bland annat minskar risken för felaktig/olaglig hantering, det gör det också enklare för beställare att använda rätt avtal från upphandlade leverantörer. |
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.