God beredskap för offentliga inköp i krissituationer behövs
Det är angeläget att offentlig sektor uppmärksammar och hanterar behov av krisberedskap i den verksamhet som berörs, arbetar långsiktigt med inköpsfrågor och upprätthåller en god relation till den offentliga marknaden. Enligt vår bedömning behövs det en mycket stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som finns för att bidra till en god beredskap för offentliga inköp i krissituationer.
Innehåll på denna sida
En förutsättning för att kunna bedöma om det finns särskilda behov av krisberedskap vid ett inköp är att den upphandlande organisationen har identifierat de samhällsviktiga verksamheter som den ansvarar för.
Det är också viktigt att identifiera de beroenden som är kritiska för att verksamheterna ska fungera i händelse av kris. Det behövs, förenklat, en god beredskap för hur offentliga inköp ska ske i krissituationer.
Upphandlingsmyndigheten har bedömt utvecklingen för effektmålet:
- Det finns god beredskap för hur offentliga inköp ska ske i krissituationer.
Vårt arbete med nationella upphandlingsstrategin
Bedömning av nuläget för god beredskap av offentliga inköp i krissituationer
Bedömning
Enligt vår bedömning behövs en mycket stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som finns för att bidra till en god beredskap för offentliga inköp i krissituationer.
För att kunna avgöra om det finns särskilda behov av krisberedskap vid ett inköp behöver organisationen ha gjort en bedömning av om hela, eller delar, av verksamheten ska betraktas som samhällsviktig. Därför är vi bekymrade över den låga andel upphandlande organisationer som i hög utsträckning genomför risk- och sårbarhetsanalyser på kategorinivå (19 procent) respektive i den enskilda upphandlingen (27 procent).
En väl fungerande affärsrelation är viktig för att skapa förtroende mellan den upphandlande organisationen och leverantören. Samhällsviktiga verksamheter är därtill beroende av fungerande relationer med avtalade leverantörer i händelse av kris, och därför bör det finnas en bra balans i ansvarsfördelningen mellan köpande och säljande part.
Det behövs en mycket stor utveckling av de upphandlande organisationernas inköpsarbete för att de ska tillvarata möjligheterna som finns för att bidra till en god beredskap för offentliga inköp i krissituationer. Dessutom behövs en god dialog både före och efter upphandlingen, för att skapa en affär där båda parter lever upp till sina åtaganden. Det är dock enbart 25 procent av de upphandlande organisationerna som följer upp affärsrelationen under avtalstiden i hög utsträckning. Den andelen behöver öka.
Målindex och indikatorer för god beredskap av offentliga inköp i krissituationer
Vi har analyserat vilka de väsentliga möjligheterna är att uppnå effektmålet och följt upp i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tagit vara på dessa möjligheter. Som stöd för våra bedömningar har vi tagit fram resultatindikatorer och målindex för effektmålen.
Resultatindikatorerna mäter i vilken utsträckning de upphandlande organisationerna tar till vara de väsentliga möjligheterna att uppnå målen. Resultaten för respektive indikatorer visar andelen organisationer som angett att de i hög utsträckning arbetar med indikatorn.
Målindex utgör medelvärdet av indikatorerna i respektive effektmål, vilket sedan indexerats från 0 till 100.
Resultatet på målindex för samtliga upphandlande organisationer (totalt) ligger på 31. Det är en stor spridning i resultatet på indikatorerna. Alla indikatorer ligger 10 procentenheter eller mer från målindex. En indikator påverkar resultatet positivt.
Det är 49 procent av de upphandlande organisationerna som i hög utsträckning följer upp avtal och leverantörstrohet. Övriga indikator drar ner resultatet.
Enbart 27 procent genomför risk och sårbarhetsanalyser i samband med enskilda upphandlingar i hög utsträckning, 25 procent följer upp affärsrelationen i hög utsträckning och 19 procent har analyserat inköpskategoriers miljöpåverkan i hög utsträckning.
Målindex och resultatindikatorer |
2018 | 2020 |
|---|---|---|
| Målindex | 31 | |
| Genomför risk- och sårbarhetsanalyser vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | - | 27% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | - | 49% |
| Följer upp affärsrelationer i hög utsträckning | - | 25% |
| Har analyserat risk- och sårbarhet på kategorinivå | - | 19% |
| Redovisning per kundgrupp | Total | Offentliga bolag | Kommun | Region | Statlig myndighet |
|---|---|---|---|---|---|
| NUS mål 1:Det finns god beredskap för hur offentliga inköp ska ske i krissituationer | 31% | 38% | 23% | 22% | 27% |
| Genomför risk- och sårbarhetsanalyser vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | 27% | 38% | 16% | 33% | 23% |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | 49% | 60% | 42% | 25% | 41% |
| Följer upp affärsrelationer i hög utsträckning | 25% | 36% | 14% | 0% | 24% |
| Har analyserat risk- och sårbarhets på kategorinivå | 19% | 15% | 21% | 27% | 21% |
De statliga myndigheterna har 31 i resultat (-5) på målindex
Det är liten spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Inga indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer.
Regionerna har 22 i resultat (-8) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av fyra indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två indikatorer drar särskilt ned resultatet på målindex. 25 procent (+24) följer upp avtal- och leverantörstrohet, 0 procent (+25) följer upp affärsrelationen i hög utsträckning.
Kommunerna har 23 i resultat (-9) på målindex
Det är viss spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två av fyra indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Två indikatorer drar särskilt ner resultatet. Det är att 16 procent (-11) som genomför risk och sårbarhetsanalyser i samband med enskilda upphandlingar i hög utsträckning och 14 procent (-12) som följer upp affärsrelationen i hög utsträckning.
De offentliga bolagen har 50 i resultat (+9) på målindex
Det är stor spridning i resultatet på indikatorerna jämfört med genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Tre av fyra indikatorer avviker med mer än tio procentenheter från genomsnittet för alla upphandlande organisationer. Tre indikatorer drar särskilt upp resultatet. 36 procent (+11) genomför risk och sårbarhetsanalyser i stor utsträckning, 60 procent (+11) följer upp leveransavvikelser i hög utsträckning och 36 procent (+11) följer upp leverantörs- och avtalstrohet i hög utsträckning.
Vi har även undersökt vilka hinder som de upphandlande organisationerna upplever för att säkra försörjning av varor och tjänster vid krissituationer. Nedan redovisas de fem faktorer som flest upphandlande organisationer uppger som hinder samt hur stor andel av det totala antalet upphandlande organisationer som upplever faktorerna som hinder.
Resultaten baseras på en enkätfråga där respondenterna fick ange de fyra största hindren. De kunde välja mellan 17 olika alternativ varav ett var ett de inte upplevde något hinder.
| Faktorer | Andel i procent som upplever hinder |
|---|---|
| Saknas tid och personalresurser | 19% |
| Ej aktuellt/vi upplever inga hinder | 24% |
| Vet ej | 16% |
| Saknas verktyg/metoder för att analysera | 12% |
| Saknas ekonomiskt handlingsutrymme | 11% |
Resultatindikatorerna baseras på Upphandlingsmyndighetens analys av vilka väsentliga möjligheter som finns för inköpsverksamheten att uppnå effektmålet. Varje indikator utgör en väsentlig möjlighet.
| Indikator | Beskrivning |
|---|---|
| Genomför risk- och sårbarhetsanalyser vid enskilda upphandlingar i hög utsträckning | Risk- och sårbarhetsanalyser behövs bland annat för att ta fram krav som ska ställas på leverantörens krisberedskap, peka ut alternativa försörjningsplaner om en leverantör inte kan leverera och hur arbetet ska ske vid krissituationer. |
| Följer upp avtals- och leverantörstrohet i hög utsträckning | Uppföljning av avtal- och leverantörstrohet är viktigt för att skapa förtroende mellan den upphandlande organisationen och leverantören. Att säkerställa att den egna organisationen köper enligt avtal är en del i det förebyggande arbetet. Det kan ha ställts särskilda krav på krisförebyggande åtgärder och leveranssäkerhet som den avtalade leverantören åtagit sig att trygga i en krissituation. |
| Följer upp affärsrelationer i hög utsträckning | En väl fungerande affärsrelation är viktig för att skapa förtroende mellan den upphandlande organisationen och leverantören. Det behövs för att säkerställa en god dialog under avtalsperioden, att processer planeras och övas samt för att affärsrelation ska hålla även vid hög påfrestning i en krissituation. |
| Har analyserat risk- och sårbarhets på kategorinivå | Risk och- sårbarhetsanalyser på kategorinivå är viktigt för att peka ut vilka varor och tjänster som är extra viktiga att säkra försörjning av i krissituationer på en övergripande nivå. Genomförda risk- och sårbarhetsanalyser på kategorinivå bidrar till en ökad kunskap om vilka risker som behöver beaktas i enskilda upphandlingar. |
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.
Relaterade länkar
- Upphandla till samhällsviktig verksamhet
- Vägledningen ”Upphandling av samhällsviktig verksamhet” (pdf)
- Mer information om samhällsviktig verksamhet och risk- och sårbarhetsanalys på MSB:s webbplats
- Säkerhetsskyddad upphandling
- Information om säkerhetsskydd vid upphandlingar och samarbeten på Säkerhetspolisens webbplats
- Upphandling vid akuta situationer
- Styra och leda offentlig inköpsverksamhet
- Inköpsstyrning i ledningssystemet
- Ansvarsfördelning i inköpsprocessen